«Лучшие фейлы организации мероприятий, или как мы научились избегать ошибок и делать качественные ивенты»
Что в вашем понимании настоящий «фейл» на мероприятиях? Для нас, например, это забыть снять этикетки с декоративных бутылочек на свадьбу, или заказать праздничный торт на субботу 3 числа, когда мероприятие в субботу 10 числа. Ну а что, зато в течение недели весь офис ест на обед торт с логотипом компании-заказчика.
А если серьезно, то я, как event-менеджер компании AlexGroup, которая является лидером на рынке по организации выездных мастер-классов, корпоративов и тимбилдингов, знаю, о чем говорю. За годы работы в ивентах научилась избегать ошибок и продумывать все до мелочей. Так как опыт большой, то хочу поделиться с вами историями о фейлах и интересных ситуациях, а также о том, как избежать провалов и не допускать ошибок.
Была у нас одна заказчица лет 5 назад, настоящие имена разглашать неэтично, поэтому представим, что ее зовут Эмилия. Обратилась она к нам с заказом еженедельных мастер-классов по созданию калейдоскопов.
В первый раз не было доложено специальных зеркал для создания калейдоскопа. Пришлось в срочном порядке их довозить уже во время мероприятия. Несмотря на это, Эмилия обратилась к нам во второй раз. Там тоже не без приключений: материалов оказалось на меньшее количество людей, чем было заявлено. Эмилия, мягко говоря, была в ярости, но дала нам третий шанс. Как думаете, что было дальше? Все верно, мы просто не приехали на мероприятие, забыли внести его в календарь. Надеемся, что Эмилия простила нас. За последние 5 лет таких ситуаций никогда не происходило! Мы усвоили урок.
Еще одна история, которая учит внимательности при поиске подрядчиков и в сотрудничестве с ними. Наши аниматоры, мастера, исполнители - проверенные годами и ситуациями люди, никогда ничего лишнего не позволяют на мероприятиях, всегда в дресс-коде, дружелюбны и качественно выполняют свою работу. От клиентов мы не слышали жалоб о персонале, а все потому что мы, наученные негативным опытом, сотрудничаем только с профессионалами.
А теперь об истории. Только представьте: лето, жара, семейный праздник, где взрослые отдыхают, а дети под присмотром аниматоров. Звучит все вполне хорошо, если бы не одно но…
...аниматору, видимо, стало слишком жарко, что она пошла купаться в озеро в нижнем белье… Купалась с детьми, играла с ними в водные игры. Мы вовремя заметили и исправили ситуацию. Не смотря на весь сюр и неадекватное поведение, детям было весело, они остались довольны. А если довольны дети заказчика, то доволен и сам заказчик.
И на самое сладкое история о сладком. Наша компания организовывает корпоративные мероприятия не только клиентам, но и себе. В этом году нам исполнилось 10 лет, мы выросли, у нас было много масштабных проектов и на высокие чеки, мы стали известнее среди HR-ов и других event-агентств. Юбилей решили отпраздновать масштабно. И какой же день рождения без торта? Вся наша команда в самый уютный момент, жаждет задуть свечи и загадать желание об увеличении выручки, видит перед собой вот такую красоту (смотрите фото ниже):
Два часа в машине при жаре 30 градусов тортик не выдержал. Несмотря на это, мы все равно попили чай. Торт оказался безумно вкусным!
Выводы из этой ситуации:
1. Не важно, что снаружи, главное - что внутри.
2. Не экономьте на доставке тортов/десертов и мороженого, либо приобретите специальный переносной холодильник.
Как говорится: «Кто не ошибается - тот не работает». Поэтому ситуации выше научили нас внимательности, общению и клиентоориентированности. Надеюсь, вы тоже извлекли полезные советы для себя в сфере организации мероприятия.