Тайм-менеджмент для бизнеса: магия управления задачами

«Что еще мы не слышали о тайм-менеджменте?» Тема настолько популярна, что под нее выпускаются книги, создаются курсы и пишутся статьи. Но вопрос все еще остается актуальным.

Сложность здесь в восприятии вопроса. Многим кажется, что тайм-менеджмент научит запихнуть в 24 часа все 48 и при этом чувствовать себя как после отдыха у моря на пляже.

Увы. Волшебной таблетки пока не придумали. А что придумали?

Эффективные методы управления собой. Они помогают сделать задачи вовремя, работать с повышением эффективности и не выгорать при этом. Сделать в один день 15 задач, каждая из которых на три часа, у вас все еще не получится. Но с грамотным тайм-менеджментом такая необходимость не появится вообще.

Есть три кита, на которых держится мир, ну и время заодно.

• Приоритизация: сначала нужно определить, насколько важна задача, а потом уже приступать к работе.
• Планирование: важно определить для каждой задачи время, место и дедлайн.
• Структурирование: мало просто сделать, нужно понять, как отслеживаются результаты и что считать успешным.

1. Целеполагание

О том, как правильно ставить цели, мы даже отдельную статью написали. Здесь напомним, что кроме всем известной системы SMART важно понимать, ведет ли эта цель к нужным вам результатам.

Поэтому важно мониторить, не ушли ли вы от цели на более понятные, но неэффективные действия. Если у вас задача повысить продажи на 20%, то схема действий будет одна. Если вы решили создать команду — другая.

2. Важные задачи делаем сразу, или метод лягушки

Чем сложнее и неприятнее задача, тем выше соблазн отложить ее исполнение. В итоге дедлайн растягивается до состояния аврала и качество исполнения страдает. Заведите себе правило начинать работу со сложной задачи.

Лучше всего распределить по одной такой задаче в день. Больше — неэффективно.

3. Интуитивная фокусировка

Очень хорошо работает в ситуации, когда от слова «дедлайн» вам хочется бежать подальше. А время позволяет выстроить гибкий порядок выполнения задач. Техника снимает напряжение от чувства обязаловки и системы.

После того как вы уже съели свою лягушку, посмотрите на оставшийся список дел. Если списка все еще нет — заведите его. Выпишите все задачи сразу и медленно их прочитайте. Вы почувствуете, на какой задаче хочется остановиться. Именно к ней и приступайте прямо сейчас. Объем и сложность не играют никакой роли. Самое важное — желание сделать.

4. Пять минут — и я отложу эти бумажки в сторону

Это способ заняться чем-то через «не хочу» и «видеть не могу». Ходят сказки, что у эффективного специалиста таких дел не бывает. Но все прекрасно знают: есть часть работы, которая сложна, неприятна и непонятна.

Лучше всего разобраться, что в этой деятельности не так, и устранить причины. Например, узнать, для чего вы заполняете таблицу, когда есть программа. Или пройти дополнительное обучение.

Но если такой возможности нет — договоритесь уделить задаче какое-то количество времени. Пять, десять, двадцать минут. Хорошо помогает прием «вот пока я пью кофе». Или наоборот, «пока греется чайник». Скорее всего, вы втянетесь и доделаете задачу до конца.

Даже если нет, начало будет положено, а прием можно повторить позже.

5. Нет прокрастинации!

Потоп потопом, а обед по расписанию. Если задача запланирована на сегодня и результат зависит только от вас — обойдитесь без переносов. Если вы делаете задачу не один, а у напарника не получается, то выполните свою часть.

Это поможет избежать лавины дел в конце отчетного периода. К тому же, если вы все распланировали верно, ваши задачи полностью укладываются в график.

Обязательно поощрите себя! Вычеркните сделанное. Лучше ручкой на бумаге.

6. «А ты рюкзак на завтра собрал?»

Так сильно раздражавшая нас в детстве фраза — один из способов планирования. Состоит он в том, что список задач формируется накануне. Вечером, в конце рабочей недели, в последний день месяца.

Это не просто способ ничего не забыть, это своеобразная психологическая настройка. Продумывая план, вы мысленно намечаете возможности и подводные камни.

7. Только девять дел и ни каплей больше

Один из способов управления не только планированием, но и ежедневной нагрузкой. Особенно хорош в сочетании со следующим.

За день вам нужно сделать одну сложную задачу, пять важных и три мелких. Например, сделать центральный кусок работы по проекту, связаться с клиентами и полить цветы в офисе.

Так у вас появляются островки для отдыха, и при этом все важное в поле зрения.

Еще одна вариация этого метода — три важных дела в день. Помогает свериться с целью и продвинуться вперед. Суть простая: вам нужно сделать три основные задачи, продвигающие к финальному результату.

8. Биоритмы

Автор этого метода — клинический психолог Майкл Бреус. Он провел исследования и выяснил, что работоспособность в течение суток у всех разная. В отличие от популярных сов и жаворонков, он выделил четыре хронотипа.

Медведи. Идеальное время для пробуждения — с 7 до 11 утра. Лучше всего работают с 11 до 18 часов. Важно! Чтобы сохранить продуктивность, ложиться спать нужно не позднее 23 часов.

Львы. Встают сильно раньше медведей, с 5:30 до 10 утра. Лучше всего работают с 10 до 17. Но и времени на отдых им требуется больше. Оптимально засыпать до 22:30.

Волки. Их тяжело разбудить рано утром. Лучше начинать с 7:30 до 12 часов. Фаза активности приходится на вторую половину дня и длится до 20 часов. Сон смело можно начинать с 00:00.

Дельфины. Главное отличие — беспокойный сон. Они могут проснуться с 6 до 10, но так же легко заснут обратно. Эффективный совет — убрать смартфоны и снизить активность за два часа до сна и лечь в 12 ночи. Пик активности — с 10 до 18 часов.

Различия в час нам кажутся несущественными, но если их учесть и подстроить свой режим под биоритмы — появится больше энергии и повысится эффективность.

Это были одни из самых эффективных приемов. Напоследок немного лайфхаков.

● Делегируйте все, что можно делегировать. Заказ еды и покупки можно перенести в онлайн-формат.

● Дробите задачу на куски и делайте по одному куску за раз.

● Придумывайте методы мотивации: чай, кофе, шоколад, прогулка, уровень в игре. Все что угодно, лишь бы была заветная морковка вперед сложного участка.

● Выходите в интернет до работы, на обеде и после. В процессе есть риск увлечься и прожечь время.

● Чередуйте виды деятельности и типы нагрузки.

● Отдыхайте! Неэффективно доделывать задачи из последних сил. Эффективно найти свой тип сочетания работы и нагрузки.

А какие способы управления временем знаешь ты? Ставь лайк и делись в комментариях.