Кейс: Как мы помогли государству сэкономить деньги и время

Всем привет.

В закладки

Думаем Казахстанцы вспомнят, что 2019 - это год молодежи, и сегодня хотим рассказать, как мы приложили руку к улучшению жизни молодых людей и страны в целом.

В стране реализуется “Проект развития молодежного корпуса” Zhas Project, который помогает молодежи реализовывать социальные проекты. Это совместный проект Всемирного Банка и Министерства образования и науки РК. В рамках этого проекта молодежь всей страны в возрасте 14-29 лет(кроме школьников) может подавать свои заявки и получить безвозмездные гранты до 1 000 000 тг. Кроме того, молодежь обучают жизненно важными и навыками управления проектами, в том числе основам предпринимательства.

Реализует проект Координационное агентство ( далее - КА). В рамках грантового конкурса, они собрали по всей стране несколько тысяч заявок, которые до получения грантов проходили трехэтапный отбор. Учитывая масштаб Проекта и внимание общественности отбор должен был пройти максимально прозрачно.

Было принято стратегическое решение - создать портал, который оптимизирует расходы и ускорит процесс рассмотрение заявков.

Здесь в работу вступаем мы, Sailet. После присуждения контракта по итогам закупок, нашей задачей стало доработка и техническое сопровождения информационного портала. Встретились с директором, обсудили технические моменты и приступили к работе.

Самое сложное было структурировать все пожелания Заказчика для качественной и бесперебойной работы сайта. Было очень много одновременно важных задач. Решили делать все пошагово.

Беляков Максим
директор

Разработать многофункциональный портал, который:

  1. Будет предоставлять всю информацию о Проекте (это легко);
  2. Автоматизирует процессы: (а с этим сложнее)
  • регистрации участников, менторов, принимающих организаций, оценочной комиссии;
  • процесс оценки проекта на соответствие программе;
  • всю историю ведения проекта и взаимодействия с ним;
  • заключение договоров;
  • сдачу отчетности на всех этапах проекта;
  • отображение движения финансов;
  • взаимодействие операторов и специалистов с участниками;
  • запросы на корректировку проекта, состава участников, бюджет и т.д.

От каждой стороны было назначено контактное лицо, через которое передавалась вся информация. Мы собрали отдельную команду (8 человек) для работы с порталом. Каждый специалист КА предоставил список задач (как это должно работать), а также user stories (как они это видят). В итоге получился backlog на 300 крупных задач с деталями внутри. Для оперативного выполнения задач и взаимодействия все это занесли в Trello, куда подключили специалистов КА и в gitlab для прогеров.

Мы не будем подробно останавливаться на каждом модуле. Распишем ключевые сложности и результат в виде модулей:

  • ЭЦП. Мы любим все цифровое. Мы за полное исключение ручек и бумаги. Но, кто работал с ЭЦП в КЗ тот поймет. Мы сделали прослойку на Java, связали все это и поначалу все работало прекрасно. Ровно до момента обновления. Обратной совместимости никакой. В итоге 80% прослойки перелопатили заново.
  • Учитывая многофункциональность и сложность процессов и связей в работе сайта, когда создаете что-то с нуля, будьте готовы к правкам. Бесконечным правкам.
  • Разность понимания Поставщика и Заказчика. Перед началом работы всегда четко до деталей проговаривайте с Заказчиком, как должно все работать, как выглядят те или иные формы
  • Количество ресурсов сервера. Люди стали загружать на сервер фото с цифровых фотоаппаратов, а такие фото много весят. Сервер быстро наполнился, в какой-то момент пришлось переезжать.

Результат:

  • более 20-ти различных уровней доступа с личным кабинетом и динамически задаваемым функционалом (админ - Бог системы);
  • модуль регистрации участников, проектов, принимающих организаций, менторов, членов Оценочной Комиссии и других;
  • модуль документооборота (архив);
  • модуль отчетности (указываем отдельно от документооборота, потому что большое количество отчетов. Ежемесячный, финальный, финансовый, программный;
  • модуль CRM (данные участников, фиксация обращений участников, история взаимодействия, оценка ментора);
  • модуль Dashboard (real-time таблица со всеми участниками, динамической выборкой отображаемых полей для каждого пользователя. Сделана на Elasticsearch);
  • модуль ЭЦП (конечно же, реализовали модульно и прикручивали ко всему);
  • модуль админок (их 3 разных);
  • и конечно же куча зависимостей всего этого.

Из прочего:

  • продуманно подошли к безопасности (на основном сервере все поднято на Laravel, сервер nginx, на втором elasticsearch);
  • конечно же real-time реплекация и backup-ы раз в день, в неделю, в месяц;
  • адаптивность, разные языки, защита от атак (пару раз бомбили с Новой Зеландии и Индии, отбили. Но, мы то понимаем, что это прокси и возможный недохакер сейчас принял вызов)))

Результат в деньгах: (Примерный расчет, если б проект работал без портала. В рублях - делить на 6):

- 48,5 млн тенге - чистая экономия на отправке заказных писем.Подсчет примерный. Каждая команда программы отправляет 10 писем с отчетами, к тому же каждая команда желающая участвовать в проекте должен отправить 1 письмо-заявление с документами. Цена 1 заказного письма - 2 020 тенге. Поступило около 4 000 заявок, участников Проекта 2 000. Т.е. мы не считали отправку корректировок, переподписание, запросы на изменение и т.д.

- 32,6 млн тенге - Экономия на сотрудниках.В среднем ERP экономит от 30% времени. Это значит, что проекту потребовалось б еще 6 человек при средней з/п в 170 000 тенге. Подсчет опять же приблизительный.

- 81,2 млн тенге - Общая экономия от портала только за 1 год.Суммируя экономию на отправке заказных писем и экономию сотрудниках, такой минимальный экономический результат.

Прозрачность:

Все что делалось внутри портала, фиксировалось. Любое действие, любой отказ, ответ консультанта, переписка, запрос на изменение, обращения, комментарии к отчетности и заявкам и т.д. На сайте публиковали все основные результаты и решения, списки и истории проектов, выигравших гранты.

Косвенная польза, которую дал портал. Для подписания контрактов люди получали ЭЦП, электронно заполняли заявки, сдавали отчетность и формировали бюджет, подавали запросы и изменения. Участники научились лучше пользоваться компьютером и у них появилось возможность пользоваться ЭЦП для получения государственных услуг.

Ну и конечно же, мы тоже научились многому. Это одна из наших успешных и интересных работ. В следующем посте мы расскажем про систему контроля и управления пассажиропотоком.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Maksim Belyakov", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": -4, "favorites": 1, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 82536, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 10 Sep 2019 21:25:48 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 82536, "author_id": 309797, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/82536\/get","add":"\/comments\/82536\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/82536"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }
Комментариев нет
Популярные
По порядку
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ] { "page_type": "default" }