Личный опыт Olga Budnik
1 098

Как организовать десятки командировок в месяц и не сойти с ума

Управляющий директор блока поддержки бизнеса Модульбанка Яна Громова, рассказала, как холдинг организует командировки для сотрудников.

В закладки
Аудио
Кадр из фильма "Мне бы в небо" (Up in the Air), 2009

Головной офис Модульбанка находится в Москве, еще есть большой офис поддержки в Новосибирске, центр разработки в Уфе, подразделение в Костроме и шестьдесят клиентских офисов в разных городах России. Всего в банке работают около 1100 сотрудников. Понятно, что при такой географии мы часто направляем сотрудников в командировки.

Когда в 2016 году произошло слияние Модульбанка и Банка Региональный кредит, мы стали искать новые возможности автоматизации бизнеса. В том числе, это касалось организации командировок. Мы не хотели заполнять документы вручную, держать специальных секретарей, общаться по сотне телефонных номеров и заполнять формы на десятках сайтов. Нужно было единое входное окно для всех запросов на командировки, чтобы наши сотрудники думали над своими основными задачами, а не над отчетами и заполнением бумажек.

Нашим первым партнером был агрегатор по транспортным и гостиничным услугам. Они заявляли о современных принципах работы с клиентами, предлагали удобный интерфейс, но к сожалению, не смогли обеспечить комфортную службу поддержки и помогать нам разбираться с форс-мажорами. А это было одним из наших основных условий. Мы хотели быстро и просто решать задачи с нестандартными поездками, поздними заездами, да и вообще с кучей других вопросов, которые возникают во время командировок. У ребят не получалось реагировать быстро и качественно. К тому же стало понятно, что ценообразование не вполне прозрачно и стоимость билетов, гостиниц и других услуг была выше рынка.

К тому времени, как мы решили менять партнера, мы уже сформулировали правила и тревел-политики, которые помогли выбрать нового поставщика. Эти правила описаны во внутреннем документе и выглядят вот так.

1. Работайте с одним поставщиком

Иначе вы будете тратить кучу времени на объединение всех данных в единую систему и управление ей. Вы не сможете построить хорошую аналитику, не будете видеть реальной картины. Также это закрывает дорогу автоматизации, невозможно нормально интегрироваться с разными системами чтобы всё попадало в единую систему. В итоге вам придется многое делать вручную.

2. Ключевые критерии при выборе поставщика

  • Удобство интерфейса. Иначе неизбежны ошибки и постоянные вопросы со стороны сотрудников;
  • Умение работать с нестандартными ситуациями и форс-мажорами. Служба поддержки 24/7, которая может оказать помощь в любой момент. Вы должны быть уверены, что сотрудникам всегда окажут поддержку и вам не придется за это платить дополнительно;
  • Прозрачное ценообразование. Просите полную раскладку по цене: из чего она формируется, какие опции бесплатны. Также вам необходимо понимать, как меняется стоимость при предоплате и постоплате. Наиболее прозрачная система — это фиксированные платежи за факт выписки билета или оплаты гостиницы. В этих условиях мы понимаем, как проверить цену, и у поставщика есть мотивация улучшать сервис, чтобы брони проходили через него.

3. Сотрудники должны иметь возможность выбора

В классических агентствах сотрудники задают параметры поездки и получают несколько вариантов по емейлу. Это неэффективный и устаревший подход. Фактически вы отдаете решение о деталях перелета и проживания агентству, и далеко не всегда ваши интересы совпадают.

Возможность простого и самостоятельного выбора отеля и перелета, сделает поездки более удобными и сотрудники не окажутся в ситуации, когда на встречу нужно добираться из отеля в другую часть города. Конечно, это не означает полный карт-бланш. Чтобы контролировать покупки, можно настроить тревел-политики внутри системы.

4. Используйте аналитику

Формировать тревел-политику «на глазок» — не лучшее решение. Некоторые командировки планируются на полгода вперед и считается нормальным купить билеты за месяц, некоторые возникают внезапно. Все это влияет на стоимость билетов и гостиниц. Также важно обращать внимание на разницу между регионами. Стоимость отелей и другие расходы могут отличаться радикально.

Чтобы наша тревел-политика это учитывала, мы вместе с поставщиком регулярно анализируем ситуацию на рынке и оптимизируем расходы. Иногда оказывается, что лучше брать, например, возвратные билеты. Они хоть и дороже, зато дают возможность сохранить деньги при переносе дат. Так мы вывели несколько правил: держаться в рамках лимитов, соблюдать правила отчетности, не летать в выходные и некоторые другие. Конечно, мы подстраиваемся под запросы бизнеса, если меняется ценовая политика и логистика перелетов, корректируем правила. Но контроль остается четким, простым и понятным.

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Olga Budnik", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 32, "favorites": 13, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 52311, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 03 Dec 2018 12:22:20 +0300" }
{ "id": 52311, "author_id": 18792, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/52311\/get","add":"\/comments\/52311\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/52311"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "possessions": [] }

Комментариев нет 0 комм.

Популярные

По порядку

0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Компания отказалась от email
в пользу общения при помощи мемов
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }