Как быть продуктивным и не выгорать в сложном интеллектуальном бизнесе

Уже несколько лет мы с мужем работаем в своем бизнесе. Это консалтинг, и это «интеллектуалоемкая» деятельность». Нам невозможно работать по 8-10 часов в сутки с одинаковой производительностью. Но при этом задач много, и значимая часть из них требует сосредоточенности и эффективной работы. Поэтому мы научились выстраивать рабочий день так, чтобы добиваться максимума за ограниченное время.

Темой личной эффективности я увлекаюсь уже много лет, и за эти годы стала практически профи в ней. Даже написала книгу о балансе и планировании жизни (после того, как сама все применила на практике). После этого долгое время почти ничего не писала. А сейчас захотелось поделиться опытом. Тем более, что он наложился на два больших переезда, которые "проверили на прочность" наш подход.

У каждого из нас есть свои особенности. Так мой супруг – жаворонок, а я – сова. Поэтому мы имеет разное время для начала работы, разные графики. А на пересечении их ставим те задачи, которые требуют участия обеих сторон. Поскольку у нас семейный бизнес - это необходимо. Мы уже сами знаем свои ритмы, поскольку научились их отслеживать и учитывать в работе.

Мы уже давно по методике GTD Дэвида Аллена ведем список задач. То есть "выгружаем" из головы все задачи: от больших до маленьких, от рабочих до личных. Интересно, что в моем листе стандартно 40-45 задач (не знаю, почему такая цифра, но вот из наблюдений это стандарт).

Мы делим задачи:

✅требующие креативности

✅знакомые, но требующие «свежего ума»

✅рутинные и простые

Конечно мы ведем учет по срокам (это уже из Кови – разделение по категориям «срочность/ важность») и одновременно по типам задач (могут быть связаны с личным или бизнесом, с развитием или выполнение проектов, с определенными клиентами или проектам).

Такая «выгрузка» задач из мозга позволяет освободить его и не «гонять» в голове эти задачи перед сном или в течение дня .

Любой нормальный человек может держать высокий уровень сосредоточенности без перерыва примерно 90 минут (доказано наукой). Поэтому мы разделили весь день на такие вот 90-минутые блоки. И в каждый из них с учетом биологических ритмов «зашили» свои задачи.

При этом периоды разделяем:

✅ Периоды пиковой эффективности: таких обычно 2 или 3 в день. Мы понимаем, что ресурсы внимания и собранности истощаются (опять же подтверждено наукой, к примеру, Роем Баумайстером). В это время ставим креативные и самые сложные задачи.

✅ Периоды хорошей продуктивности. Это для решения важных, но привычных нам задач.

✅Периоды низкой продуктивности или совмещение. Это ситуации, когда, например, мы истощили интеллектуальный ресурс, но есть задачи, не требующие его. И вот тут мы их и решаем.

Еще часть задач выносится на периоды, которые мы только на телефоне, но какие-то задачи можем решать (чаще всего это просмотр почты/ мессенджеров, социальные сети и т.п.).

Я уже более семи лет изучаю тему счастья. В этой науке (позитивной психологии) очень много открытий связанных как раз с продуктивной вовлеченной работой. Я даже завела свой Telegram-канал, где делюсь накопленным за годы изучения знаниями.

Одним из знаковых имен в этой науке является автор концепции потока Михай Чиксентмихай. После знакомства с этой книгой моя жизни кардинально изменилась.

Одним из ключевых постулатов данной теории является то, что вы можете управлять своим состоянием. Поток - это состояние, когда вы делаете что-то с радостью, энтузиазмом, забывая о времени, при этом у вас все получается и вы испытываете чувство удовлетворения.

Мы научились «якорить» состояние поток, привязав его к определенным триггерам или ритуалам. И в итоге мы можем в самые пиковые моменты дня использовать этот подход. Я искренне всем рекомендую прочитать книгу и заодно освоить этот подход в своей работе.

Я люблю жить яркой, активной и интересной жизнь. Я легко меняю и перестраиваю свои планы (к примеру, я прилетела из Екатеринбурга днем, пока ехала домой на такси друг предложил сходить в театр и мы за час реорганизовали все расписание и посмотрели таким образом уникальную постановку Дмитрия Крымова «Дон Жуан. Генеральная репетиция», которая в том году номинировалась 9 (!!) раз на «Золотую маску»). Меня очень сложно назвать человеком порядка, я скорее эксперт по креативности и «хаосу» (в ситуации неопределенности чувствую себя комфортно).

Но несколько лет назад открыла простую истину: если есть структура, расписание дня и привычные ритуалы, то гораздо легче становится жить и успеваешь намного больше. Неожиданно, но в этом мне помогло рождение второго ребенка, когда нужно было совмещать заботу о нем со своим растущим бизнесом.

Поэтому для нас в семье важны стандартные ритуалы, при этом они (как и расписание) меняются в зависимости от сезона или места проживания.

К примеру, мой день начинался в 8 или 9 утра в Москве и Ташкенте, а вот при переезде в Бразилию я легко встаю в 6 утра (это особенность жизни на экваторе и не нужно было никак перестраивать себя).

Все ритуалы и расписание делится на четыре блока:

Утро: это время на семейный завтрак и разные приятные мелочи (для меня это – чашка кофе, для мужа - утренняя прогулка). Иногда я утром люблю позаниматься спортом (последнее время делаю это не часто, но предпочту пробежку или зарядку «залипанию» в соцсетях).

День до обеда: самое продуктивное время (дети в школе, а сейчас с учетом разницы во времени с РФ и Центральной Азией, где клиенты и партнеры - это главное время для общения). Тут работа и небольшой перерыв, когда мы минут на 10-15 можно что-то интересное посмотреть, послушать. Естественно «обед по расписанию».

День после обеда: тут спад продуктивности. Поэтому можно выделить время на чтение бизнес-литературы, или чтение интересных статей. Также в это время хорошо пишутся посты в соцсети или просматриваются соцсети. Потом еще один блок работы: вполне продуктивный, хотя и с самыми сложными задачами.

Перед ужином: тут у меня обычно идет энергетический подъем и я снова вхожу в состояние потока и решаю еще несколько сложных, интересных задач.

Вечер. Это время для семьи и жизненного баланса. Тут можно просто побыть дома, погулять, или же сходить в театр или на концерт. Еще это время для спорта (хотя я уже давно не занимаюсь им регулярно, увы).

И, конечно, обязательный ритуал отхода ко сну. Сон для нас исключительно важен. Это основа нашей продуктивности. Обычно этот ритуал занимает около 1,5-2 часов и включает общение и чтение книги (это тот самый момент, куда я в обязательном порядке встроила чтение, чтобы достигать своих целей).

Очевидно, что не все дни столь одинаковы. Мы раньше много ездили, встречались с клиентами, посещали мероприятия. Но даже в этом случае принцип планирования и разбиения дня на интервалы сохранялся.

Я знаю, что все люди разные. У каждого свой ритм жизни, свои особенности. Кто-то работает в офисе, кто-то удаленно. Но для многих вопрос личной продуктивности очень важен. Поэтому на эту тему написано много книг.

Я сама в 2018 году собрала весь свой опыт по достижению жизненного баланса и управлению продуктивностью в одну книгу, которая вышла в издательстве «Бомбора». Но при этом я постоянно изучаю новые практики, опробую их и делюсь своими «лайфхаками». Знаю, что это бывает неожиданно и полезно – получить интересную идею, которая может существенно повысить качество вашей жизни.