Проблема
В ноябре 2020 года к нам, в компанию ESI, обратился заказчик – крупный дистрибьютор электроники, который, для осуществления деятельности, имеет склады, сотрудников склада и оборудование, которым кладовщики пользуются. Работники используют терминалы сбора данных (ТСД). ТСД – это портативные устройства, которые помогают в складском учете: приемка товаров, сборка и отгрузка заказов, инвентаризация.
Основная проблема, с которой столкнулся заказчик, - оборудование хранится не систематизировано, процесс получения длительный и неудобный, поэтому часто его игнорируют, то есть нигде не указывается, кто именно взял ТСД, а, значит, кладовщик не чувствует ответственности за взятое оборудование, и относится к нему без должной бережливости.
Добавим сюда частые неисправности оборудования, которые надо устранять, а, чтобы устранить, сотрудник склада должен сообщить о поломке в другой отдел и создать заявку на ремонт. Разумеется, когда выполнение процесса никак не контролируется, сложно добиться его исполнения. Поэтому иногда поломки ТСД не устранялись неделями, а значит, оборудование простаивало.
Процесс до внедрения
Процесс, до внедрения нашей системы, в лучшем виде, когда все делают, как полагается, выглядел так: устройства хранятся хаотично, подвержены внешнему воздействию, работающие и неисправные терминалы хранятся вместе. Кладовщик обращается к ответственному, тот выдает ему ТСД, записывает фамилию, серийный номер ТСД, дату и время взятия.
В худшем случае никто ничего не записывает, контроль за оборудованием отсутствует, и, соответственно, невозможно было определить, у кого конкретная единица оборудования, и у кого в руках она сломалась.
При возврате устройства ответственный должен был проверить исправность ТСД и, в случае наличия повреждений, передать информацию в соответствующий отдел.
Ручная система контроля, записи в журнал, передача информации в другой отдел – это всегда проблема с большим количеством ошибок из-за человеческого фактора. Теперь представим, что терминалов не 5 штук, а 50: количество работы возрастает в несколько раз, вместе с ней возрастает число ошибок, это приводит к тому, что ответственный тратит на выдачу и прием, сообщения и ремонте, передачу в ремонт около 1 часа в день.
Список требований к проекту
Побеседовав с заказчиком, мы сделали список требований. Он состоял из следующих пунктов:
- Безопасное хранение ТСД. Один ТСД - одна ячейка.
- Идентификация сотрудников по картам, использующихся для доступа на предприятие.
- Интеграция со СКУД для подтягивания списка сотрудников.
- Назначение ролей сотрудникам: кладовщик/администратор.
- Логирование данных: кто, во сколько, из какой ячейки взял ТСД, а также во сколько вернул и какое именно устройство было возвращено: в процессе работы, кладовщики могут обменяться ТСД.
- При возврате нужно проверить, сдается ли исправный ТСД или ему требуется ремонт.
- Данную информацию должен занести в базу сотрудник, а получить – ответственный.
- Уведомления о неисправностях ответственному на электронную почту.
- Веб-интерфейс администратора для получения информации о загрузке камеры, о положении неисправных ТСД в постамате.
Предложение
Предложение, которое мы сделали клиенту по оборудованию, было стандартным.
Оборудование
- Два отсека по 24 ячейки, размер 15*30*45 см,
- Отсек управления с 10 ячейками для хранения: 30*30*45 см
- Считыватель RFID
- Сенсорный дисплей 7"
- Сканер штрих-кодов
Программное обеспечение
Программное обеспечение постамата будет интегрировано со СКУД заказчика — это система «Parsec Net».
Часть функционала, в зависимости от комфорта использования и ролей, будет выполнено на самой камере хранения, а другая часть – в WEB-интерфейсе, доступ к которому возможен с любого устройства, подключенного к той же сети Wi-Fi. Вынесли предложение заказчику, провели переговоры, заключили договор и приступили к выполнению.
Мы изготовили необходимое оборудование. Дверцы оборудованы отверстиями для контроля содержимого ячеек. Отсеки и дверцы окрашены в разные цвета, согласно фирменному стилю клиента. Установлен RFID-считыватель для считывания карт сотрудников, считыватель штрих-кодов и сенсорный дисплей.
Как это работает
Для взятия ТСД кладовщик прикладывает карту к считывателю, если в системе СКУД ему дан доступ к камере, сотруднику открывается ячейка, он забирает терминал.
Для возврата устройства сотрудник склада прикладывает карту к считывателю, сканирует штрих-код устройства, отвечает на вопрос о наличии повреждений, если они есть, выбирает тип поломки. Список неисправностей можно редактировать в WEB-интерфейсе. Все экраны изображены на скриншотах ниже.
Вся информация заносится в память камеры хранения и отображается в WEB-интерфейсе. Ответственному за неисправные ТСД приходит соответствующее сообщение на электронную почту.
Информация о статусах ячейках, а также другая полезная информация и настройки находятся в меню управления камерой.
Один из самых часто используемых разделов – статус ячеек. Здесь наш программист вывел схематичное изображение камеры, ячейки окрашиваются в разные цвета, в зависимости от статуса для удобного получения информации. Например, не нужно вспоминать, в какой ячейке лежит неисправный ТСД. Она отмечена красным.
Комфорт пользователя заключается еще и в том, что схема динамична и меняется, если отсеки поменяли местами в процессе работы. При смене отсеков не потребуется повторно вносить данные о лежащих в ячейках ТСД, так как они сохранятся, поменяются лишь литеры ячеек.
Если ячейка сломалась, ее можно заблокировать через меню, чтобы система не использовала ее для хранения оборудования. После ремонта такую ячейку можно разблокировать и ввести в работу.
Также доступен функционал по изъятию и закладке терминалов: первое производится, если устройство сломано или его нужно забрать по каким-либо причинам, второе – при первом наполнении камеры хранения ТСД и возврате в работу отремонтированных устройств.
Ячейку можно открыть, при этом статус ячейки не изменится. Данные действия доступны при выборе конкретной ячейки в соответствующем разделе.
Бизнес-процессы после внедрения
Данное оборудование и программное обеспечение было поставлено заказчику. Посмотрим, как теперь стали выглядеть бизнес-процессы. Как решились проблемы заказчика?
1. Выдача ТСД происходит только авторизованным пользователям. Управлять ими можно в СКУД, которая уже была на предприятии. Оборудование находится под контролем, хранится каждое в отдельной ячейке и не подвержено внешним воздействиям.
2. Все данные записываются в памяти автоматической камеры хранения. При необходимости можно поднять информацию, посмотреть детализированную историю операций. В крайних случаях, таких как выяснение, кто сломал ТСД или не вернул, данная информация поможет найти запись в системе видеонаблюдения для выяснения подробностей.
Данные логируются автоматически, нет ручного труда, возможность возникновения ошибок сведена к минимуму. Процесс взятия и возврата устройства занимает несколько секунд. Ответственный сотрудник может заниматься более важными делами. Лог отображается в WEB-интерфейсе.
3. Процесс работы с неисправным оборудованием выглядит так: кладовщик помечает неисправность при сдаче ТСД. Камера сразу же переводит ячейку в статус «Неисправный ТСД», данное устройство не будет выдано кладовщикам. Отправляется сообщение на электронную почту ответственному сотруднику. Администратор, в свою очередь, может реагировать сразу или позднее.
В случае, если он забыл информацию о неисправных устройствах, ему достаточно зайти в WEB-интерфейс, раздел "Состояние", и получить данные оттуда.
Далее он приходит к камере, заходит в меню управления, раздел «Управление ячейками» и видит удобный интерфейс, на котором обозначены ячейки с неисправными терминалами. Администратору не нужно узнавать у кладовщиков, где лежат неисправные ТСД и что с ними случилось. Процесс не завязывается на ключевых сотрудниках, при отсутствии которых, работа встает. Вся информация под рукой.
Решение проблем заказчика
Наше оборудование и программное обеспечение формализовало и упростило работу сотрудников склада. Убрало ручной труд и позволило перераспределить ресурсы компании на решение более важных задач. Кроме того, уменьшился срок ремонта вышедших из строя ТСД, так как информация доставляется в нужный отдел вовремя. Это позволило более эффективно работать с оборудованием.
Окупаемость
Сложно оценить окупаемость данного проекта, так как мы имеем дело с косвенными затратами, но мы попробуем.
Если выдача ТСД занимает 1 минуту, а возврат – 2 минуты, то в сумме получаем 150 минут ежедневно, или 50 часов в месяц.
Допустим, затраты на содержание сотрудника (с учетом налогов и отчислений) - 40 000 рублей в месяц или 250 руб/час. Получается, что за манипуляции с ТСД предприятие платит 12 500 рублей в месяц или 150 000 рублей в год.
При расчетах не учитывается время простоя из-за вышедших из строя терминалов и понижением эффективности работы кладовщиков, которые будут вручную обрабатывать все задания на сборку.
Таким образом, комплекс окупится за 1 год работы.
Расширенные функции
Функции, указанные ниже, не были представлены в данной версии ПО и оборудования, так как отсутствовала необходимость. Можно добавить:
Оборудование:
- Система видеонаблюдения,
- Идентификация по отпечатку пальца,
- Идентификация по QR- или штрих-коду,
- Печать чека с необходимой информацией,
- Зарядка оборудования в ячейках.
Программные функции:
- Сегментация по типу выдаваемого оборудования и по статусу сотрудников на категории,
- Настройка доступа сотрудников или категорий сотрудников к определенным ячейкам, группам ячеек или категориям оборудования,
- Отображение времени использования в WEB-интерфейсе (Лог) и передача данных в систему учета,
- Интеграция с системами учета и СКУД.
Компания ESI.
esi.bz
Автоматизация ради автоматизации) У Вас там кладовщики как относятся к тому что приходится в очереди из 50 человек стоять к шайтан машине выдающей пикалки?
Заказчик остался доволен =)
Вы молодцы что смогли свое решение продать. А сами как считаете, проблему клиента решили?
После запуска проекта мы взяли обратную связь, заказчик сообщил, что кладовщики стали более бережно относиться к имуществу, а также отделу, который занимается передачей оборудования в ремонт стало удобнее находить сломанные ТСД.
По поводу длительного времени ожидания - взятие ТСД занимает несколько секунд: необходимо приложить карту к считывателю, и ячейка откроется. Даже у 50 человек это займёт несколько минут. Взамен потраченного времени - полный контроль над оборудованием.
Если у клиента возникнет проблема с очередями, то на боковой стенке отсека хранения можно установить отдельный блок управления и подключить на него один из отсеков хранения. Таким образом, можно сократить время прохождение очереди в два раза. По затратам - около 25-30 тысяч рублей.
Но пока что проблемы с очередями нет, либо нет недовольства со стороны персонала, либо недовольство есть, но руководство понимает, зачем это бизнесу, и поэтому продолжает использовать систему.
Далее уже рассуждаю в отрыве от текущей ситуации:
В принципе, любое нововведение в коллективе компании почти всегда воспринимается в штыки, так как учиться делать по-новому - всегда больно.
В целом, мы получаем заявки на интересные форматы применения постаматов и камер хранения. Такие, на первый взгляд, простые вещи, при правильной интеграции могут существенно упростить и формализовать процессы. В ближайшее время разберём ещё несколько кейсов.