Кейс: как мы провели мероприятие в Кремле и собрали больше 100 человек?

И получили 7 бесплатных отметок в СМИ.

Организовать мероприятие в самом Кремле и собрать более 100 участников –мы о таком даже не могли мечтать. А теперь для нас, команды маркетингового агентства, работающей с российскими и зарубежными клиентами, это уже реальность! Потому что мы сделали такое мероприятие в апреле и гордимся этим кейсом.

Наше маркетинговое агентство «MOBi digital» существует с 2019 года. Несмотря на это, до 2023 года варились в собственном соку, – делали все только для клиентов, но не для себя. Замечу, хотя было предостаточно кейсов. В этом году решили изменить позицию: выйти в свет и заявить о себе. Таким и стало наше первое мероприятие в Казанском Кремле.

Идея провести мероприятие пришла Азату Шамсевалиеву, сооснователю агентства «MOBi digital». Ее подхватила PR-щик агентства. На самом деле, все произошло спонтанно. Просто от слова «хочу!». И начали искать площадки проведения в Казани. Было важно, чтобы место было доступным, красивым, вместимым, оборудованным и по бюджету приемлемым (что уж тут скрывать?!). Бюджет был максимум 30 000 рублей (в конце статьи расскажу, удалось ли нам вместиться в эту сумму.

Мы перебрали более 15 площадок: центр современной культуры, галереи, рестораны, кафе, интерактивный мультимедийный комплекс, городская библиотека, выставочный зал, национальная библиотека и крупные торговые центры.

Выбор исходил, в первую очередь, из бюджета. К примеру, в новом IT-парке им.Б.Рамеева аренда зала для мероприятия стоила 200 000 рублей, в Национальной библиотеке – 66 000 рублей, в ТЦ – от 60 000 рублей и т.д. Остановились на Казанском Кремле. Историческая часть города, самый центр Казани – грех не воспользоваться таким шансом.

Идея проводить мероприятие агентства пришла в начале апреля. Помимо выбора площадки, мы проработали вопросы раздаток, приглашения фотографа и ведущего, дизайна афиш, звукового оборудования и уже успели съездить на площадку.

Но 14 апреля приходит сообщение от Азата в чат: «В общем, пока надлом, ничего не готово. Такое ощущение, как будто не нужно мероприятие. Поэтому не уверен, что стоит его проводить». После нее вся работа по организации словно насмарку, хотя PR-щик загорелась проведением этого мероприятия уже сразу после появления идеи. Но после объяснения PR-щиком руководителям агентства о необходимости мероприятия через 39 минут приходит в чат снова сообщение: «Короче, работаем!». И всё, работа пошла снова.

Путь по выбору площадки уже был проделан. В Казанском Кремле есть Присутственные места, которые включают и выставочные залы, и рестораны, и лектории. (Кстати, расположены они в историческом здании, построенном в конце XVIII — начале XIХ века, предназначавшемся для работы чиновников и государственных служащих). Самый большой лекторий (вместимость до 120 мест) как раз и стал площадкой проведения мероприятия агентства «MOBi digital».

Зал, который нам предоставили, просторный, уютный, с большими панорамными окнами с видом на Кремль, современным, лаконичным дизайном. Здесь могут удобно разместиться 120 человек, есть большой проектор для презентаций, еще один телеэкран, суфлер для спикера, все оборудование для презентаций и освещение. Есть своя гардеробная с работающим персоналом, кофейня, туалеты. Помимо основного зала есть свой холл с удобными кожаными диванами и креслами, где можно познакомиться и общаться.

Благодаря всему современному оснащению нам самим ничего не пришлось привозить. Максимум, что мы сюда завозили, это вода и шоколадки, но об этом чуть позже.

Мы постоянно были на связи 24/7 с сотрудником этого пространства. Она помогала нам всюду и везде. Так как это государственная организация, все должно было быть документально и официально, поэтому было написано письмо с просьбой согласовать проведение мероприятия, оплата за аренду – все строго и прозрачно.

Естественно, помимо выбора площадки было и множество других вопросов по организации: бейджики, кейтеринг, раздатки, регистрация, ведущий, смысловая часть мероприятия, спикеры, темы, афиша, презентации.

Для организации мероприятия на выбор дали 2 свободные даты на апрель: 24 и 25. Нашей команде больше всего понравилась дата 25 апреля, поэтому мы остановились на ней. Думали, что все учли, ведь уже посмотрели афишу больших городских мероприятий. Казалось, ничего не предвещало накладки. Но через некоторое время (уже после официального объявления во всех соцсетях, СМИ о нашем мероприятии) узнаем, что 25 апреля вечером играет татарстанский хоккейный клуб «Ак Барс» с «ЦСКА» за кубок Гагарина, и немного огорчаемся. Потому что боимся, что наша потенциальная аудитория может выбрать хоккейный матч нежели первое мероприятие от нового агентства. (спойлер: Но уже после мероприятия понимаем: все наши беспокойства были зря!).

Долго рассуждали насчет раздаток (блокноты, ручки) и пришли к выводу, что этот бюджет потратим на перекус (от кейтеринга тоже отказались). В итоге, покупаем воду в маленьких бутылках и шоколадки и просто красиво расставляем на столе. А завозим это сами на машине на территорию Кремля. Обычно туда проезд на машине запрещен, но проведение мероприятия дает нам такой уникальный шанс.

По бейджикам тоже выбираем самый оптимальный вариант – одну типографию, которая в срок и без нареканий нам готовит их.

Самым сложным для нас, наверное, стала смысловая часть мероприятия: какие темы выбрать для выступлений, как, в целом, назвать наше мероприятие. Мы это часами обсуждали во время офлайн-мозгового штурма, в чате агентства, долго думали, как правильно преподнести тему. И наконец-то пришли к выводу, что темой станет «Как расти в сфере маркетинга и давать клиентам реальный результат». Возникли споры насчет формата мероприятия. Были предложения назвать «форумом», «конференцией», «интенсивом», «лекторием». В итоге, решено было остановиться на «конференции». Спикерами стали основатели агентства Азат Шамсевалиев и Тимур Бадакшин.

С афишами и презентациями у нас вопросов не было. Благо, в нашей команде есть дизайнер, который все это может сделать. Ведущим мероприятия пригласили нашего друга, который работает на «Love Radio» в Казани.

При проведении таких мероприятий важен его сценарий, который мы составляли вместе: основатели агентства, ведущий, руководитель мероприятия и PRщик в одном лице. После этого 2 раза репетировали: первая репетиция была в Национальной библиотеке Татарстана, вторая – уже на самой площадке, в Кремле. Мы слушали друг друга, делали замечания, если что-то не так. Таким образом, путем проб и ошибок, пришли к единому мнению в выступлениях спикеров.

Уже при переговорах о проведении мероприятия нам сказали, что максимальная посадка в зале Кремля может быть 120 человек. Поэтому нам было важно сделать Гугл-регистрацию на мероприятие, чтобы ориентироваться на количество желающих, и чтобы с местами не было проблем. В итоге, за несколько часов до начала конференции закрыли регистрацию, которую успели пройти 152 человека. Да, конечно, мы знали, что есть конверсия, и от этого количества не все дойдут. Но все это мы смогли увидеть только во время самого мероприятия.

Одним из важных пунктов при организации мероприятия стало освещение его в СМИ. Всей этой работой занималась PR-щик агентства. Благодаря этому, у нас было 7 публикаций о нашей конференции в таких СМИ:

• «Enter» – интернет-журнал о жизни и развлечениях новой Казани (на минуточку, это самое популярное СМИ среди молодежи города),
• информационное агентство «Татар-информ» (самое официальное онлайн-СМИ в республике),
• «Московский комсомолец» – российская общественно-политическая газета,
• «Ялкын» – республиканский журнал для молодежи,
• «Cәхнә» – журнал о татарском искусстве и культурной жизни тюркского мира,
• «Шәһри Казан» – ежедневная городская общественно-политическая газета города Казани,
• «Ватаным Татарстан» – общественно-политическая газета Татарстана.

Как мы попали в эти СМИ? Для начала отправили рассылку с пресс-релизом о предстоящем событии. Потом уже PRщик благодаря своим контактам точечно общалась с журналистами.

Помимо рассылки в СМИ создали Телеграм-канал специально для участников конференции, в который добавляли людей после их регистрации. В нем давали подробную информацию о мероприятии, раскрывали некоторые детали конференции, делали прогревы для участников. Помимо этого за день до мероприятия каждому потенциальному участнику конференции в личку отправляли сообщения для подтверждения участия. Это тоже было важным, чтобы предположить примерную конверсию.

И вот настал этот день Х, день, который мы все ждали! 25 апреля, 18.00 –бесплатная образовательная конференция на тему «Как расти в сфере маркетинга и давать клиентам реальный результат» от маркетингового агентства «MOBi digital» в Казанском Кремле.

Наша команда была разделена по позициям. У каждого были свои задачи: ответственный за звук, оборудование и презентации, администраторы по регистрации участников у входа, администратор по рассадке участников и микрофону для зала, фотограф приглашенный, фотограф и видеограф для социальных сетей, ведущий, руководитель мероприятия. Каждый четко знал свою задачу.

Участников встречали администраторы у входа, отмечали их в списке, гости оставляли вещи в гардеробной, поднимались на второй этаж, где находится зал. Они могли попить воду, угоститься конфетами, посидеть в холле, пообщаться друг с другом или зайти в зал и выбрать себе место – все зависело от желания. Участники уже начали приходить заранее, к 17.30. Мы чувствовали, что уже идет движение. Чуть подождали, пока все соберутся и начали конференцию в 18.10.

О том, как привлечь клиентов на свои услуги «через упаковку», рассказали основатели агентства «MOBi digital» Азат Шамсевалиев и Тимур Бадакшин. Спикеры отметили важность «упаковки себя» благодаря кейсам, самопрезентации, социальным сетям и работе сайта.

Тему «Как достигать реального результата в проектах и закрывать KPI на 200%» раскрыл Тимур на примере федерального проекта для мам (Россия) и бьюти-студии (США). Тимур отметил о необходимости четких должностных инструкций, нематериальной мотивации и интереса к проекту, важности доверия и делегирования своей команде.

Азат выступил на тему «Как выстраивать экологичные отношения и личные границы с клиентами». В этом направлении спикер рекомендовал четко знать свои ценности, разработать инструкцию по общению с клиентом, внедрять нормативно-правовые документы в свою работу.

Отмечу, что даже если участник выходил из зала в холл, то он слышал выступление спикера благодаря динамикам, установленным в холле.

Что порадовало: аудитория была абсолютно живая, она активно участвовала в интерактивах, розыгрышах футболок. Здесь были не только агентства, SMM-специалисты, маркетологи, дизайнеры, специалисты по трафику, на которых мы в основном ориентировались, но и в целом заинтересованные люди.

В конференции принял участие и Айнур Зиннатуллин, обладатель премии ТЭФИ, автор 5 книг, наставник по подготовке к особо важным выступлениям, который отметил:

Маркетолог Дарья Буркова отметила, что это мероприятие было интересным не только для фрилансеров:

Да, действительно, мы и сами почувствовали эту атмосферу тепла во время конференции и даже после нее. Участники не хотели расходиться, сами создали между собой нетворкинг, общались. Они интересовались нашим агентством, тем, как нам удалось провести такое мероприятие в Кремле, изъявили желание работать в нашей команде. Для нас это было приятно и лестно. И хотя наше мероприятие должно было закончиться в 20.00, мы еле как вышли из Кремля в 20.29. Участники не хотели расходиться.

Для агентства это было первым общественным мероприятием. Хотели поделиться накопленными знаниями, опытом по наболевшим вопросам. Особенно было приятно делиться с тем, как решаем проблемы клиентов и как заботимся о нашей команде. На конференции еще раз убедились: у маркетологов есть запрос на образование. Пришли к выводу, что таких мероприятий нужно проводить больше, и мы готовы это делать. И считаем, что первое мероприятие агентства провели достойно.

Даже после завершения мероприятия наша работа не закончилась: продолжили работу в ТГ-канале конференции: отправляли фотографии с мероприятия, организовали опрос среди участников. Благодаря этому мы узнали, что 18% участников узнали о нашей конференции в соцсетях, 20% – в СМИ, 28% – через друзей и знакомых, 3% – через сарафанку, 23% – в аккаунте Азата, 7% – в аккаунте Тимура.

Также попросили участников ответить на вопрос о том, что больше всего понравилось во время конференции. Оказалось, что 47% – понравилась локация, 68% – спикеры, 39% – темы, 15% – презентации выступлений, 42% – организация, 57% – атмосфера, 23% – розыгрыш подарков, 42% – перекус (вода и шоколадки), 36% – информационное сопровождение в ТГ-канале.

А сейчас о самом интересном, о чем говорили в начале. В бюджет не совсем уложились. По итогам мероприятия, мы потратили 32 000 рублей. В эту сумму входят: аренда зала (20 000 руб), вода (2000 руб), шоколадки (2500 руб), бейджики (1000 руб), фотограф (5000 руб), баннер (500 руб), афиша (1000 руб). Но это не так страшно, когда за плечами проделана огромная работа. Дальше – больше!

1. Выбор площадки

Важно, чтобы площадка была хайповая для еще большего привлечения участников. Кроме того, это также может стать дополнительным инфоповодом для привлечения СМИ. Важна и доступность площадки: возможность быстро доехать из любой точки города, наличие парковок вблизи.

2. Онлайн-регистрация

Для расчета количества участников, получения их базы. Также это показатель серьезности мероприятия.

3. Сбор всех участников в одном ТГ-канале

Информационное освещение необходимо начать параллельно с регистрацией. После заполнения Гугл-формы каждому участнику должна прийти пригласительная ссылка для вступления в канал, где будет основная информация о мероприятии, прогревы и фишки.

4. Рассылки-напоминания

Каждому потенциальному участнику мероприятия необходимо за день написать письмо в личку о подтверждении участия. Это важно для напоминания людям о мероприятии, увеличения их доходимости, и к тому же – расчета конверсии.

5. Рассылки в СМИ

Важно разослать, как можно в большее количество СМИ. Мы разослали в 48 СМИ, вышло – в 7. Если о вашем мероприятии выйдет материал в СМИ, это повысит его хайповость, вирусность. Это добавит серьезность и масштабность мероприятию.

6. Розыгрыш

В конце мероприятия мы разыграли футболки за отметки в сторис. Благодаря этому люди сидели до конца мероприятия.

7. Актуальные темы

Тематика конференции должна показывать экспертность спикеров и попадать в боли целевой аудитории. Рассказывайте в первую очередь то, что нужно вашей ЦА.