Кейс от организаторов выставки для предпринимателей.Как провести успешную онлайн-выставку на 2000 участников

Привет! Меня зовут Андрей Михайлец, я исполнительный директор компании Digital Expo. Мы делаем онлайн-выставки и история как раз про это.

Сейчас все бизнес-активности ушли в онлайн, и даже появилось новое слово обеzoomеть) Понятно, почему). Поскольку пока мы остаемся преимущественно в онлайне, надо организовывать переговоры – встречи – конференции – выставки максимально эффективно.Хочу поделиться нашим кейсом, который работает уже три года.

Наши цифры

• За два года мы провели 7 цифровых выставок, которые посетило более 9 тысяч участников
• Более 40 компаний стали нашими постоянными экспонентами
• География: 250 городов (Россия +19 стран)

Предыстория

В 2018 году, когда удаленная работа была делом добровольным, а онлайн-мероприятия были скорее экзотикой, мы с партнером Константином Артемьевым запустили первую выставку в онлайн-формате.

Мы пошли в гостиничный бизнес, поскольку хорошо его знали. Отели, в которых мы сначала работали, а потом консультировали по развитию продаж, часто участвовали в отраслевых выставках. При всей полезности контента и контактов, у них был существенный недостаток: деньги и время. Даже если участие для гостиничного поставщика стоило недорого, приходилось оплачивать сотруднику расходы на дорогу и проживание (если мероприятие проходило в другом городе). Аналогично – насчет времени. Пока сотрудник добирается до места поведения мероприятия, он выпадает из рабочего процесса. Это не совсем удобно организационно. Плюс буклеты, застройка стенда, найм временного персонала и ... коробки с визитками. Далеко не всегда получалось пообщаться на выставке со всеми экспонентами. Наша гостиничная Hospitality Online Expo проходила уже 5 раз и в формате бэкофиса выглядела примерно так:

В общем, проект родился из намерения убрать все эти неудобства и сделать выставку более продуктивной для всех участников.

Преимущества нашей бизнес-модели

Мы построили преимущества на трех составляющих: экономия денег для экспонента, времени, а также простота и удобство участия.

Итак, вот в чем секрет привлечения большого количества участников и экспонентов:

• Низкая стоимость участия

Экспонентам и участникам выставки на надо платить за дорогу и проживание. Это очень актуально для иногородних. Экспонентам не надо платить за аренду выставочных площадей. Все, что они оплачивают – это стоимость участия в выставке. Лид стоит около 250 руб. что для b2b вполне интересно

• Экономия времени.

Не надо тратить время на дорогу и на поиск нужного контрагента. Выставка «открыта» пять рабочих дней, чат поддержки работает практически круглосуточно. Участники из других часовых поясов тоже вовлечены в процесс.

• Большой охват аудитории

Онлайн-формат позволяет привлечь участников из любой точки мира. Это особенно интересно экспонентам. В свою очередь, участники за все время выставки могут обсудить условия сотрудничества со всеми экспонентами, которые их заинтересовали.

• Безопасность – тренд нашего времени

Для общения с потенциальными клиентами онлайн вам не надо надевать маску, перчатки и даже пользоваться санитайзером

• Возможность участия всей командой

Для этого достаточно вывести трансляцию на большой экран. Сотрудникам не надо никуда ехать, а значит, отвлекаться от рабочих процессов. Выступления, круглые столы, просмотр товарных предложений на стендах, чаты и видеовстречи- все здесь.

Дополнительные бонусы для каждой стороны:

Экспоненты получают дополнительную рекламу, поскольку каждую нашу выставку освещают 15-20 отраслевых СМИ. И это не только «анонс и пострелиз», но подробное освещение кейсов экспонентов в Деловой программе выставки. Для этого мы привлекаем как СМИ, так и рассылки наших партнеров,которые раскрывают темы выступлений и ведут "репортажи" деловой программы.

Также каждый экспонент получает детальный портрет посетителя – на основании анкеты от участников. Это дает компании возможность оценить востребованность своего контента и предложения. Мы анализируем множество данных о посетителях выставки и адаптируем программу под их интересы. Всем удобно.

Участники могут договориться о специальных скидках и бонусах с экспонентом. Для этого мы организовали общий чат, а также индивидуальную онлайн-переговорку. Многие компании уже оценили преимущества участия в наших выставках:

Кстати, наша ближайшая онлайн-выставка будет посвящена эффективным цифровым решениям для бизнеса из разных отраслей, переведенного на дистанционный формат работы.

Время работы «B2B Online Expo»: 20-24 июля 2020 г.

На выставке будут представлены цифровые сервисы и услуги для бизнеса: платежные системы, онлайн-бухгалтерии, АТС, ЭЦП, сервисы доставки, эквайринг, системы обучения, решения для интернет магазинов и многое другое.

Участие для представителей малого и среднего бизнеса БЕСПЛАТНОЕ. Необходимо только зарегистрироваться на сайте выставки (зеленая кнопка «Получить билет)

Выставку также поддержали Департамент предпринимательства и инновационного развития г. Москвы и ГБУ «Малый бизнес Москвы».

Присоединяйтесь, будет интересно! Буду рад комментариям и предложениям! Мы открыты для сотрудничества с предпринимателями и информационными партнерами