Кейс: Как мы помогли государству сэкономить деньги и время

Всем привет.

Думаем Казахстанцы вспомнят, что 2019 - это год молодежи, и сегодня хотим рассказать, как мы приложили руку к улучшению жизни молодых людей и страны в целом.

В стране реализуется “Проект развития молодежного корпуса” Zhas Project, который помогает молодежи реализовывать социальные проекты. Это совместный проект Всемирного Банка и Министерства образования и науки РК. В рамках этого проекта молодежь всей страны в возрасте 14-29 лет(кроме школьников) может подавать свои заявки и получить безвозмездные гранты до 1 000 000 тг. Кроме того, молодежь обучают жизненно важными и навыками управления проектами, в том числе основам предпринимательства.

Реализует проект Координационное агентство ( далее - КА). В рамках грантового конкурса, они собрали по всей стране несколько тысяч заявок, которые до получения грантов проходили трехэтапный отбор. Учитывая масштаб Проекта и внимание общественности отбор должен был пройти максимально прозрачно.

Было принято стратегическое решение - создать портал, который оптимизирует расходы и ускорит процесс рассмотрение заявков.

Здесь в работу вступаем мы, Sailet. После присуждения контракта по итогам закупок, нашей задачей стало доработка и техническое сопровождения информационного портала. Встретились с директором, обсудили технические моменты и приступили к работе.

Разработать многофункциональный портал, который:

1. Будет предоставлять всю информацию о Проекте (это легко);
2. Автоматизирует процессы: (а с этим сложнее)

• регистрации участников, менторов, принимающих организаций, оценочной комиссии;
• процесс оценки проекта на соответствие программе;
• всю историю ведения проекта и взаимодействия с ним;
• заключение договоров;
• сдачу отчетности на всех этапах проекта;
• отображение движения финансов;
• взаимодействие операторов и специалистов с участниками;
• запросы на корректировку проекта, состава участников, бюджет и т.д.

От каждой стороны было назначено контактное лицо, через которое передавалась вся информация. Мы собрали отдельную команду (8 человек) для работы с порталом. Каждый специалист КА предоставил список задач (как это должно работать), а также user stories (как они это видят). В итоге получился backlog на 300 крупных задач с деталями внутри. Для оперативного выполнения задач и взаимодействия все это занесли в Trello, куда подключили специалистов КА и в gitlab для прогеров.

Мы не будем подробно останавливаться на каждом модуле. Распишем ключевые сложности и результат в виде модулей:

• ЭЦП. Мы любим все цифровое. Мы за полное исключение ручек и бумаги. Но, кто работал с ЭЦП в КЗ тот поймет. Мы сделали прослойку на Java, связали все это и поначалу все работало прекрасно. Ровно до момента обновления. Обратной совместимости никакой. В итоге 80% прослойки перелопатили заново.
• Учитывая многофункциональность и сложность процессов и связей в работе сайта, когда создаете что-то с нуля, будьте готовы к правкам. Бесконечным правкам.
• Разность понимания Поставщика и Заказчика. Перед началом работы всегда четко до деталей проговаривайте с Заказчиком, как должно все работать, как выглядят те или иные формы
• Количество ресурсов сервера. Люди стали загружать на сервер фото с цифровых фотоаппаратов, а такие фото много весят. Сервер быстро наполнился, в какой-то момент пришлось переезжать.

Результат:

• более 20-ти различных уровней доступа с личным кабинетом и динамически задаваемым функционалом (админ - Бог системы);
• модуль регистрации участников, проектов, принимающих организаций, менторов, членов Оценочной Комиссии и других;
• модуль документооборота (архив);
• модуль отчетности (указываем отдельно от документооборота, потому что большое количество отчетов. Ежемесячный, финальный, финансовый, программный;
• модуль CRM (данные участников, фиксация обращений участников, история взаимодействия, оценка ментора);
• модуль Dashboard (real-time таблица со всеми участниками, динамической выборкой отображаемых полей для каждого пользователя. Сделана на Elasticsearch);
• модуль ЭЦП (конечно же, реализовали модульно и прикручивали ко всему);
• модуль админок (их 3 разных);
• и конечно же куча зависимостей всего этого.

Из прочего:

• продуманно подошли к безопасности (на основном сервере все поднято на Laravel, сервер nginx, на втором elasticsearch);
• конечно же real-time реплекация и backup-ы раз в день, в неделю, в месяц;
• адаптивность, разные языки, защита от атак (пару раз бомбили с Новой Зеландии и Индии, отбили. Но, мы то понимаем, что это прокси и возможный недохакер сейчас принял вызов)))

Результат в деньгах: (Примерный расчет, если б проект работал без портала. В рублях - делить на 6):

- 48,5 млн тенге - чистая экономия на отправке заказных писем.Подсчет примерный. Каждая команда программы отправляет 10 писем с отчетами, к тому же каждая команда желающая участвовать в проекте должен отправить 1 письмо-заявление с документами. Цена 1 заказного письма - 2 020 тенге. Поступило около 4 000 заявок, участников Проекта 2 000. Т.е. мы не считали отправку корректировок, переподписание, запросы на изменение и т.д.

- 32,6 млн тенге - Экономия на сотрудниках.В среднем ERP экономит от 30% времени. Это значит, что проекту потребовалось б еще 6 человек при средней з/п в 170 000 тенге. Подсчет опять же приблизительный.

- 81,2 млн тенге - Общая экономия от портала только за 1 год.Суммируя экономию на отправке заказных писем и экономию сотрудниках, такой минимальный экономический результат.

Прозрачность:

Все что делалось внутри портала, фиксировалось. Любое действие, любой отказ, ответ консультанта, переписка, запрос на изменение, обращения, комментарии к отчетности и заявкам и т.д. На сайте публиковали все основные результаты и решения, списки и истории проектов, выигравших гранты.

Косвенная польза, которую дал портал. Для подписания контрактов люди получали ЭЦП, электронно заполняли заявки, сдавали отчетность и формировали бюджет, подавали запросы и изменения. Участники научились лучше пользоваться компьютером и у них появилось возможность пользоваться ЭЦП для получения государственных услуг.

Ну и конечно же, мы тоже научились многому. Это одна из наших успешных и интересных работ. В следующем посте мы расскажем про систему контроля и управления пассажиропотоком.