Решаем проблемы руководителей с помощью одного отчёта. Два случая, когда он очень нам помог
Мы создали отчёт, который показывает вклад каждого отдела в финансовый результат. Теперь все работают хорошо, а если плохо, то это сразу видно. Расскажу, как у нас это устроено, чтобы вы смогли повторить всё у себя.
Меня зовут Юля Пуртова, я директор по автоматизации в «Первой Форме». Моя первая статья неплохо зашла, поэтому я решила написать вторую. Итак, поехали.
Что делает отчёт и как он устроен
Начать надо с того, что мы вспомним, чем занимается «Первая Форма». Мы автоматизируем процессы крупного бизнеса — от управления продажами до согласования отпусков — и это повышает эффективность компаний. Естественно, сами у себя мы тоже всё автоматизируем, и отчёт, о котором пойдёт речь, — это лишь крупица в нашей BPM-системе.
Так вот, наш сводный отчёт — это большая таблица, куда система автоматически подтягивает данные из бизнес-процессов: CRM, СЭД, проектного управления, технической поддержки, разработки и так далее. Они обрабатываются, и на отчёте отображается финансовый результат компании.
Все вычисления система тоже проводит сама — например, рассчитывает себестоимость или подставляет ставку человекочаса за нужный период. Это как HAL 9000 из «Космической Одиссеи», только захватывать власть он не собирается.
Все показатели таблицы кликабельные, а ячейки подсвечиваются разным цветом. Если мы видим красный показатель, то можем «провалиться» в него вплоть до финансовых документов и выяснить, что пошло не так.
Расскажу несколько примеров, как он нам помог в рутинных процессах.
Академия для онбординга
Однажды наш финансовый директор заметила, что красным стал показатель общей прибыли компании. Стали разбираться, и оказалось, что это из-за волны найма. У новых сотрудников уходило слишком много времени, чтобы влиться и начать эффективно выполнять обязанности.
Чтобы решить проблему, мы пересмотрели процесс онбординга: мы «высушили» материал — сделали его коротким и по делу, расписали четкий план на каждую неделю для нового сотрудника и даже создали «Академию Первой Формы», которую сейчас активно развиваем. Это сработало.
По результатам за квартал разрыв между расходами и доходами выровнялся.
Стратегическое управление на блюдечке
Как бы ни хотелось от этого избавиться, работа с отчётами — часть жизни. Недавно у нас прошла стратсессия и я вспомнила, как два года назад мы собирали и анализировали результаты всего отдела в Excel. Времени уходило очень много, в глазах был песок, мозг отказывался делать что-то, кроме табличек.
Сквозная аналитика упростила жизнь всем руководителям и подтолкнула нас к тому, что нам нужны такие же инструменты для оперативного контроля. У каждого отдела появились индивидуальные дашборды. Например, наш маркетинговый директор следит за ростом посещаемости сайта, а коммерческий — за выполнением плана по звонкам и ещё уймой показателей.
В итоге, мы совсем не тратим время на подготовку отчётов. Зато их можно посмотреть в любой момент при необходимости, а в случае каких-то отклонений система даже уведомит всех причастных.
Что нужно, чтобы этот HAL 9000 работал
Звучит хорошо, а где подвох? Система агрегирует и компонует только те данные, что в неё каким-то образом попали. К сожалению, она не умеет читать мысли и предугадывать события. Поэтому, чтобы дашборд корректно отображал наш результат, нам нужно каждый день вносить данные по бизнес-процессам, фиксировать статусы и результаты коммуникаций. Эти данные могут быть разными для разных бизнес-процессов: например, где-то важна дата заключения договора, где-то срок SLA на разбор ошибки, а где-то фактическое количество отработанных сотрудником часов.
«Первая Форма» помогает нам в этом: проверяет, заполнил ли человек нужное поле, напоминает о необходимости внести в систему результат звонка или зафиксировать отработанное время (например, присылает напоминалки-репортинги), и даже проверяет соответствует ли сумма в счёте сумме по договору. Для нас главное результат, и он зависит от участия каждого сотрудника.
Конечно, не всё и не всегда получается идеально. Команда иногда забывает фиксировать время, вовремя приложить документ или что-нибудь ещё. Но мы стараемся работать над собой, обучаться и лучше планировать наши действия. А дашборд помогает нам в этом сориентироваться.
Спасибо, что прочитали статью! Делитесь вашим опытом построения аналитики в комментариях и задавайте любые вопросы ❤
«Чтобы решить проблему, мы пересмотрели процесс онбординга: мы «высушили» материал — сделали его коротким и по делу, расписали четкий план на каждую неделю для нового сотрудника»
Сказали А, теперь говорите Б. Что за эдакий обезвоженный план онбординга??
Ахахах))) вообще процесс отличается в разных отделах, например, бизнес-аналитики и внедренцы проходят обучающий курс (он у нас в целом для всех, кто хочет научиться админить систему) и это помогает им быстрее въехать в работу + у нас есть автоматизированная выдача регламентов и страничек из базы знаний, они приходят новичку и он все читает, отмечает как усвоенное и тд. не знаю, могу ли я тут кинуть ссылку на наш сайт, но если вы зайдёте на сайт Первой Формы, то там в блоге точно есть статья от нашего HR-партнёра, она про это рассказывала
автор любит космическую одиссею)))) олды тут
Это всё конечно здорово, но сколько нужно пота, крови и десятков/сотен миллионов рублей чтобы цифровизировать в компании все эти бизнес-процессы?
Надо сделать слоган: автоматизируем БП без крови и пота))
Если серьёзно, то у нас клиенты не страдают. С их стороны нам нужен руководитель проекта, с нашей стороны приходит проектная команда - бизнес-аналитик, внедренец, РП. Мы в спокойном темпе обсуждаем, планируем, реализуем.
По деньгам: это не десятки - сотни миллионов рублей)) у нас единая лицензия на все процессы - хоть CRM, хоть интранет. То есть оплата формируется из количества лицензий + работ. Мы в основном работаем с крупными компаниями - ВкусВиллом, Спортмастером, Русклиматом и тд - конечно, там много сотрудников = много лицензий. Но это не заоблачные деньги. иначе бы никто на цифру не переходил
ну, действительно крупные компании привыкли к большим чекам и внедрениям за десятки-сотни мультов. Один только SAP ERP в несколько миллионов долларов обходился.
Ну конкретно мы с ERP системами интегрируемся, а не встаём вместо них. И конкретно наше внедрение не стоит компании сотни мультов... если хочется это проверить, то напишите в наш отдел продаж))
Вам еще надо встроить ИИ, чтобы он писал отчеты по запросу в системе.
Это возможно?
Ну, как говорится, всё возможно, но пока у нас отчёты и так без привлечения человека собираются. Там работает и автоматизация, и роботизация (RPA)
Как решение по rpa используете? Для какого процесса?
Мем с собаками топчик)
Но коты лучше (когда - всегда)
Ну что я могу сказать, звучит (и выглядит) вроде как удобно
Спасибо!
Осталось проверить это на практике
Вот я по жизни этот тип из «Коралины»… будет интересно еще про аналитику в системе узнать, спасибо
Юля, подскажите, пожалуйста, сколько часов ежедневно нужно фиксировать? у вас не встроены тайм-трекеры?
Нет, также мы не отслеживаем действия в системе, кажется, что это стрёмная практика.... всё-таки кому-то надо чай попить, кому-то покурить и тд, разные ситуации. По выработке у всех есть разные нормы, кто-то работает половину дня и списывает 4 часа, кто-то 6,5
Вспоминается старый анекдот:
- Сколько человек работает в вашей компании?
- Хорошо, если половина