Расскажет проектный менеджер Red Point Kazakhstan Валерия Грохольская
Давайте представим, что сегодня вы стали event-щиком и вам нужно через 3 недели организовать крупное мероприятие на 300 человек. Допустим, это будет мероприятие для всех сотрудников вашего клиента.
Без паники, сейчас мы расскажем, с чего начать и как успешно провести мероприятие.
Прежде чем приступить к организации, важно проговорить с клиентом и ответить на следующие вопросы:
Какая цель мероприятия? Для чего мы его организовываем?
Например, в данном случае мы хотим завлечь сотрудников, рассказать им о других филиалах или департаментах компании, познакомить их друг с другом. Поэтому мы выбираем короткие интерактивные презентации по 5-7 минут. Мы не делаем презентации в формате отчета, а пытаемся в сжатые сроки емко рассказать о продуктах каждого спикера.
Кто целевая аудитория?
Например, в данном случае наша ЦА — рядовые сотрудники компании.
Что мы хотим получить по итогу мероприятия?
Мы хотим, чтобы после мероприятия все сотрудники знали, чем занимаются их коллеги, знали крупные проекты и продукты компании.
А теперь, давайте приступим к действиям.
Первым делом, попытайтесь собраться с мыслями и “разложить по полочкам” все действия, которые вам предстоит сделать. Лучше всего сделать таблицу и накидать сроки и статусы по всем задачам. Эту таблицу вы скорее всего забросите через пару дней, но зато у вас в голове уже станет ясно, какие дедлайны у каждого пункта.
Второй совет — делегируйте. Смело привлекайте коллег, сотрудников и распределяйте задачи по возможностям каждого. Не берите все на себя, так вы освободите голову и сосредоточьтесь на самом важном.
Третье. Начните делать то, на что требуется чуть больше времени. Например, дизайн и production. Дайте задание дизайнеру заранее, и пока он будет придумывать и рисовать вам креативный key visual, вы параллельно будете решать следующие задачи.
Четвертое. На начальном этапе проговорите со спикерами и дайте им обратную связь, расскажите какая продолжительность выступления от них требуется, какой формат презентации (16:9 или 4:3), спросите будут ли видео или интерактивы. Поставьте дэдлайн по сдаче презентаций. 100% этот дэдлайн будет пропущен, но вы хотя бы поставите рамки и небольшой процент очень ответственных спикеров дадут презентации вам заранее.
Пятое. Обязательно заранее посмотрите место мероприятия, покажите его вашим коллегам и обслуживающему персоналу. Вы и все привлеченные к организации мероприятия должны знать, где вход и выход, где находятся уборные, лифты. Лучше всего пройти путь участника вашего мероприятия и спросить себя: Все ли понятно? Возможно нужно повесить специальные таблички и указатели.
Шестое. Сделайте план застройки мероприятия. В плане должно быть видно, где стоит сцена, LED-экраны, стулья, где проходит кейтеринг, где проводится регистрация гостей.
Седьмое. Продумайте меню кейтеринга. Заранее уточните, нужно ли вегетарианское меню. Если мероприятие проходит рано утром, обязательно организуйте кофе-брейк до начала и в перерывах мероприятия.
Восьмое. Заранее распределите роли на самом мероприятии. Пусть у каждого сотрудника будет своя зона ответственности.
Девятое. Если у вас будут презентации на экране, вам важно проверить все ли верно отображается на экране, не слетел ли шрифт и картинки. Порепетируйте со спикерами, учтите их пожелания.
Десятое. Будьте готовы к форс-мажорам. Если вам придется перепечатывать пресс-стену в 00:00, потому что оттенок не правильно передается. Если во время выступления главного спикера вдруг исчезнет звук или картинка, или у самого привередливого спикера вдруг сломается кликер. Будьте готовы к такому и держите на готове ваших партнеров и подрядчиков. Будьте готовы к тому, что за 5 минут до выступления у спикера поменяется презентация и вы будете ее судорожно передавать техническим специалистам. Форс-мажоры неизбежны, главное — научиться быстро на них реагировать и устранять.
Всем успешных event-ов!