Организация IT-конференций в регионах — настоящий подвиг. Решение о том, что мероприятие состоится, как правило, принимается энтузиастами на свой страх и риск. Вопросов, которые нужно решить, масса: как выделиться среди похожих (и зачастую уже успешных) конференций, как завлечь в глубинку крутых спикеров, как сделать так, чтобы партнеры участники остались довольны и чтобы история продолжилась…
Мы спросили организаторов известных IT-конференций, как не выгореть и стать успешным, если ты пытаешься сделать что-то в регионе.
Водка и медведи
Плюс регионов — отличная от столичной жизнь. Многие уже бывали в Москве и Питере, выучили и исходили их вдоль и поперек. А потому путешествие в «замкадье» воспринимается как некая экзотика. Во многих российских городах есть своя изюминка, свои фишки.
Мне всегда интересно приехать и посмотреть новый город. Например, в Самаре есть Волга и огромный пляж в центре города. Это круто. Немало людей, которые приезжают на Фестиваль 404, планируют свою «городскую» программу. У них есть любимые места в городе, планы посмотреть что-то новое. Путешествие — это награда. Вдобавок ко всему, регионалы часто выигрывают у столичных конференций ценой на билеты
Впрочем, это мнение поддерживают не все. Бывает так, что региональная экзотика — это фишка лишь в глазах самих организаторов. А участники едут в глубинку с вполне конкретными мотивами: встретиться с коллегами по отрасли, обменяться опытом, получить заряд эмоций на ближайший период и, если повезёт, получить новых знаний.
Не всё то, что мы считаем экзотикой, на самом деле является таковой. Упор нужно делать на формат и качество работы с аудиторией, а остальное может быть просто приятным фоном. Кроме того, есть участники отечественные, а есть иностранные. На соотечественников вся эта региональная экзотика слабо влияет, а вот иностранцы смотрят с любопытством. На CodeFest мы периодически шутим про водку и медведей на улице. Все понимают, что шутка, но как узнать наверняка, если не приехать?
Секретный ингредиент
Помимо более демократичных цен на билеты, региональные конференции отличаются от столичных особой атмосферой.
Не знаю почему, но в регионах мероприятие получается значительно более душевным, человечным. В Москве сложнее добиться простоты общения. Кроме этого, на разных региональных конференциях бывает масса новых идей, задумок, которые можно перенять. Организация мероприятий — процесс который мы пытаемся упростить, сделать предсказуемым, но он очень творческий. Каждый раз на базис накладываешь новые идеи. А для этого нужно смотреть вокруг широко открытыми глазами. В регионах мы подсмотрели много интересного. Например, расписание с фотографиями докладчиков: ты сразу понимаешь, кто это, понятно, идет ли мероприятие по графику. Идея простейшая, но эффективная.
У меня нет какого-то топчика из N пунктов, но я бы смело выделил один: люди. Удивительный факт, но одни и те же люди, посещая столичное и региональное мероприятие, ведут себя очень по-разному. Примерно как русский турист в Сочи и в Париже — как будто два разных человека.
Атмосфера в регионах сильно отличается от столичной. Здесь всё медленнее, все друг друга знают если не лично, то через одно рукопожатие, и таких участников на конференции настолько много, что они сразу задают очень расслабленный ритм, непринужденную, очень дружественную атмосферу. Нам, как организаторам, остаётся лишь её поддержать. Наверное, это и есть секретный ингредиент. В Москве другой ритм и, как следствие, другое восприятие таких же мероприятий: другая атмосфера, более деловая
По мнению организатора ульяновской IT-конференции «Стачка», «замкадье» привлекательно для многих столичных спикеров атмосферой маленького города с огромным количеством кафешек, где можно спокойно пообщаться и отдохнуть от столичной суеты.
Многие признаются, что встречаются не в Москве или Санкт-Петербурге, а в Ульяновске, на «Стачке». Тем более, что конференция уже оправдала свое «революционное название». IT-революция свершилась: крупнейшая конференция в сфере информационных технологий теперь проходит в регионе.
Несомненный плюс конференций «в глубинке» — цена. Она значительно отличается от столичных, а потому услышать крутых спикеров и прокачать знания на региональных конференциях может большее количество людей.
И это — новые лица, горящие глаза — те, кому действительно необходимы знания. Молодые специалисты — благодарная публика, и знания, которые он получают на конференциях, дают колоссальные результаты для развития IT
Поднять мощности
В целом организаторы конференций отмечают, что сделать достойное мероприятие в регионе сложнее, чем в столице. И дело даже не в профессионализме людей, а в наличии техники или небольшом выборе партнеров-подрядчиков.
В регионах совершенно другие бюджеты, много времени нужно потратить на выстраивание самой культуры. Ты сам формируешь рынок, а потому должно пройти достаточно много лет, чтобы люди это приняли. Лично для меня серьезная проблема — отсутствие оборудования определенного уровня, которое в Москве легко найти в прокате. Везти его самолетом — космически дорого. Но чем мощнее в регионе рынок ивентов, тем мощнее рынок этих услуг. Появляется спрос — появляется предложение. Нужны энтузиасты, которые подняли бы все эти мощности: залы, площадки, сервисы полиграфии, кейтеринг, гостиницы и так далее. И тогда дело пойдет.
По мнению Алексея, большое преимущество, которое есть у регионов — возможность сделать что-то особое, выделиться. Вряд ли вне столиц проходит много подобных событий. А вот то, что организаторы испытывают определённые трудности: текучку в команде, сложности с поиском бюджета — это, скорее, не региональная специфика, а общая проблема, вне зависимости от локации мероприятия.
Найти баланс
Одна из проблем, с которой сталкиваются организаторы конференций — выгорание. Каждое мероприятие отнимает силы, члены команды оказываются выжатыми, как лимон, особенно если финансовой отдачи от вложенных сил и средств не получилось. И встает вопрос: а стоит ли заниматься этим дальше?
Фундамент конференции — это почти всегда энтузиазм и какие-то личностные мотивы её основателя. То, как было у меня, и то, что я вижу почти у всех вокруг, конференция — это что-то типа хобби, которым они занимаются в свободное от работы время. В этом и кроется основная опасность. Пока это хобби, и тебе в кайф, ты мало думаешь о своих физических и эмоциональных затратах на организацию мероприятия. Про финансовые показатели как правило вообще никто всерьез не думает: осталось чутка — отлично, не осталось — ну, главное, что не в минус. Так можно протянуть первые 3-5 мероприятий. А дальше нужно понимать, что если это по-прежнему остаётся хобби, то скорее всего в следующем году конференции может не быть, потому что сил нет, денег нет, смыслы начинают теряться где-то по пути
У многих пропадает запал, они начинают заниматься другими вещами. Лично я решил проблему так: свое хобби — организацию митапов, конференций — превратил в свою профессию. Это теперь вопрос выживаемости. Если ты хочешь стать профессионалом — сделай так, чтобы за твоё хобби платили. Важный момент: организацией нужно заниматься в команде: у одного человека, как правило, пропадает запал.
В ивент-среде есть ещё один тренд — романтизация выгорания. Мол, мы закончили работу в 5 утра, такие молодцы! Это неправильно. Осознав это, я начал ставить процессы: понял, как что всё должно быть сделано заранее и качественно, чтобы ситуации, что надо что-то ставить в 5 утра, не возникали. Нужно нанять людей, которым интересно то, что они делают. Общая рекомендация: найти оптимальный баланс между личной жизнью и работой. Лучшего совета я не знаю.
Олег Бунин уверен: для того, чтобы выгорания не было, нужно каждый раз что-то кардинально менять.
Мы давно поставили внутреннюю задачу перестать работать так, чтобы каждая конференция становилась подвигом. Это чудесная, творческая работа, которая должна занимать 8 часов, с минимальным подключением выходных. На своих первых мероприятиях я гордился, что принимал по 200 звонков накануне конференции. Это ненормально! Сейчас есть колл-центр который этим занимается
«Стачка» борется с организаторским выгоранием просто: привлечением большого количества людей, которые связаны с IT-бизнесом. Они занимаются организаций мероприятий не так часто, а потому у нас всегда есть «новая кровь», идеи и люди, которые хотят, чтобы в город приехали лучшие профессионалы
Эксперты уверены: организаторский рост приводит к систематизации, качественному, взвешенному взрослому подходу. Автоматизация процесса помогает упростить рутину. Появляется время на творческий подход.
Мой совет — объединяться: с коллегами из Москвы и других городов. Развивать экосистему, собирать вокруг себя как можно большее количество людей, искать разные форматы. Если ничего не менять в работе, выгорание гарантировано. А постоянный поиск и развитие это исключают. Это, в принципе, касается не только организации конференций, но и в целом жизни
А для большего охвата и увеличения выручки(в случае платного участия) - использовать трансляции.
п.с. не вброс, а опыт :-)