Какие данные нужны бухгалтерии и как они туда попадают

Рассказываю, какая информация нужна бухгалтеру, чтобы после ее обработки получилась корректная финансовая отчетность, где фиксируется эта информация и как регламентировать ее прохождение.

Всем привет! С вами Алексей Иванов — автор телеграм-канала «Переводчик с бухгалтерского» и бестселлера «Бухгалтерия для небухгалтеров». Сегодня поговорим о документировании фактов хозяйственной жизни бизнеса. Звучит не слишком вдохновляюще, но без корректного оформления первичных документов нормальный учет не организовать.

Работа бухгалтера начинается с регистрации фактов хозяйственной жизни, которые влияют на имущественное положение и финансовые результаты деятельности компании. Факты хозяйственной жизни — объект бухгалтерского учета, который появился в России относительно недавно. Точнее, сам объект, конечно, был и раньше, но такое имя он получил только в 2011 году после принятия нового закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ. До этого факт хозяйственной жизни сначала назывался «хозяйственная операция», а позже — с середины 90-х — «факт хозяйственной деятельности». Не буду комментировать важность работы Минфина по переименованию учетных объектов. Просто объясню, что означает этот термин независимо от текущего названия.

Закон определяет факт хозяйственной жизни как сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Звучит не слишком понятно, поэтому сначала разберу составляющие определения, потом приведу примеры.

Набор понятий «сделка, событие, операция» в этой конструкции собран для того, чтобы охватить все возможные действия, из-за которых появляется факт хозяйственной жизни:

Вторая часть определения ограничивает круг сделок, событий и операций, которые являются фактами хозяйственной жизни. Они должны влиять на другие объекты бухгалтерского учета. Если сделка, событие или операция изменяет финансовое положение компании или движение денежных средств, то при ее отражении изменятся активы или пассивы. Если изменяется финансовый результат деятельности компании, то из-за факта хозяйственной жизни изменятся доходы, расходы, прибыли или убытки. То есть факт хозяйственной жизни всегда можно оценить в деньгах.

Пример 1:

От поставщика поступили материалы на сумму 100 000 рублей. Это факт хозяйственной жизни, поскольку у покупателя меняется величина активов (становится больше запасов на 100 000 рублей) и пассивов (становится больше кредиторской задолженности на ту же сумму).

Пример 2:

Вы уволили сотрудника. Это факт хозяйственной жизни, поскольку у вас увеличивается обязательство по выплате ему компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении и уменьшается оценочное обязательство по предстоящей оплате отпусков.

Пример 3:

Вы наняли сотрудника. Это еще не факт хозяйственной жизни, поскольку подписание трудового договора не изменяет оценку активов, пассивов, доходов или расходов. Когда сотрудник приступит к работе, обязательства по оплате труда возникнут. Но пока их нет — отражать в бухучете нечего.

Резюмирую: факт хозяйственной жизни — это первая костяшка домино, за которой валятся все остальные. Если бы не было фактов хозяйственной жизни, не было бы и бухучета — за ненадобностью. Финансовая отчетность составлялась бы единожды и больше не изменялась. Но жизнь не терпит статики. В том числе – хозяйственная.

Факты хозяйственной жизни регистрируются в первичных документах, которые затем обрабатываются определенным образом. Дальше расскажу о требованиях к этим документам, но начну с регламента, который традиционно считают бухгалтерским. Хотя на самом деле он нужен для управления бизнесом. И бухгалтерии без него никуда, естественно.

График документооборота — это схема прохождения документов внутри компании. В нем устанавливаются виды документов, ответственные за их создание и прохождение и сроки каждого этапа обработки. Если такого графика нет, Петр Иваныч из отдела снабжения режет воблу на накладной поставщика, а Марья Васильевна в бухгалтерии списывает со склада несуществующие с точки зрения бухучета материалы и не понимает почему программа ругается, высвечивая красные остатки.

С 2022 года в России есть отдельный бухгалтерский стандарт, который регулирует правила составления и обработки бухгалтерских документов — ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он определяет документооборот так: «Движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения». Перевожу на русский.

Бухгалтерский документооборот охватывает только бухгалтерские документы:

Их движение начинается в момент составления. И это движение не должно быть не таким, как в моем примере. При наличии графика документооборота начальник отдела снабжения объяснит Иванычу, что после подписания накладной у него есть три дня на то, чтобы донести документ в бухгалтерию. Иначе никакой больше воблы на складе.

После составления бухгалтерские документы могут проходить через несколько ответственных сотрудников из разных подразделений. Завершением исполнения, как правило, будет составление на их основе финансовой отчетности и передача в архив. Документы не обязательно должны быть бумажными, но и для электронных документов график документооборота необходим. Без него хаос в бухгалтерии будет современным, продвинутым и с удобными кнопочками.

Обычно график документооборота оформляется как часть учетной политики компании. И, несмотря на то, что учетную политику готовит главбух, график документооборота стоит разрабатывать в плотном контакте с директором. Во-первых, это его зона ответственности: согласно п. 28 ФСБУ 27/2021, документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта. Во-вторых, он лучше понимает какого взаимодействия между подразделениями нужно достичь. И график документооборота — отличное средство, чтобы устранить затыки там, где они есть, и добавить бюрократии туда, где царит анархия.

Поэтому не стоит рассматривать график документооборота как часть бухгалтерского учета. Правильнее смотреть на него как на часть системы внутреннего контроля, которая позволяет вовремя и без ошибок готовить информацию, необходимую не только для подготовки финансовой отчетности, но и для оперативного управления компанией.

График документооборота можно составить в виде схемы, текстового документа или таблицы — утвержденных форм нет. Главное, чтобы его было удобно читать, и он отвечал на вопросы:

Составление графика документооборота позволяет по-новому взглянуть на организационную структуру компании и бизнес-процессы. Это полезное упражнение для руководителя, которое может дать мощные инсайты. Но важно понимать, что бухгалтерский документооборот — лишь часть общего документооборота компании. И график документооборота нужен не только в бухгалтерии. А главное, без воли руководителя, который заставляет команду соблюдать его, — это просто бумажка.

Все факты хозяйственной жизни регистрируются в первичных учетных документах (Source Documents) или попросту — первичке. Это требование статьи 9 закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ. Нет документа — значит, и факта хозяйственной жизни не было. Бухгалтер не имеет права придумывать несуществующие факты хозяйственной жизни, даже если полностью уверен в том, что они были. Первичный документ — это свидетельство о рождении факта хозяйственной жизни. Без него факт хозяйственной жизни — асоциальный маргинал непонятного происхождения, следы о котором аудиторы заставят вычищать из бухгалтерских регистров и финансовой отчетности.

До 2013 года первичку нужно было составлять строго по формам, которые установлены альбомами унифицированных форм первичной учетной документации. Их в конце 90-х разработал Госкомстат — предшественник Росстата. С 1 января 2013 года коммерческим организациям унифицированные формы применять не обязательно. Закон №402-ФЗ делегирует выбор форм первички руководителям компаний. Руководитель утверждает формы вместе с учетной политикой компании, и затем они применяются в течение как минимум года.

Исключение — кассовые документы. Приходные и расходные кассовые ордера, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчетно-платежные ведомости составляются по унифицированным формам. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 №3210-У.

Первичка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

В теории свобода форм нужна компаниям, чтобы расширять или сужать набор реквизитов, исходя из своих информационных потребностей. Нужно вам в среднем бизнесе иметь в первичке код подразделения или статьи бюджета, чтобы было удобнее разносить затраты — добавляете. Не нужно в условной шаурмячной — убираете. Но практика вносит свои коррективы. Огромную долю рынка бухгалтерского софта занимает фирма 1С. А в ее продуктах формы первички основаны на унифицированных. Поэтому в большинстве бухгалтерий малого и среднего бизнеса первичка выглядит одинаково.

Первичка должна составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания. Ответственность за это и за соответствие данных в документе факту хозяйственной жизни лежит на тех, кто его подписал. Главбух отвечает только за правильность дальнейшей обработки документа.

Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон №402-ФЗ разрешает составлять первичные учетные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Я очень поддерживаю такой формат. Электронный документооборот ускоряет прохождение документов между контрагентами и внутри компании в несколько раз. При этом бухгалтерии не приходится заниматься обезьяньей работой — вбиванием в компьютер данных с бумажного документа, куда они попали с другого компьютера.

ФСБУ 27/2021 ввелн термин, который прежде в бухучете не использовался, — оправдательные документы. Это полезная новация, она позволяет отделить первичные учетные документы от других документов, отражающих факты хозяйственной жизни. Практика показывает, что не все бухгалтеры разделяют эти понятия. Отсюда и нелепые требования типа обязательного предоставления в бухгалтерию счета на оплату или наличия подписи поставщика на товарной накладной для принятия ее к учету.

Оправдательный документ — это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Он составляется не для бухгалтерского учета, а для юридической фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом №402-ФЗ. Вот типичные оправдательные документы:

При этом оправдательный документ может содержать реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, подписи представителей контрагента, которые фиксируют передачу ценностей одной стороной и приемку другой. Бухгалтерия традиционно требует документы, которые подписаны с обеих сторон, и раньше это не было большой проблемой. Но в пандемию с массовым переходом на удаленку подписание документов стало болью. Хотя боль-то фантомная: статья 9 закона №402-ФЗ требует наличия в первичном документе подписи лица или лиц, ответственных за совершение операции и ее оформление со стороны компании. Эти ребята берут на себя ответственность за то, что факт хозяйственной жизни зафиксирован в первичном документе корректно, и его можно принимать к учету.

Если оправдательный документ содержит все обязательные реквизиты первичного, его можно принимать к учету без составления отдельного первичного документа. Это распространенная практика, но по умолчанию такие документы не являются первичными. Акт приемки-передачи имущества или товарная накладная составляются не для бухгалтерского учета. Но раз в них есть все необходимое для принятия объекта к учету или списания, грех бухгалтеру этим не пользоваться.

Первичные учетные документы могут составляется на основе оправдательных. Такая конструкция давно существует, новый стандарт просто дал имя имеющейся сущности. Например, чтобы отразить в бухучете списание дебиторской задолженности подотчетного лица, нужен первичный документ — авансовый отчет. Он составляется на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые обосновывают затраты подотчетника, и содержит информацию о них. Вот эти документы и являются оправдательными.

В следующей статье расскажу, как данные первичных документов после обработки превращаются в финансовую отчетность. А если ждать не хочется, подписывайтесь на мой телеграм-канал «Переводчик с бухгалтерского» — там это уже давно есть!