Редакция сервиса «Финансист» узнала у event-менеджера, с чего начать поиск спикера, где найти контакты и как подготовиться ко встрече.
Успех любого мероприятия — конференции, вебинара или курса — во многом зависит от наполнения. Правильно подобранные спикеры лучше любой рекламы привлекут участников и партнеров к вам на конференцию.
Однако во многих компаниях просто не знают, с чего начать поиск спикера, как пригласить на мероприятие и как бороться с возражениями эксперта. В преддверии конференции для предпринимателей «Финансы компаний V2.0», редакция «Финансиста» узнала ответы на эти и другие вопросы у event-менеджера с 5-летним опытом работы.
На что обратить внимание при выборе эксперта
Компания и должность
Можно бесконечно говорить, что это не показатель хорошего спикера, однако участники всё равно идут на громкое имя. А уже задача организаторов помочь такому спикеру сделать выступление более интересным.
Опыт выступления
Изучите, где и как часто выступал потенциальный спикер. От опыта эксперта зависит, как много сил и времени вам потребуется, чтобы подготовить его к выступлению.
Это не значит, что надо отказываться от спикеров, которые не имеют опыта выступлений. Такие эксперты могут быть интересны аудитории, поскольку про конкретные кейсы и лайфхаки будет рассказано впервые. Однако на подготовку такого выступления уйдёт намного больше времени.
Тема выступления
Постарайтесь пообщаться со спикером, прежде чем определиться с темой выступления. Это позволит углубиться в опыт эксперта и выбрать эксклюзивную тему доклада, которая будет максимально полезна вашей аудитории.
Коммуникация
Обращайте внимание, как спикер общается, куда ему стоит писать и как быстро отвечает на запросы. Это позволит выстроить с ним дальнейшее взаимодействие.
Где искать спикеров и как с ними связаться
- Если вы ищете конкретного спикера или сотрудника компании, начните поиск с Facebook или LinkedIn. Как минимум вы узнаете, кто находится на нужной вам должности и выступает ли он на мероприятиях. При удачном раскладе вы сможете установить контакт с экспертом прямо в соцсети.
- Изучите мероприятия по вашей теме или смежной с ней — там можно найти подходящих спикеров. Контакты этих экспертов можно найти в презентационных материалах или также поискать в соцсетях.
- Выстраивайте партнерские отношения с другими компаниями, они помогут вам получить контакты спикеров и посоветуют интересных экспертов
- Если контакты так и не получилось найти, попробуйте выйти на нужного спикера через его коллег.
Как пригласить спикера на мероприятие
Напишите электронное письмо или сообщение в соцсетях. Можно руководствоваться следующим планом.
- Представьтесь — укажите своё имя, должность и компанию.
- Объясните, как вы узнали об эксперте:
✓ «Ваш контакт мне передали коллеги»;
✓ «Участники наших мероприятий отзывались о вас как об отличном спикере»;
✓ «По результатам опроса, наша аудитория хотела бы видеть в качестве спикера именно вас»;
✓ «Мы увидели ваше выступление…»;
✓ «Нас заинтересовала ваша публикация в…». - В зависимости от написанного ранее, укажите цель вашего сообщения. А именно пригласите специалиста принять участие в мероприятии.
- Укажите подробную информацию о мероприятии. Отразите моменты, которые будут особенно важны для спикера.
• Опишите, чему посвящено мероприятие.
• Поделитесь ссылкой на лендинг (посадочную страницу).
• Отдельно укажите дату, время и формат, даже если все эти детали указаны на лендинге. Возможно, что спикер будет принимать решение исключительно на основе вашего обращения.
• Расскажите об аудитории мероприятия.
• Укажите тайминг выступления.
• Можете поделиться информацией о спикерах и темах, которые уже заявлены на мероприятии. - Предложите обсудить вопрос участия спикера при личном звонке. Так будет проще установить контакт и повысить вероятность положительного ответа. Уточните время, которое будет удобно для эксперта.
Как готовиться ко встрече
Для начала ознакомьтесь с опытом работы эксперта и составьте ряд вопросов, которые помогут нащупать нужную вам тему. Постарайтесь наладить устойчивую коммуникацию, а не просто заставить участвовать эксперта в вашем мероприятии:
- узнайте про проекты, которые реализовал спикер;
- поделитесь мнением по поводу актуальной темы в вашей сфере и узнайте позицию эксперта;
- поинтересуйтесь, какие форматы сотрудничества интересны спикеру и его компании;
- применяйте навыки коммуникации и построения деловых отношений, которые считаете необходимыми.
Как бороться с возражениями
Любой эксперт может сомневаться участвовать в мероприятии. Но не забывайте, что спикер тоже заинтересован в выступлении — это влияет на его личный бренд, а также бренд его компании.
Поэтому нужно спокойно узнать причину сомнений или отказа. Если с проблемой можно справиться, поделитесь решением со спикером. Можно также предложить эксперту помощь и тему, с которой он может выступить.
Общение со спикером
Качественно выстроенная коммуникация со спикером не только упрощает взаимодействие при подготовке к мероприятию, но и может «выстрелить» в будущем со спикером, который на конкретном мероприятии не выступил.
Когда мы готовили конференцию We Can Do IT Recruitment, один из экспертов порекомендовал нам специалиста из Сбера. Мы нашли его в соцсетях и предложили встретиться, сославшись на рекомендации.
По итогам встречи мы узнали, что эксперт не выступал на мероприятиях, хотя у него есть очень интересные кейсы. К сожалению, и у нас выступать спикер отказался — он не успевал подготовить нужный для конференции материал из-за загрузки на работе.
Тем не менее на протяжении следующих 5 месяцев мы поддерживали с экспертом контакт, и он согласился выступить на следующем мероприятии. Мы провели с ним 4 репетиции, где работали над презентацией, самим выступлением и боролись со страхом перед публикой.
Так, мы получили мощное выступление с материалом, который зрители раньше не слышали и могли получить только на нашей конференции.
Если коротко
- При выборе эксперта обращайте внимание на компанию, должность и опыт выступления.
- Ищите спикеров в соцсетях, на смежных мероприятиях. Спрашивайте совета у коллег и знакомых экспертов.
- Пишите спикеру сообщение или email по строгому плану, чтобы ответить на главные вопросы о мероприятии.
- Налаживайте и поддерживайте коммуникацию с экспертом.
- При сомнениях или отказе спокойно узнайте причину такого решения. Постарайтесь найти компромисс, если это возможно.
- Общайтесь с интересными экспертами, если даже прямо сейчас они не могут участвовать в мероприятии. Это может принести результат через некоторое время.