В 2018 году для компании Эльдорадо мы провели первую мотивационную конференцию перед высоким сезоном, которая называлась «Трасса 60» по одноименному фильму.
После конференции всех сотрудников ждал высокий сезон продаж, в рамках которого им предстояло выполнить поставленный план.
Мы прекрасно отдаем себе отчет в том, что само по себе мероприятие не является следствием достижения конечной цели. Здесь целый комплекс подготовительных работ: каждое подразделение компании готовило к конференции четкую и понятную информацию о том, какими инструментами они снабжают сотрудников розницы, чтобы выполнить, казалось бы, нереальный план (+50% к прошлому году).
Конференция - это некий экзамен для руководителей подразделений, а люди в зале - это приемная комиссия. Но лучше, пожалуй, такое сравнение: конференция - это некий акселератор, где «руководители-стартаперы» защищают свои проекты перед огромным кол-вом инвесторов, только в качестве инвестиций инвесторы используют свое рабочее время. И если «стартаперы» за 20 минут не смогли рассказать о своем проекте и доказать его эффективность, то и «инвестор» не будет инвестировать в него свое рабочее время. Все просто.
По результатам события план был выполнен и даже немного перевыполнен. В сезон 2019-2020 мы заходили с помощью очередного мероприятия с названием «LVL 70. Заряжен на результат». Я думаю вы уже поняли, что цифры «60» и «70» в названиях не случайны. И опять запланированные показатели достигнуты.
Серия из подобных мероприятий, к которым мы приложили руку, сподвигло нас на проведение опроса среди участников. Я публикую аналитику самого важного, по мнению людей, для проведения успешной конференции (Сначала хотел написать внутренней, но потом понял, что это относиться к любому подобному мероприятию - форумы, конференции, слёты, митинги, митапы, хакатоны):
Комфорт
Базовые - и здесь нет ничего удивительного. Есть такие потребности, и их нужно удовлетворить на все 100%: если участник мероприятия плохо себя чувствует, то ему, по большому счету, будет плевать на тот контент, который вы даёте. Он будет добывать еду, плед, а зачастую просто воду. Поверьте, еда и вода очень нужны, а еще нормальная температура. Но это не все.
Очереди - вот то единственное, что осталось нам от советского человека. Вот то, по чему мы очень скучаем, но так не хотим туда возвращаться. Поэтому:
- Больше станций регистрации, не жалейте на это средств;
- Больше сотрудников в гардеробе. (Один гардеробщик обслужит 100 человек за 15 минут, двое за 7 минут, четверо за 3 минуты. Считайте сами сколько вы готовы мариновать людей в очереди)
- Перенаправляйте персонал на пиковые нагрузки, люди должны стоять в очереди не больше минуты, но лучше вообще не должны;
- Организуйте проблемную станцию, на которой будут решаться нестандартные ситуации. Например, когда бабушка привела внука на представление дельфинов, а их нет в списке и это вообще другой павильон, но бабушка ничего не хочет об этом слушать, потому что в профсоюзе ее сыну, отцу внука, дали два билета на ВДНХ, и по ее заверениям мы все должны будем гореть в аду, когда в муках умрем. На это теряется очень много времени. Отведите ее туда, где есть высококвалифицированный специалист.
Безопасность
На сегодняшний день это стало нормой и требованием законодательства в области массовых мероприятий - тех, что больше трех человек.
- Медицинская помощь - сегодня мы не просим, а требуем наличия на мероприятии минимум двух карет скорой помощи. Или если одна машина, то две бригады, чтобы на площадке всегда присутствовал квалифицированный медицинский персонал.
- Служба охраны - это не только обеспечение безопасности периметра. Пусть ее просто будет видно. Если с внешним видом и коммуникационными навыками все хорошо (костюмы, фигуры, мозги), то это создаст дополнительное ощущение видимой безопасности.
Еще о безопасности, но за пределами опроса.
- Системы пожаротушения (пожарная машина, если система отключена), вентиляция, санитарные нормы - это все само-собой разумеющееся и на этом даже не стоит останавливаться. Это должно быть и всё!
- Электрика - здесь остановлюсь поподробнее. Как правило большой Ивент связан с большим техническим обеспечением. Тут очень многое зависит от философии технического подрядчика. Например, мало кто из прокатных организаций серьезно относится к понятию «Скрутка» - это такой смотанный несколько раз участок длинного провода.
Контент
О чем - для того, чтобы вы поняли как формировать тему для конференции, я позволю себе четверостишие из поэмы «МЦЫРИ» Лермонтова:
Я знал одной лишь думы власть,
Одну, но пламенную страсть:
она, как червь, во мне жила,
изгрызла душу и сожгла.
Одна, но пламенная страсть. Одна, но очень важная тема, которую будут раскрывать все спикеры и давать инструменты. Одна! Понимаете? ОДНА! Режиссерский замысел, если хотите, а в случае с корпоративным событием «Замысел заказчика», что по существу одно и то же.
Инструменты - людям нужны инструменты решения задач, стоящих перед ними. Дайте им конкретные способы достижения нужных результатов, и если люди не могут непосредственно пользоваться этими инструментами (например, инструменты носят пассивный характер) просто расскажите им об этом. Пусть они знают, что за ними бэк-офис, который ставит перед собой, например, новые логистические задачи. Или реализуется новая маркетинговая стратегия. Но помните, что все инструменты должны соответствовать теме мероприятия - режиссерскому замыслу.
Уверенность
Четкость замысла, уверенность в поставленной задаче и понимание цели события - пожалуй, это первый вопрос во время брифинга заказчика: «Зачем вы хотите организовать это событие?» или «Что вы хотите сказать этим событием?». И если ответ невозможно уложить в 4 слова, то нужно еще поработать над задачей. Почему 4? Я не знаю! Вот такое правило у меня есть, когда мы штурмим режиссерский замысел - не можешь уложить мысль в 4 слова? Думай еще!
Подготовленность спикеров - это самое сложное сегодня! Очень небольшой процент компаний готовят своих внутренних спикеров и докладчиков. Во многом, это идёт от самих спикеров! Так как в большинстве своём они являются руководителями и думают, что их и так будут слушать. Ничего подобного! Уважаемые топ-менеджеры, если у вас нет врожденного таланта оратора и вы не занимаетесь с профессиональными преподавателями по ораторскому искусству, вас никто слушать не будет. А если вас никто не будет слушать, то выходя на сцену, вы будете зря тратить время своё и людей в зале, подумайте об этом! Ваше время дорого!
Правила оформления слайдов - про это уже так много написано и сказано, что даже «обшучено»! И все равно на экранах появляются слайды с таблицами данных и томиком Толстого, помещенные на одном слайде. Графомания! Что ж сделать!
У меня все. Про то что у каждого должен быть доступ к программе мероприятия даже писать не буду!
Обращайтесь! Научим, отрепетируем, донесем только нужное )))