ТОП-5 лучших систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – передовой стандарт, обязательная часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Такое решение повышает эффективность деятельности любой организации – коммерческой, промышленной, наконец, государственной. Благодаря СЭД быстро, удобно, корректно, с минимальным количеством ошибок решаются задачи внутреннего и внешнего управления. Это взаимодействие и с межведомственными подразделениями, и с вышестоящими инстанциями, и с поставщиками, и с ЦА.

Итак, что собой представляет система электронного документооборота? Это совокупность программных решений, что позволяют пользователю создавать, редактировать, разграничивать права доступа и распространять документы, сохраняя возможность контролировать эти документы на уровне организации.

Любая СЭД должна обладать как минимум следующими свойствами:

1. Совместима со всеми форматами документов, чтобы легко оформлять, редактировать, согласовывать, получать и отправлять, контролировать выполнение.
2. Грамотное распределение потоков. Это необходимо для решения таких задач как определение маршрутов внутри компании, разграничения доступа и прочего.
3. Создание архива. Хранение и быстрый, удобный поиск.

Пройдемся по общим преимуществам:

1. Ускорение работы с документами. Никаких почт и длительных пересылок. Пара кликов, и документ получен филиалом в другом городе.
2. Контроль. В любой момент можно узнать, где находится та или иная бумага, кто ее создавал, кто редактировал, когда и т.п. В случае необходимости документ можно восстановить.
3. Поддержка разных версий, сохраняющихся при редактировании.
4. Быстрый поиск по ключевым словам.
5. Автоматическое упорядочивание – нет повторов, ведь у каждого документа есть свой индивидуальный номер.
6. Удаленный доступ.
7. Возможность планировать отправку, задавая сроки.

Я внедрял более 10 разных систем, эксплуатировал – еще больше, и, опираясь на свой опыт, предлагаю пять, на мой взгляд, самых достойных вариантов. Разумеется, выбор стоит основывать на том, в чем именно нуждается ваш проект.

Предлагаю определиться, что точно должна “уметь” ваша СЭД:

• удобный обмен между сотрудниками внутри отдела и между отделами;

• стандартизация форм и реквизитов, единая схема работы во всех структурных подразделениях;

• отчетность;

• архивация с датами;

• контроль согласования и процессов исполнения;

• возможность вносить изменения, совместный и индивидуальный доступ;
• регистрация любой документации, направление руководству.

На что рекомендую обратить особое внимание:

1. Совместима ли программа с другими приложениями, которые вы активно используете. Например, программное обеспечение, обрабатывающее счета-фактуры, накладные и прочее.
2. Работает ли программа согласовано с другими программами – она должна поддерживать онлайн-справочники, использовать ту же информацию, что и в остальных источниках.
3. Есть ли возможность надстраивать активно используемые модули.
4. Не конфликтует ли с внешними средствами и площадками.

Предлагаю рассмотреть следующие пять вариантов, которые, по моему опыту, оказались достойными, хоть и не без негативных нюансов.

С Битрикс24 удобно создать электронный архив документов и автоматизировать делопроизводство. Интерфейс достаточно сложный, но в этом продукте есть, пожалуй, все необходимое.

Плюсы Битрикс24

1. Несколько алгоритмов делопроизводства.
2. Удобная настройка цепочек согласования, определение полномочий, присвоение прав.
3. Система самостоятельно фиксирует входящие файлы, заносит их в соответствующие папки, оповещает сотрудников и предоставляет им доступы.
4. Возможность использовать разные сценарии согласования – двухэтапное утверждение, утверждение со статусами, голосование и проч.
5. Возможность одновременного редактирования файлов.

Минусы Битрикс24

• интерфейс сложен для новичков, особенно для тех, кто не обладает продвинутыми навыками работы с ПК;

• возможно долгое ожидание ответа от техподдержки;
• достаточно сложная автоматизация документов слияния;
• поддержка только через сайт или партнера.

Стоимость Битрикс24

Модуль ЭДО представлен только в тарифах “Стандартный” и “Профессиональный”. Стоимость “Стандартного” на 50 пользователей со скидкой составляет 4 790 руб. в месяц, “Профессионального” на бесконечное число пользователей – 9 590 руб. в месяц со скидкой.

amoCRM предлагает виджет “Документооборот”.

Плюсы amoCRM

1. Акты выполненных работ, товарные накладные, договоры, счета – все оформляется в два счета.
2. Не перегруженный функционал.

Минусы amoCRM

• не предназначена для самостоятельной настройки и интеграции;
• не самая сильная техподдержка.

Стоимость amoCRM

Отдельно приобрести модуль нельзя. “Базовый” – 499 руб./мес. за пользователя, “Расширенный” – 999 руб./мес. за пользователя, “Профессиональный” – 1 499 руб./мес. за пользователя.

Достаточно простая программа за демократичную цену.

Плюсы A2B

1. Корректно работает на всех устройствах, в том числе на мобильных. Функционал не страдает.
2. Не перегруженный интерфейс.
3. Удобный постоянный доступ к истории согласования документа.
4. Возможность последовательного и параллельного согласования.
5. Достаточно гибкие настройки типовых маршрутов и карточек документа.
6. Есть возможность взять пробный период на 7 дней.

Минусы A2B

• “подвисает” комментирование в процессе редактирования.

Стоимость A2B

Стоимость онлайн-версии – от 200 руб./мес. за одного пользователя.

Стоимость коробочной версии – от 35 000 руб. единоразово за 50 пользователей.

Достойный, функциональный продукт от “Контура”.

Плюсы Контур.Диадок

1. Активная техподдержка.
2. Доступно неограниченное количество пользователей без доплаты.
3. Документы остаются доступны и после окончания оплаченного периода.
4. Есть роуминг – удобно работать с контрагентами.

Минусы Контур.Диадок

• не самый удобный интерфейс, не очень комфортен для восприятия по сравнению с другими популярными системами.

Стоимость Контур.Диадок

250 исходящих – 1 900 руб. (7,6 руб./документ), 600 исходящих – 4 200 руб. (7,0 руб./документ), 1 200 исходящих – 7 800 руб. (6,5 руб./документ), 3 000 исходящих – 18 600 руб. (6,2 руб./документ).

Хороший вариант для крупных организаций с внушительным объемом документооборота.

Плюсы СЭД “Дело”

1. Система рассчитана на внушительные нагрузки.
2. Достойное мобильное приложение.
3. Удобная автоматизация закупочной деятельности, управление заседаниями и совещаниями.

Минусы СЭД “Дело”

• несколько устаревший дизайн интерфейса.

Стоимость СЭД “Дело”

Цена одной лицензии Дело-WEB от 6 600 до 8 000 руб., в зависимости от количества рабочих мест. Коробка – цена одной лицензии от 11 500 до 14 000 руб. в зависимости от количества рабочих мест.

Чтобы не прогадать, не опирайтесь исключительно на отзывы и обзоры. Выберите 3-5 заинтересовавших вас систем и обратитесь к пробным версиям. К счастью, большинство разработчиков предлагают бесплатные версии или пробные режимы.

Тестируйте в течение недели, и по результатам теста выбирайте наиболее подходящий продукт.