Как первичные документы становятся финансовой отчетностью

Продолжаю рассказывать, как бухгалтерия формирует данные, необходимые инвестору для принятия решений. Сегодня рассмотрю путь обработки документов после регистрации.

Всем привет! С вами Алексей Иванов — автор телеграм-канала «Переводчик с бухгалтерского» и бестселлера «Бухгалтерия для небухгалтеров». На прошлой неделе рассказал о том, как формируются атомы бухучета — первичные документы. Первый этап бухгалтерской работы закончен — все факты хозяйственной жизни зарегистрированы в первичке. Но первичный документ — всего лишь фиксация факта, а бухучет должен дать пользователям понимание, как под влиянием зарегистрированных фактов хозяйственной жизни меняются объекты учета: активы, обязательства, капитал, доходы и расходы. Для этого бумажное или электронное море первички нужно упорядочить. И здесь на помощь приходят бухгалтерские регистры.

Слово «регистр» происходит от латинского «registrum» — список. Бухгалтерские регистры используются для накопления и систематизации данных первички. В классической бухгалтерии они могут иметь форму реестров, ведомостей, журналов и книг. Фактически это таблицы, в которых данные сгруппированы по определенным признакам. Например, это карточки счетов или ведомости. Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» устанавливает требования к регистрам. Из этих требований можно понять, как организуется обобщение первички:

1. Полнота. В регистрах хранятся данные, необходимые всем пользователям.
2. Хронологическая и систематическая запись. Данные обобщаются по датам фактов хозяйственной жизни (хронологическая запись) и по бухгалтерским счетам (систематическая запись).
3. Синтетический и аналитический учет. Данные группируются иерархично: от субконто к субсчетам и синтетическим счетам.
4. Системность информации. Целое равно сумме частей: хронологическая и систематическая запись, данные аналитического и синтетического учета, данные бухгалтерского учета и финансовой отчетности должны «биться» друг с другом.
5. Обоснованность учетных записей. Записи в регистрах формируются только на основе первичных документов. Нет документа — нет записи.
6. Достоверность информации. Данные должны отражаться без пропусков и искажений в тех периодах, когда фактически произошли факты хозяйственной жизни.
7. Своевременность информации. Данные должны попадать в регистры так быстро, чтобы успеть учесть их при составлении ближайшей финансовой отчетности.
8. Юридическая значимость учетных записей. Данные регистров подтверждают наличие и величину объектов бухгалтерского учета.

Единых установленных форм бухгалтерских регистров не существует, за исключением некоторых кассовых документов. Формы регистров разрабатываются главбухом каждой конкретной компании и утверждаются директором. Но есть обязательные реквизиты, установленные законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• название регистра;
• имя компании;
• даты начала и окончания ведения регистра;
• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов учета;
• стоимость объектов учета и единица измерения этой стоимости;
• наименования должностей ответственных за ведение регистра;
• личные подписи этих сотрудников с указанием фамилий и инициалов.

Регистры не обязательно вести на бумаге, допустима электронная форма. В современных бухгалтерских программах аналитика многомерная, все это добро перевести в бумажный вид бывает проблематично. Но если договор или закон обязывает предоставлять бумажный регистр, его придется распечатать и подписать.

«Бухгалтерская (финансовая) отчетность — информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом», – так говорит закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обращаясь к себе в третьем лице. Переведу, это определение, но сначала объясню, что такое отчетный период и отчетная дата.

Отчетный период — это не период, когда сдается отчетность, а период, за который она сдается. Почему-то первая трактовка очень распространена среди бухгалтеров. «Не беспокоить, у меня отчетный период!» — знакомо? Можете смело отвечать, что отчетный период у тебя закончился, начался период подготовки отчетности. Отчетная дата — последний календарный день отчетного периода.

Обязательный отчетный период, за который составляется финансовая отчетность, — год, а отчетная дата — 31 декабря. Малый бизнес обычно ограничивается только годовой отчетностью. В корпорациях принято составлять промежуточную отчетность: за первый квартал, полугодие и девять месяцев года. Соответствующие отчетные даты – 31 марта, 30 июня и 30 сентября. Некоторые компании формируют финансовую отчетность даже ежемесячно, но это редкость.

На подготовку годового отчета Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации отводит 90 дней, на подготовку промежуточной отчетности федеральный стандарт бухгалтерского учета ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» — 30 дней. В эти сроки бухгалтерия должна внести все факты хозяйственной жизни в учет, составить отчетность и подписать ее у руководителя компании.

Уже заметили путаницу с названиями? То бухгалтерская отчетность, то финансовая. Это не я такой непоследовательный. Государство до сих пор не определилось, какую отчетность делает бухгалтер: бухгалтерскую или финансовую. Поэтому в официальных документах второе имя пишется в скобках. Во всем мире эта отчетность называется финансовой, я тоже буду называть ее так. Финансовая отчетность раскрывает состояние дел компании в трех главных аспектах:

1. Имущественное положение на отчетную дату. Какие у компании есть активы и за счет каких пассивов они появились. Имущественное положение раскрывается в бухгалтерском балансе.
2. Финансовый результат деятельности за отчетный период. Какие прибыли или убытки получены и за счет каких доходов и расходов. Финансовый результат раскрывается в отчете о финансовых результатах.
3. Движение денежных средств за отчетный период. Какие денежные потоки по текущей, инвестиционной и финансовой деятельности были за отчетный период и их сальдо на отчетную дату. Движение денежных средств раскрывается в отчете о движении денежных средств. Никакого креатива — что в отчете раскрывается, то и в названии фигурирует. Скучно, товарищи!

Есть и другие формы финансовой отчетности. Например, отчет об изменениях капитала или пояснения. Но без этих трех нельзя сложить финансовую картину бизнеса.

В следующей статье расскажу, чем финансовый учет отличается от бухгалтерского. А если ждать не хочется, подписывайтесь на мой телеграм-канал «Переводчик с бухгалтерского» — там это уже давно есть!