Алена Паутова из ManyChat поделилась советами о том, как компаниям выбрать сервис для планирования бизнес-поездок.
ManyChat — это платформа, которая помогает 500 000 бизнесов по всему миру успешно работать со своей аудиторией через Facebook Messenger. Разработка базируется в Москве, а главный офис компании находится в Сан-Франциско.
Наши сотрудники достаточно много путешествуют как по стране, так и за ее пределами. В какой-то момент перед нами встал вопрос выбора специализированного инструмента для автоматизации подготовки командировок. Сегодня мы дадим несколько советов по выбору такого софта и поделимся своим опытом.
Анализируйте функциональность
Если говорить об инструментах организации командировок, то не во всех продуктах есть возможность бронирования железнодорожных билетов или гостиниц, а где-то не самым удобным образом организован процесс оплаты. Одни сервисы бесплатны, а другие будут взимать ежемесячную абонентскую плату.
Стоит потратить чуть больше времени на исследование рынка и анализ доступных вариантов, чтобы получить систему, которая позволит сэкономить и будет проста в использовании.
Исходите из текущих задач, но планируйте на будущее
Распространенная ошибка при выборе софта для использования в компании — упускать вопросы масштабирования. Часто бывает так, что софт отлично подходит для решения задач в режиме «здесь и сейчас», но с ростом бизнеса его эффективность снижается.
Насколько удобен интерфейс при большом количестве бронирований? Как организован документооборот? Изменится ли процесс оплаты, если число бронируемых поездок вырастет с условных десяти в месяц до ста? На все эти вопросы следует найти ответы до окончательного выбора сервиса бронирования.
Изучайте доступные предложения заранее
В современном мире важно ориентироваться в существующих технологиях и знать, какие варианты софта для различных задач доступны прямо сейчас. Часто сделать что-то нужно срочно, и если вы хотя бы примерно знаете, где искать нужный софт или уже слышали о конкретных продуктах, это поможет серьезно сэкономить время и — зачастую — деньги.
К примеру, нам в ManyChat пару месяцев назад понадобилось очень срочно купить билеты и забронировать гостиницы в США: группа сотрудников планировала поехать на конференцию. При этом было непонятно, сколько коллег в итоге отправятся, ведь некоторым из них нужно было еще оформить визу в США. Это значит, что мы не могли заранее спланировать затраты.
Традиционные агентства, которые занимаются бронированием деловых поездок, не смогли работать в таком формате. Им нужно было, чтобы мы переводили деньги на депозит и с него оплачивали командировки. Но мы даже не могли посчитать точную сумму!
Хорошо, что мы были в курсе существования сервисов по бронированию билетов и гостиниц для бизнеса. Принцип их работы схож с сайтами для обычных пользователей, где можно купить билеты в отпуск. Мы воспользовались одним из таких продуктов, где можно просто платить корпоративной банковской картой, когда это нужно. На одной платформе можно купить и авиабилеты, и гостиницы, и даже билеты на Сапсан — это, конечно, очень удобно. Если бы мы потратили на поиск подходящего решения больше времени, то могли бы не успеть оформить все командировки в срок.
Обращайте внимание на уровень поддержки
Мало просто выбрать какой-то инструмент: если речь идет о бизнесе, то вам предстоит активно использовать его для работы. Поэтому, помимо функциональности, стоимости, удобства интерфейса, критически важный аспект — качественная служба поддержки.
Важность этого пункта проще всего проиллюстрировать с помощью той же самой задачи организации деловых поездок. Каждая командировка — уникальное мероприятие, в ходе которого много что может пойти не так. Рейсы переносят или отменяют, при заселении в отель возникают трудности вроде «не тот номер», «в системе не та дата заезда» и т. п.
В итоге сотрудникам либо придется как-то пытаться самостоятельно решить проблему, что не всегда возможно, либо обратиться за поддержкой в сервис бронирования. Если вам не помогут, последствия понятны: дополнительные расходы и нервы. Если помогут — проблема быстро превратится в легкое недоразумение. В нашем случае помощь приходила неоднократно и в режиме 24/7, это реально важно.
Заключение
Наш опыт говорит о важности предварительной подготовки при выборе инструментов автоматизации. Мы оптимизировали процесс покупки авиа- и ж/д билетов и бронирования гостиниц для командировок сотрудников. Предварительный анализ рынка позволил быстро подключиться к сервису, когда возникла необходимость срочно отправить в США группу коллег.
Командировки — серьезная статья расходов для бизнеса, поэтому лучше потратить немного больше времени, но найти инструмент, который будет не только удобен, но и позволит реально сэкономить.