Что общего между футбольным клубом, угледобывающим предприятием, игровой студией, полиграфией и архитектурным бюро?

На первый взгляд ничего, но у них у всех есть отделы коммуникаций, маркетинга и огромное количество файлов: изображений, макетов, фото, видео и документов всех форматов.

Ежесекундно количество цифровых данных на планете растет, а к 2025 году его станет в 3 раз больше чем сейчас, 175 зеттабайт.

Для понимания сколько это:

Если бы вы могли хранить всю существующую глобальную базу данных на

DVD-дисках, то тогда у вас была бы стопка DVD-дисков, которая может обогнуть Землю 222 раза. Впечатляет, не так ли?

Но при чем тут файлы, документы и отделы маркетинга в этих компаниях?

Откуда этот контент берется и как он может объединять такие разные организации?

Футбольный клуб “Порту” (Futebol Clube do Porto):

Сотни фотографов на матчах, репортажи, съемки для рекламы, записи тренировок, огромное количество сопроводительной документации.

Компания Wesfarmers Limited, добыча полезных ископаемых:

Фотографии из мест добычи и разработок, эвентов, корпоративные мероприятия, стандарты и документация, создание креативов и презентаций.

Activision Blizzard, разработчик игр:

Несколько тысяч создателей контента для игр, игровое комьюнити, десятки мероприятий в год, производство рекламных и других CGI видеороликов.

Полиграфия “Платина”:

Десятки подрядчиков создают сотни проектов и макетов для производства сувенирной и печатной продукции, мероприятия федерального и местного масштаба.

Архитектурное бюро Leroy Street Studio:

Создание сотни архитектурных проектов в год, презентации и выставки, сторонний контент для работы с архитектурным и интерьерным дизайном.

• Для работы со СМИ
• Размещение в соцсетях и на собственных сайтах
• Использование в рекламе
• Создание брошюр, презентаций, буклетов
• Создание видео
• Изготовление и продажа мерча

+еще около 50 вариантов, в зависимости от компании

Конечно нет. Их объединяют общие проблемы, связанные с огромным количеством файлов и их управлением.

Потеря файлов

С этой проблемой сталкиваются все. Особенно болезненно это для тех, у кого контент уникален: фото с мероприятий, видео, и тд. Причины: кто-то переместил, удалил или забыл, куда сохранял файл. Не нашел - делай заново.

Быстрый поиск подходящей фотографии

Тоже популярная проблема. В среднем тратится около 40% рабочего времени на поиск файлов, если у вас нет организованной библиотеки данных. Это доказано и коллегами из Forbes, и вышеупомянутыми компаниями, и нашими собственными исследованиями.

Если мы говорим про файлы у которых нет превью, то приходится открывать каждый файл для просмотра содержимого.

Совместный доступ к файлам

Проблема заключается в том, что а) можно просматривать/изменять/удалять любые файлы любых отделов, б) нет удобства работы нескольких людей с одним файлом и появляются дубликаты и в) иногда исходную версию файла превращают в совершенно другую, а исходника не остается

Повторное использование контента

Эта проблема хорошо известна тем, кто может повторно использовать существующие макеты в своей работе. Можно сэкономить время и получить дополнительную прибыль, продав неиспользованные дизайны другому клиенту.

А если нет маркировки таких файлов и вы не помните, где они хранятся,то придется создавать их заново.

Управление проектами

Бриф, ТЗ, правки к ТЗ, несколько вариантов макетов из графических редакторов, исправления к макетам, пред утвержденная версия, финальная версия, несколько размеров финальной версии.

Вот это все хранится в чатах, почте, облачных хранилищах и никак между собой не связано. Очень трудно собрать все документы в одном месте.

Еще сложнее вернуться к третьей версии второго макета, которая больше всего понравилась заказчику/директору и внести правки из третьего пакета правок.

Знакомо?

Отправка и размещение контента

С этим проблем уже не так много, как раньше, спасибо Google и DropBox. Но вот изменять размеры и форматы файлов для отправки коллегам или для размещения в соцсетях все равно приходится вручную.

Если говорить про интеграции с CMS, то увы они эту задачу не решают.

Да, мы тоже так когда-то думали. Но давайте переведем потраченное время в деньги.

Посчитаем и для США и для России.

Допустим с файлами работает всего 10 человек.

На поиск файлов у каждого сотрудника уходит всего лишь 15 часов в месяц, хотя по статистике это обычно около 60 часов в месяц.

Им приходится переделывать 5 макетов в месяц, на которые они тратят по 5 часов.

Все согласовать и утвердить — еще около 8 часов в месяц на сотрудника.

Годовые затраты на эту лишнюю работу в России при средней ЗП маркетолога или дизайнера в 75 тысяч рублей в месяц

Затраты в США при средней зарплате в 6 тысяч $ в месяц

А вот тут уже владельцы бизнеса и руководители начинают задумываться.

Это та сумма, которая вылетает в трубу ежегодно, даже при учете небольшой команды.

А они находятся в постоянном стрессе из-за того, что горят дедлайны и сроки сдачи проектов.

По статистике 95% сотрудников испытывают стресс на работе, в большей или меньшей степени, а это очень сильно влияет на продуктивность и вовлеченность в работу.

56% опрошенных респондентов открыто говорят о том, что во время стресса они искали другую работу.

Согласно опросу Gallup 7 из 10 сотрудников практически не вовлечены в работу.

Именно таких людей вы видите, раздраженных, делающих вам одолжение, когда заходите за покупками в магазин около дома.

По причине низкой вовлеченности и сниженной производительности сотрудников компании в США теряют от 450 до 550 миллиардов долларов ежегодно. Предполагаю, что сумма в России аналогичная.

Есть несколько решений:

• Долго и упорно выстраивать бизнес процессы работы с папками и кучей программ

• Написать самостоятельно ПО для вашей компании, которое решит эту проблему.

• Использовать Систему Управления Цифровыми Активами (Digital Asset Management)

Построить грамотный бизнес процесс при работе с файлами возможно в небольших компаниях. Но если вы растете и появляются новые сотрудники, или есть текучка кадров, то все это превращается в сизифов труд.

Писать программное обеспечение с нуля тоже задача не самая простая. И самая затратная. Есть хорошая инфографика на эту тему вот тут.

Купить готовое решение, наверное, самый простой и эффективный вариант, благо сейчас их огромное множество. Но есть подводные камни при выборе DAM системы:

• Нужно выбрать, облачное решение вам нужно или локальное
• Желательно найти программу с технической поддержкой и интерфейсом на русском языке, это сильно упростит работу
• Это должна быть проверенная временем, надежная компания с внушительным портфолио
• Должна быть вменяемая ценовая политика, даже для небольших команд

Облачное решение или локальное

Облачное подходит тем, у кого небольшие файлы и небольшая база данных, до 200 ГБ, так как за место в хранилище надо доплачивать.

Огромный плюс cloud решений в том, что можно зайти в систему откуда угодно, но некоторых отпугивает то, что непонятно где файлы хранятся и есть сильная зависимость от интернета.

Локальное решение работает быстрее облачного, особенно при работе с тяжелыми файлами, видео. Все файлы хранятся на вашем сервере и вы не зависите от интернета. Удаленный доступ также можно организовать откуда угодно при помощи защищенного соединения.

Русификация

Сейчас на рынке представлено несколько десятков решений, но лишь единицы оказывают тех. поддержку и консультации на русском языке.

Проверенные временем компании

Возраст большинства лидеров рынка управления цифровыми активами перевалил за 10 лет: Canto, Daminion, Bynder, Open Asset и другие. Разумеется за это время компании собрали себе хорошее портфолио.

Цена и стоимость владения

Цена зависит от типа решения, облако или серверная версия, и количества пользователей.

Разбег цен достаточно большой и, если вы задумываетесь о приобретении такой системы, то есть смысл оставить заявку на сайте, так как цены обычно не публикуют в открытом доступе.

Само собой все компании проведут вам бесплатную демонстрацию своего продукта, большинство из них выдаст вам после этого бесплатную TRIAL версию и вы сможете выбрать лучший вариант.

Для небольших команд с небольшой базой данных (до 2-3 гб) мы предлагаем все таки организовать хранение в папках или облачных хранилищах, так как инвестиции в ПО могут не окупиться, если с файлами работает всего пара человек и делает это раз в неделю.

Главным критерием тут является затраченное время на поиск файлов, если вы или вся ваша команда тратите 3-4 часа в месяц, то это терпимо, если больше, то уже есть смысл переходить на профессиональное программное обеспечение.

Конечно можно заняться самостоятельной разработкой ПО под нужды компании, но надо понимать, что:

а) это дорого

б) это долго, первый прототип вы увидите не ранее чем через 6-8 месяцев

в) самописное ПО надо обслуживать и текучка кадров в этом случае фатальна

г) техническая поддержка, развитие, интеграции с другими системами и обучение сотрудников — это тоже большие затраты

Неважно какое из предложенных решений вы выберете, мы надеемся на то, что вы сможете повысить продуктивность внутри команды, снизить уровень стресса и избавиться от лишних трат.