Дебиторская и кредиторская задолженности являются ключевыми понятиями в бухгалтерии и финансовом менеджменте корпоративного сегмента. Наша задача сейчас - внимательно рассмотреть значения этих терминов.
Дебиторская задолженность описывает денежные средства, которые должны компании внешние субъекты, в числе которых могут находиться клиенты, сотрудники и поставщики. Если сразу несколько клиентов имеют долг перед компанией, общая сумма этих долговых обязательств составляет дебиторскую задолженность.
Кредиторская задолженность представляет собой долговые обязательства самой компании по отношению к внешним сторонам, таким как поставщики, сотрудники, банки и даже государственные органы.
В практике ведения бизнеса часто происходит ситуация, когда у компании одновременно формируется и дебиторская, и кредиторская задолженности. Важность учета этих показателей нельзя недооценить, поскольку они позволяют корректно оценить баланс между долгами, которые должны компании и теми, которые компания должна выплатить.
Когда образуется дебиторская задолженность?
Дебиторская задолженность (ДЗ) является важной составляющей финансового учета в предприятиях разных отраслей. Ее формирование происходит из-за ряда факторов:
- Первый случай, когда возникает дебиторская задолженность, связан с отсрочкой платежа. В этом контексте подразумевается, что компания-продавец заключила договор с покупателем, установив определенный лимит и сроки отсрочки оплаты товаров или услуг.
- Вторым фактором может быть долг. В ситуациях, когда компания предоставляет кредит своему сотруднику или другому коммерческому субъекту, до момента погашения этого долга у кредитора возникает дебиторская задолженность.
- Также дебиторская задолженность может быть связана с переплатой. Если, например, было произведено излишнее перечисление средств сотрудникам или фискальным органам, то до момента, когда сторона, получившая переплату, вернет эти средства или они будут учтены в виде аванса на будущие платежи, у виновника переплаты существует дебиторская задолженность.
- Также возможна предоплата. Здесь, если заказчик перечисляет аванс поставщику за определенные товары или услуги, но они еще не были выполнены или отгружены, то у заказчика образуется дебиторская задолженность.
- Стоит отметить, что особое внимание в учете финансовых взаиморасчетов требует просроченная дебиторская задолженность. Это ситуация, когда нарушаются установленные сроки оплаты по условиям договора, что может негативно отразиться на финансовом состоянии предприятия.
Как управлять дебиторской задолженностью (ДЗ)
Дебиторская задолженность (ДЗ) – это показатель, который организация должна тщательно отслеживать для минимизации рисков невозврата и избежания "кассовых разрывов". Осмотрительность при заключении договоров отсрочки платежа с клиентами также крайне важна. При этом, несколько ключевых аспектов заслуживают особого внимания:
1) Проверка платежеспособности контрагентов: оценка финансового положения и кредитоспособности клиента может помочь предотвратить задержки и невозвраты платежей.
2) Проверка благонадежности контрагента: надежность контрагента также становится важным фактором. Отзывы, рекомендации и истории платежей могут дать полезную информацию для оценки.
3) Проверка исков в судах в роли ответчика: проведение анализа о наличии у контрагента исков в судах в качестве ответчика позволит эффективнее управлять рисками.
4) Согласование способа обеспечения долга: формирование договоренности с клиентом о залоге или поручительстве может также уменьшить риски связанные с дебиторской задолженностью.
Для эффективного управления дебиторской задолженностью создается комитет, состоящий из аналитиков: таких как экономисты, юристы, специалисты по экономической безопасности и отдел работы с долгами. Регламенты должны быть созданы для распределения полномочий и определения ответственности. Эти меры помогут создать структурированный подход к управлению ДЗ, с максимальной заботой о покрытии всех возможных рисков.
Процессы управления дебиторской задолженностью становятся важным фокусом в современном бизнесе, и в связи с этим деятельность комитета по долгам включает следующие аспекты:
1. Напоминание о своевременной оплате: при использовании автоматической системы, клиентам направляются письма-напоминания о предстоящем платеже с копией для менеджера.
2. Страхование дебиторской задолженности: на начальном этапе согласования договора о предоставлении отсрочки платежа, проходит страхование возможной задолженности.
3. Категоризация долгов: комитет классифицирует задолженности в зависимости от суммы долга от большего к меньшему, с последующим детальным анализом каждой группы.
4. Расчет финансовых показателей: производится подсчет таких показателей как отношение дебиторской задолженности к обороту и оборачиваемость дебиторской задолженности. В случае, если число дней оборачиваемости растет, то возникает риск невозврата долга.
5. Журнал должников: это эффективный инструмент в работе комитета. Журнал содержит информацию о должниках, которая берется на контроль и включает следующие данные:
- Наименование и ИНН должника,
- Подразделение,
- Менеджер договора,
- Лимит по договору,
- Количество дней предоставленной отсрочки,
- Страхование дебиторской задолженности,
- Обеспечение по договору,
- Комментарии менеджера или контролера дебиторской задолженности.
Комитет по дебиторской задолженности выступает как ключевое звено в управлении долгами, координируя действия по управлению и контролю за состоянием дебиторской задолженности организации.
В случае срыва сроков оплаты и перехода дебиторской задолженности в ранг просроченной следует провести следующие мероприятия:
Тщательный анализ и мониторинг уровня дебиторской и кредиторской задолженности, а также своевременное взыскание долгов и оплата счетов – необходимые мероприятия для избежания проблем в дальнейшем.
После определения директивами компании конкретного дня просрочки, следует уведомить о возникновении просроченной дебиторской задолженности (ПДЗ). Это предполагает автоматическую отправку соответствующих писем, адресуемых клиенту, менеджеру и руководителю отдела.
При достижении указанного в компании срока просрочки, ответственные юристы и специалист по работе с дебиторской задолженностью должны подготовить и направить досудебную претензию. В процессе выполнения этой работы менеджер по продажам освобождается от взаимодействия с клиентом.
Работа юристов также включает подготовку и подачу иска. Все аспекты, связанные с судебным процессом, также лежат в зоне их ответственности.
Управление дебиторской задолженностью требует применения последовательной методики и активного участия всех заинтересованных сторон. Это сложный процесс, требующий профессионализма и знаний, но его реализация может значительно улучшить финансовое состояние компании.
Если у вас остались вопросы, вы можете оставить заявку на консультацию по ссылке:
Автор статьи: Сафонова Сабина - лидер направления "Анализ и оценка финансовой деятельности"