Мой новый метод планирования дня и работы с задачами

Вчера в Ислайбе вышел разбор книги Кевина Круза «15 секретов управления временем». В ней автор делится методами управления временем успешных предпринимателей. Несмотря на избитую тему, в книге есть несколько хороших советов.

Мне больше всего запомнилась мысль, что не нужно делать акцент на ведение списка задач. Его проблема — большое количество срочных дел, которые мотивируют поставить побольше галочек, благодаря чему вы будете чувствовать себя лучше. Но больше галочек — не лучше результат.

Автор советует для планирования использовать календарь, разделенный на 15–30 минутные отрезки времени. Каждый отрезок заполняется конкретной задачей. Один-два часа остается буферного времени на непредвиденные дела.

Я и сам начал пришел к схожей логике. Ведь есть не так много задач, которые приносят результат, поэтому ориентироваться на их количество — глупо. Именно поэтому мне не нравится приложение Todoist, оно составляет рейтинг пользователя на основе количества выполненных задач. Это глупо.

На этой неделе я решил планировать работу в блокноте. Выглядит это так. На левом развороте каждой строке указываю определенное время с шагом 30 минут (9:00, 9:30, 10:00, …). На правом развороте — задачи на сегодня. Каждые полчаса делаю записи, чем занимался в этот промежуток времени. (Ниже будет фото).

В этом методе мне нравится несколько вещей:

1. Задачи на сегодня вынесены на бумагу. (1) Записи на бумаге больше способствуют размышлениям, чем на устройстве. (2) Если захотите проверить задачи, случайное уведомление не отвлечет от работы.
2. Идет контроль времени. Сама по себе привычка фиксировать свои действия заставляет работать более дисциплинированно. Конечно, не все время должно быть заполнено работой. Короткие перерывы полезны. Главное — чтобы они не отвлекали от важных задач, разбивая рабочий день на небольшие отрезки.
3. Улучшается навык планирования. Фокус на календаре, а не списке задач, помогает более реалистично смотреть на имеющееся время. Становится понятно, сколько часов нужно на определенную задачу.
4. Повышается фокус. Если вы видите, что на одной строке написано несколько задач, значит, вы работали в режиме многозадачности. Для небольших дел такой режим подходит. Но углубиться в серьёзную задачу будет трудно.
5. Приятное начало дня. Уделить 10 минут проставлению времени строкам и описанию задач — очень приятно. Эта рутина хорошо готовит к началу рабочего дня.

Ниже — фото разворота блокнота, который я использовал для планирования работы в понедельник. Пока мне нравится этот метод. Задумался о приобретении компактного блокнота, который удобно носить с собой между офисом и домом.

P.S. Уже несколько недель веду задачи не в Notion, а в Apple Reminders (Напоминания). Последняя версия этого приложения позволяет выполнять все нужные операции с задачами (приоритет, дата и время, повтор, файл, комментарий) и приятно выглядит. Именно из Apple Reminders я переношу задачи в блокнот в начале рабочего дня.

Пока тестирую этот метод. Возможно, он еще немного трансформируется. Обязательно об этом напишу.

Мои Телеграм-каналы:
— Илья Сидоренко (развитие продукта, продуктивность).
— Ислайб (прочитанные книги и ключевые идеи из них).