Факапы, жесткий тайминг и "кинопросмотры" докладов: первый опыт соорганизации IT-конференции

В ноябре 2023 года я со своей командой поучаствовал в организации ежегодной конференции Chipec. Все прошло не так гладко, как мы рассчитывали. В статье честно рассказываю о первом опыте соорганизации IT-мероприятия: что планировали, и почему многое пошло не так, как хотели. Читайте о трудностях, успехах и факапах в статье.

Всем привет! Меня зовут Владимир Кожин, я CEO IT компании KozhinDev.

Идея провести IT-конференцию в Красноярске пришла ко мне уже давно. Собрать классных спикеров из разных городов, подготовить площадку, организовать крутую афтепати для нетворкинга. В 2023 году мы с командой решили стать соорганизаторами очередного «Чипца» — вместе с нашими друзьями и коллегами из компаний Chipsa, D2D, «Инженеры продаж». Моя команда KozhinDev отвечала в основном за направление "Разработка", а также искала площадку и помогала с остальной организацией.

Участие в организации уже известного IT-события казалось достаточно «безопасным» планом. Chipec — это узнаваемый бренд, а коллеги могут поделиться опытом. Казалось бы, что может пойти не так? Выяснилось, что многое.

Решение, что Chipec-6 (кстати, сайт можно посмотреть по ссылке) будет, приняли еще в первой половине года, в мае. И, возможно, если бы подготовку мы начали сразу, многих возникших проблем удалось бы избежать. Но мы и наши коллеги были заняты текущими проектами, и организационные вопросы были отложены до лучших времен.

Активная подготовка «Чипца» началась только в конце августа. В первую очередь мы начали искать площадку. Это — основа конференции, от которой зависит количество спикеров и участников, поэтому забронировать ее нужно как можно раньше. Самым важным критерием при выборе было наличие 4 залов, где запланированные секции смогут проходить параллельно. Обычно такие мероприятия устраивают в конференц-залах, и мы общались с владельцами таких площадок, но ни одна нас не устроила полностью. И тогда нам пришла в голову крутая идея — почему бы не провести конференцию в кинотеатре? У этого варианта много дополнительных бонусов: хорошие экраны, объемный качественный звук, комфортные кресла.

Мы общались почти со всеми кинотеатрами, расположенными близко к центру города, но не все из них отвечали нашему запросу. Например, «Дом кино», который арендовали для Chipec в прошлом году, не располагает таким количеством залов. Один из кинотеатров выставил слишком высокую цену, в другом не было нужного оборудования, в третьем — не хватало залов. Лучшим для нас по всем параметрам стал «Синема парк», кинотеатр недалеко от центра города на берегу Енисея — с ним мы и заключили договор об аренде.

Но летом CEO компаний начали уходить в отпуска и решения собирались принимать уже в конце сезона. Поэтому организация Chipec-6 снова встала на вынужденную паузу.

Кроме кинозалов мы собирались арендовать второй этаж кинотеатра и разместить там зону для фуршета. Там люди смогли бы перекусить и пообщаться во время обеда, обсудить доклады. Поэтому мы начали искать компанию для кейтерингового сопровождения.

Рассматривали разные предложения. Сначала один из организаторов предложил свой вариант, но он оказался слишком дорогим и не устраивал по соотношению цены и качества. Мы взяли поиск на себя. Выбирали разнообразное меню с мини-бургерами, сэндвичами. Также важно было, чтобы заказ сопровождали официанты. Пообщались с разными кейтеринговыми компаниями нашего города, и сначала остановились на одной из них, но потом продолжили поиск — и нашли классного подрядчика. Нас полностью устроило меню, и по сравнению с первым предложением, организация фуршета обходилась в 2 раза дешевле, при этом количество и разнообразие блюд было даже больше.

Но в итоге на конференции гостям предлагали только воду. Причиной стало внезапное и ощутимое повышение стоимости аренды буквально за несколько недель до мероприятия. Арендодатель поднял цену почти в 2 раза: с 550 тысяч рублей до 900. Искать новую площадку было уже поздно, поэтому деньги, заложенные на кейтеринг, пошли на оплату залов. Нам также пришлось отказаться от дополнительного помещения, где должен был располагаться фуд-корт. По итогу мы договорились о снижении цены до 700 тысяч рублей.

Чтобы гости не остались голодными, мы заложили полтора часа на обед: в центре города в шаговой доступности большой выбор кафе, где можно вкусно поесть. Это стало дополнительной возможностью для знакомств и общения, которой многие с удовольствием воспользовались.

Такой подход вызвал противоречивые отзывы:

На Chipec-6 собрались digital-специалисты из крупнейших компаний России с актуальными и интересными докладами. Выступления были разделены на 4 секции: разработка, дизайн, менеджмент, маркетинг. Каждая из секций проходила в своем зале — с показом презентаций на большом экране.

Всего гости конференции прослушали 28 докладов: по 7 на направление. Среди спикеров были представители компаний-организаторов, а также — гости из VK Music, Тинькофф, Студии Олега Чулакова, Nimax, Only, CreativePeople, Completo, Wemakefab, Атвинта, Мэйк, Бета, Супрематика, Touch Instinct, Work Solutions, iBrush, MobileUp и многих других (полный список на сайте). При этом мы идеально уложились в тайминг: несмотря на то, что были доклады короче и длиннее отведенного на них времени, это компенсировалось ответами на вопросы и длиной смежных докладов.

В идеале партнеров для конференции нужно искать минимум за полгода до даты мероприятия. Но мы начали поиск только в сентябре: перед этим нам нужно было найти хотя бы часть спикеров, чтобы было, чем заинтересовать другие компании. Уже в процессе поиска мы поняли, что два месяца — очень малый срок. Партнерам может быть нужна подготовка: например, изготовление мерча и роллапов занимает много времени, а в сентябре и октябре типографии уже загружены подготовкой к новому году.

Но все же нас поддержали несколько организаций. Спонсором Chipec-6 стало Министерство цифрового развития Красноярского края, а информационными партнерами выступили КРИТБИ, Wemakefab, Marketingtech, duo sapience, Dprofile, demis group. Со стендами на конференции присутствовали компании Vitamin Tools и «Очень интересно».

К сожалению, сравнительно небольшое количество партнеров дополнительно ограничило наш бюджет. Поэтому в следующий раз мы учтем ошибки и начнем поиск значительно раньше.

Первой идеей после заключения договора аренды с кинотеатром стало оформление конференции в стиле кино. Один из организаторов предлагал сделать постеры с участниками в образах киногероев, другой — сделал свои макеты. Остальные отнеслись к этой идее более скептично. В итоге решили сделать постеры в узнаваемом, но не «киношном» стиле прошлых «Чипцов» — изначально «Чипец» был конференцией для дизайнеров, поэтому нужно было сделать качественное оформление и «держать марку».

Также из-за небольшого количества времени на подготовку и повышения стоимости аренды мы практически отказались от брендированного оформления залов. В следующий раз уделим этому больше внимания, а также начнем поиск партнеров намного раньше: в этот раз опоздали с этим, и поэтому рекламных стендов также почти не было. То есть, по площадке было практически не понятно, что здесь проходит IT-мероприятие.

При выборе залов мы не учли важный нюанс: войти в кинотеатр можно было и с первого этажа, и с третьего. Указатели и встречающих волонтеров мы расположили только на первом, поэтому гости, заходившие через другой вход путались и долго искали нужные залы. Мы публиковали схему прохода, но вместе со всей информацией о конференции. Поняли, что стоило выделить ее отдельно — постом или рассылкой.

Также были проблемы и с навигацией внутри площадки, однако тут мнение участников разделилось:

Мы были на многих конференциях и знаем: самое интересное происходит на афтепати. Неформальная обстановка располагает к активному нетворкингу. Для Chipec-6 организовали вечеринку с коктейлями, закусками и приятной атмосферой, но стоимость билетов вышла достаточно высокой для Красноярска. Тем не менее, желающие пообщаться и отдохнуть после конференции были. Поэтому мы сняли часть зала в популярном баре, и участникам удалось познакомиться в непринужденной атмосфере. Но некоторые компании пришли не к началу афтепати и были неприятно удивлены тем, что еды и напитков осталось слишком мало.

Поэтому уже в баре ребята из Combo agency предложили продолжить веселье в своем офисе. Среди гостей организовался чат желающих, где все договорились о покупке еды и алкоголя. Из бара мы большой компанией перебрались в офис. По отзывам это стало лучшей афте-афтепати: были танцы, крутая музыка, дискошар и вкусные кальяны.

На следующий день после конференции мы запланировали для спикеров экскурсию по Красноярску и его окрестностям. Заказали автобус с 30-ю местами, но пришло всего 8 спикеров — некоторым было тяжело после афтепати.

Сначала светило солнце, на улице было +9, потом начались ветер и легкий снег, которые превратились в ураган и град в лицо. Гости увидели весь «диапазон» красноярской погоды в ноябре. Один из спикеров приехал в одной толстовке, не ожидая таких перепадов.

Тем не менее, мы смогли посетить статую «Царь-Рыба», побывали на ГЭС, на набережной Дивногорска, у часовни Параскевы Пятницы. Подарили спикерам бумажные десятирублевые купюры на память: все места, изображенные на ней, посетили в ходе экскурсии.

Закончили поездку ужином в ресторане «Распутин». Персонал ресторана даже зажег для нас свечи — было очень уютно. За едой делились впечатлениями: нам было интересно послушать, каким Красноярск увидели гости из других городов.

Несмотря на все ошибки и недочеты, конференция прошла успешно. Мы собрали более 500 человек, и они остались довольны: насыщенная программа, интересные доклады, строгий тайминг. Именно соблюдение тайминга отмечали многие посетители, как уважительное отношение ко времени. Идея провести конференцию в кинотеатре также стала нашей «фишкой»: гости высоко оценили комфортные кресла, залы, где всем хватало места, высокое качество звука и изображения на экране, некоторые даже брали попкорн. А непосредственно в день конференции последний спикер из секции дизайна предложил выключить свет и слушать доклад, как в кино. То же самое мы повторили в секции разработки, так что два доклада на «Чипце» прошли в уютной ламповой темноте.

На основе собственного опыта собрали небольшой чек-лист для тех, кому только предстоит организовать IT-мероприятие:

• как только вы определились с концепцией и количеством секций, приступайте к поиску площадки: для крупных мероприятий на подготовку нужно заложить минимум полгода для небольших этот срок сокращается до 1–2 месяцев;
• при заключении договора с владельцем залов обсудите вопрос о возможности повышения цены, чтобы не попасть в такую ситуацию, как мы;
• хороший звук, удобные кресла — важные бонусы: дискомфорт не будет отвлекать гостей от содержания докладов;
• сразу начинайте искать спикеров: чтобы доклад был интересным и глубоким, нужно потратить немало времени;
• когда заручитесь поддержкой 1–2 спикеров, приступайте к поиску партнеров и спонсоров: компаниям тоже нужно время на подготовку рекламных стендов, роллапов, мерча;
• уделите внимание навигации: указатели, встречающие волонтеры сэкономят нервы гостей;
• если рядом с площадкой есть кафе и рестораны, можно обойтись и без кейтеринга: классно, если он есть, но большинство людей не посчитали это недостатком — длинный перерыв на обед позволил гостям выбрать кафе и поесть;
• в отсутствие кейтеринга также можно заранее забронировать места в кафе поблизости для участников конференции;
• следите за таймингом: люди ценят, когда к их времени относятся с уважением;
• афтепати тоже стоит начать готовить как можно раньше: найти место с оптимальным соотношением цены и качества, чтобы стоимость участия была соизмерима с количеством еды и напитков и не отпугивала гостей;
• если что-то идет не так — не отчаивайтесь: несмотря на недочеты при организации «Чипца», конференция прошла классно и понравилась большинству участников.

В будущем мы планируем проводить и другие мероприятия. В следующем году будет несколько небольших собственных мероприятий от нашей компании — расскажем о них позже.

Ну и немного отзывов-выводов по конференции :)