5 пунктов, которые сделают бизнес автономным, или как оптимизировать свое дело для наименьшего личного участия

О пассивном доходе мечтают многие, ведь он по сути своей и есть то самое «сижу и ничего не делаю, а деньги получаю». Мне очень хотелось иметь максимальную выгоду при минимальном участии в работе компании. И я смогла этого добиться: выручка бизнеса сейчас составляет более 20 млн.руб. в месяц + компания растет дальше; мое участие не более 1 часа в день.

Небольшое количество рабочего времени и желаемый уровень жизни часто плохо сочетаются. Или работаешь и жизни не видишь, или наоборот: жизнь есть, но скудная на те доходы,что получаешь за стандартные 8 рабочих часов.

Работать мне нравится, но рутина и монотонный повтор одних и тех же действий начинает раздражать. И я всегда старалась разобраться в процессе, подумать над улучшением и сокращением времени работы, но при этом — получать пассивный доход.

Что мне для этого пришлось сделать? Перестала сравнивать себя с другими предпринимателями, выстроила четкие принципы работы в своем деле и по началу, конечно, пришлось потрудиться над каждым этапом. К тому же сейчас у меня двое детей. Младшей дочери 9 месяцев и она совершенно не дает работать за компьютером. Да, у меня есть няня, но это не значит, что времени на решение задач у меня становится больше.

При этом я очень люблю работать с цифрами, анализировать отчеты. Но, как уже сказала, за компьютером времени нет особо сидеть. Поэтому мне пришлось перестраивать все процессы на то, чтобы:

• принимать оперативно решения;
• ничего не тормозило в техпроцессах;
• все управлялось с телефона.

Если мне приходилось всё-таки сесть за комп, значит — где-то ошибка, кто-то не справляется. А с телефона все вопросы решаются быстро, сразу и более того, результаты от решения сразу известны.

Задача собственника — это работать над стратегией компании. То есть в основном это мозговая деятельность, которая не требует постоянного сидения за компьютером.

Сейчас вместе с партнером (который по совместительству мой муж) понимаем, что наша работа как бы размазана, её сложно посчитать и оценить. Потому что мы всегда думаем, всегда действуем и принимаем решение о тестировании идеи быстро. Пришла какая-то идея по улучшению, записал голосовое сообщение и отдал в команде в работу. Позже тебе пришёл результат с отчетом: вышло или нет.

Я уже писала статью два года назад про оптимизацию с помощью Гугл-таблиц. Теперь хочу поделиться новыми средствами оптимизации, которые произошли в нашем деле за это время.

Естественно, без команды невозможно ничего автоматизировать. Ты можешь хотеть оптимизировать свое время сколько угодно, но работать приходится все равно ручками: что-то сделать, посмотреть, переместить… Все работы можно делегировать команде и она предоставит тебе отчет с выводами. Ты только согласовываешь.

Можно очень долго рассказывать то, как мы набирали в 2022 году людей. Сколько у нас было собеседований, тестовых дней… Не сосчитать. В итоге мы собрали на текущий момент такую команду, с которой можно идти и в воду, и в огонь. И это меня очень радует — максимально ответственные люди, которые находятся на своем месте, и я помогаю им развиваться.

Два года назад было 2 сотрудника на удаленке и 2-3 человека на складе. Сейчас у нас работают уже:

• 5 человек на удаленке,
• 5 сотрудников на складе,
• 2 водителя,
• и открыты ещё три вакансии: две на склад и одна на удаленку.

Я выстроила структуру команды и в центре — операционный директор. На текущий момент им являюсь я, и занимаюсь курированием всех процессов и делаю это с телефона.

Но даже если нашлись ответственные люди, их всё равно нужно организовать. Каждый должен заниматься своим делом, при этом должна быть создана связь между всей командой.

Чтобы работник не занимался не пойми чем, должны быть созданы должностная инструкция, или регламент по труду.

Прежде, чем вообще их писать, я лично начинала работать на этом месте и делала все сама. Часто приходилось делать так в прошлом году, когда мы открывали все вакансии. Я садилась за рабочее место, собирала все задачи, которые нужно делать в этой должности, и записывала, как должен выглядеть отличный рабочий день.

Получила результаты от должности за день, неделю и месяц. В итоге почти автоматически собирается готовая должностная, с четкими и понятными инструкциями.

Исключение составляют работники склада, там все задачи в общих чертах. Но даже у упаковщиков есть инструкции, и, конечно , водителей. Например:

• приезжаешь до 12 числа по адресу N;
• общаешься с человеком X;
• должен позвонить Мистеру Y, когда пообщался с человеком X.

Все эти моменты прописаны и это помогает не запутаться сотруднику в какой-то рабочий момент.

Затем есть регламенты по процессам, например, процесс отгрузки товара на склад Wildberries. Соответственно, у нас есть отдельный чат, в котором менеджер, старший менеджер по маркетплейсам, водитель, который занимается отгрузкой, обсуждают дату доставки и другие нюансы для выполнения задачи.

Есть еще регламент выплаты зарплаты, в котором написано полностью:

• когда выплачивается зарплата,
• из каких частей состоит,
• как рассчитывается премиальная часть,
• что нужно сделать для получения.

Там максимально подробно написано: написать Наташе, запросить у нее такие-то данные, рассчитать, согласовать с Настей, отправить Наташе на выплату. Наташа вносит платежи в личный кабинет, по вторникам осуществляется выплата. Вот скриншот нашего регламента:

Также освободить кучу времени помогла очень классная реализация регламента по оплатам. В какой-то момент стало очень много счетов на оплату. Надо было делать оплату от команды, рекламы, контрагенты, подрядчики… Это стало отнимать очень много времени у меня, как собственника. Поэтому мы собрали все эти оплаты в одну кучу и разделили. Написали полностью в регламенте, как со счетами действовать. Команда и исполнитель ознакомились, и все прекрасно работает до сих пор!

Подробную информацию про регламенты по оплатам и по выплате зарплаты выложу в своем telegram канале, потому что очень удобные получаются документы. Я прям ими горжусь.

Бот, о котором я писала в прошлой статье, естественно претерпел кучу изменений. Напомню, что это такое.

У меня есть две таблицы, в которые вносятся заказы из WB. Все их пересчитывает бот, заказы разбиваются по удобным для меня категориям и каждый час приходит уведомление в Telegram. Там я смотрю, какие заказы сейчас идут и по какой категории. Это дает максимально оперативно реагировать на все события в бизнесе.

Например, если мы тестируем рекламу, то сразу увидим — дает ли она ожидаемый результат. Если мы видим спады, допустим не было заказов целый час, соответственно где-то косяк. Мы с командой можем быстро среагировать, найти причину и устранить её. Может быть закончились деньги на рекламе? К слову, такая ситуация была буквально на днях.

Бот дает нам гибкость и максимально быстро реагировать на все процессы. Не нужно тратить весь день, собирать статистику, изучать все возможные причины детально. Увидел подозрительное изменение за час, быстро стопаем и тут же устраняем причину. Круто же!

Для общения команды у нас есть целая структура чатов. Она создана по понятной логике, то есть у каждого члена команды есть чат со мной и с моим партнёром.

Помимо этого есть чаты проектов, которые созданы для всех, кто работает над этим проектом.

Для нас Telegram стал наиболее удобным мессенджером, поскольку не забываем принцип общения максимально просто, быстро и без проблем. Мы пробовали какие-то корпоративные чаты, но это неудобно и бессмысленно. Я пыталась переходить в какие-то планировщики задач, чтобы контролировать людей по факту. Но потом поняла, что это были просто не те люди. Они не подходят нам, ведь не умеют выполнять свои задачи без моего контроля в планировщике.

Еще смогли снять очень большой пул непонятной работы для себя, когда получилось соединить удаленку и склад. То есть раньше удаленная команда и склад существовали отдельно. В случае, когда нужна была какая-то коммуникация, вопросы адресовались мне: «Настя, как там на складе? Настя, а что там на складе?» Я звонила на склад, узнавала, отдавала ответ команде. Бывали и обратные моменты, когда складу нужны были ответы от удаленки: что за баркод, что это за товар? В итоге я была таким странным промежуточным звеном, тратила свою энергию и время.

В какой-то момент я создала чат в Telegram и тогда тоже написала всякие разные регламенты. Например:

• кто когда и кому должен сообщать при заведении нового товара;
• что удаленка должна сообщать складу;
• что склад должен делать при получении товара (отписывается менеджеру, допустим);
• кто заказывал статус заказа.

Допустим, менеджер Даша заказала партию из 10000 единиц и, соответственно, задача склада этот товар принять. Затем пересчитать, проверить на брак и описаться менеджеру Даши о том, как все прошло. Если есть какие-то косяки, она должна связаться с поставщиками и как-то их решить. Раньше эти моменты тоже было смазаны, теперь все четко и понятно.

Помимо обычных рутинных действий, которые делает каждый человек по своей должности, есть фокусная задача на месяц.

Раз в месяц мы вместе с партнером определяем задачи, над которыми работаем в этом месяце. На что они будут направлены? Поддержание, развитие, тестирование новых гипотез согласно вектору развития компании?

Да, у нас есть цели на год. И каждый месяц мы проверяем: приблизились ли мы к ней? Как мы к ней идём, что можем сделать для достижения — стандартные вопросы, с которых начинается новый месяц. Так мы можем определить, чем будем заниматься в этот период.

После определяется исполнитель и ответственный. У менеджеров есть своя премиальная часть за выполнение этих задач. Часто задачи там связаны напрямую с их операционной деятельностью.

Тем не менее мы спросим в конце месяца отчет о выполнении, и команда старается над результатом работать. Все фокусные задачи я записываю себе и отслеживаю их выполнение. Это важно, чтобы нигде не было пробуксовки и торможения процесса.

На текущий момент я не хочу нанимать операционного директора. Не вижу в этом необходимости, и пока в приоритете для развития компании такой вакансии не будет. Всю эту работу выполняю я сама, и сделала ее такой, чтобы мне самой максимально удобно было этим заниматься. Я могу не выходить на связь целый день, или вообще уехать в отпуск. В ноябре мы уехали на Бали на целый месяц, и практически целый месяц ничего не делали. Команда сама работала и ничего не рухнуло: товар продавался, бренд развивался, реклама крутилась, процессы по запуску новинок шли. Могли подвести лишь какие-то единичные ключевые моменты, вроде согласований с нашей стороны.

Но я безумно рада, что получилось именно так выстроить всю работу. Естественно, все получилось не сразу. Если в прошлой статье я писала больше про автоматизацию закупок, поставок, налички, отслеживание позиций и прочего — так тогда я занималась этим всем. Некому было кроме меня оптимизировать мою работу.

Сейчас я оптимизирую работу компании и своей команды, чтобы максимально быстро и эффективно достигнуть фокусной цели — 10 миллионов прибыли в месяц.

Кстати, 7 февраля мы летим в Стамбул на выставку «Istanbul Fashion Connection». Я буду выкладывать интересные фишки, которые там увижу, в своем Телеграм-канале.