Онлайн встречи и способы их проведения

За последний год у меня стало больше онлайн-встреч. Раньше, до пандемии, у меня было примерно 60% офлайн и 40% онлайн. Во время карантина все встречи были онлайн, но по мере смягчения мер все опять вернулось к 60 на 40. С октября 2022 года я перешел полностью на онлайн-встречи, так как сначала я оказался в разных городах с основным офисом компании, а потом переехал в другую страну и перешел на полную удаленную работу. Это заставило меня по-другому смотреть и сравнивать эффективность моих встреч.

Во-первых, это удобно. У вас есть свой собственный монитор. У меня есть два, поэтому я могу смотреть на людей в одном окне и делать заметки в другом — что невозможно сделать на бумаге. Мне обычно неудобно брать ноутбук на оффлайн встречу или вести рукописные заметки чтобы потом их оцифровать.

Во-вторых, не все встречи интересны. Некоторые люди не умеют хорошо их организовывать. Вы понимаете, что все ваши вопросы уже обсуждены и решены. Вам просто нужно уйти, но не всегда у вас есть такая возможность. Поэтому, когда у вас есть встреча, вы можете параллельно выполнять какие-то другие задачи, слушая, что происходит и подключаться по ходу беседы — если это нужно.

В-третьих, я замечал что плохо организованные оффлайн встречи могут длится дольше чем плохо организованные онлайн встречи. Дело в том что в офлайне живое общение и можно легко перейти на какие-то другие обсуждения, у меня был опыт нахождения на встречах которые длились 3-4 часа, но конструктивного обсуждения там было на 1-2 часа.

В-четвертых, онлайн встречу организовать, провести гораздо проще и удобнее. Если проводите планерку — то можно открыть таск-менеджер или доску и обсуждать задачи, для мозговых штурмов есть Miro, для удобных созвонов Zoom, для фиксации мыслей подойдет любой блокнот. Любой современный компьютер справится с этими задачами, в то время как не каждая переговорка будет удобной для проведения разных форматов встреч.

Эти мысли не значит, что я против офлайн встреч. При хорошей организации офлайн встречи отлично подходят

• для принятия сложных и важных решений
• обсуждения долгосрочных стратегических целей
• кросс-командных мозговых штурмов

В моей концепции большинство регулярных встреч по синхронизации и обсуждению проектов проходят в онлайн формате, а небольшая часть важных и сложных встреч проходит в оффлайн формате.

Не так давно я задался вопросом — у меня много встреч и кажется пора их разбить на группы, чтобы понимать как к ним готовится и что получать на выходе — чтобы было максимально эффективно. Выделил 5 типов встреч и для каждой из них сделал свой тэг:

• Brain — мозговые штурмы, встречи на которых я или моя команда создаем что-то новое, например проработка стратегических планов и проектов на макро уровне. Инструмент: MIRO. Навык: “правильно клеить стикеры”. Запись онлайн встречи не обязательна. Подготовка нужна если ты ведешь этот мозговые штурмы.
• Meet — встречи кросс команд с распределение ответственных, возможно что на встречи будет презентация одной из команд. Важно что если на встрече презентации от нескольких команд — то это Synс или Watch. Инструмент: блокнот (в моем случае Notion). Навык: формирование эссе по встрече (постмит). Запись онлайн встречи обязательна. Подготовка нужна.
• Sync — регулярные планерки внутри команды, регулярные планерки кросс команд которые проходят по таск менеджеру или доске. Если на планерке фиксируется задача которая должна уйти во вне / идея / проект — выписывается для дальнейшей проработки. Инструмент: таск менеджер, доска. Навык: умение проводить планерки (типичный сценарий, ограниченность во времени, фиксация важных мыслей в задачах). Запись онлайн встречи не нужна. Если команда аккуратно ведет задачи и имеет стратегические планы то подготовка не нужна
• Essay — развитие мышление команды, обучение. Формирование конспекта по результатам такого мероприятия. Инструмент: блокнот (в моем случае Notion). Навык: формирование конспектов. Запись мероприятия желательна, но не обязательна. Важность подготовки зависит от типа мероприятия.
• Watch — встречи где большую часть времени вы находитесь в роли наблюдателя и не участвуете активно в обсуждении. Как правило это большие встречи где есть часть активного времени, остальное время слушаете других и формулируете вопросы. Полезно фиксировать какие-то идеи / мысли / ответы на вопросы для себя. Запись мероприятия не нужна. Подготовка нужна если ты выступаешь в какой-то части встречи.

Для аналитиков это Meet, потому что презентуя отчет они не только показывают функционал но и получают обратную связь. Обсуждение этой обратной связи может трансформироваться в какие-то задачи для коммерческого отдела. На лицо кросс-командное взаимодействие. Значит аналитики ведут постмит.

В то же время для коммерческого отдела эта встреча это Watch, потому что большую часть времени они слушатели, включаются в активное обсуждение переодически и для них корректно фиксировать что-то для себя (задачки, вопросы, идеи)

После того как вы определили критерии выбора форматов и типов встреч, можно начать более осмысленно формировать календарь. Несколько советов:

• можно выделить день под все онлайн встречи и планерки (если их у вас много) , планируя между встречами свободное время для небольшой подготовки. Полезно стандартизировать все встречи типа Sync и выставить максимальные ограничения по длительности таких встреч
• продумать организацию и сценарии проведения оффлайн встреч, чтобы уменьшить риски их затягивания
• для встреч типа Meet заранее подготовить шаблоны для фиксации договоренностей и задач, выбрать ответственного за ведения эссе. Для онлайн встреч продумать систему записи и хранения записей

Общий совет простой — все что можно стандартизировать, описать, распределить — лучше это сделать. Эти действия помогут сэкономить время. Выигрыш с одной встречи может быть не большим, но если умножить этот выигрыш на количество людей и частотность встреч в год — то может получится впечатляющая цифра. Также вы получите четкие ожидания по каждой встречи, более качественную коммуникацию команд — повысите эффективность самих встреч.

Итоговый выигрыш от советов в этой статье зависит от вашей внутренней культуры организации встреч, если она высокая то эти советы могут помочь свести все к единому набору правил и лучшему пониманию. А если культура встреч низкая, то внедрив эти советы можно получить впечатляющие результаты