Вернуть долги: рассказ об автоматизации дебиторской задолженности

Любой бизнес, в силу специфики обмена денежных средств на услуги или товары — вынужден работать с долгами. Если транзакций в бизнесе много, то нанимают отдельного человека, а то и команду! И те звонят и напоминают «оплатить счёт». Хочу поделиться мыслями об автоматизации этого процесса.

Привет! Меня зовут Алексей, и я занимаюсь автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов. Некоторые мои клиенты заинтересовались системой автоматизации работы с дебиторской задолженности. Проще говоря «как доработать 1С, чтобы она автоматически „звонила“ должникам и просила заплатить». Показываю!

Я исхожу из того, что в любом деле людям интересно работать долгосрочно. Поэтому никто не стремится «специально не платить». Если качество работа или товаров устроило принимающую сторону, то они не против заплатить и любые задержки, скорее всего, признак кривых процессов, чем злого умысла. Если напомнить — заплатят, может быть, не побегут, радостно доставая ЭЦП, но заплатят. Поэтому компаниям зачастую проще напомнить, предложить альтернативы, чем доводить дело до конфликта. Напомнить — часть работы претензионниста или «позвоночника», от позвонить. Изначально большую часть этой работы можно автоматизировать!

Допустим, есть небольшая компания, где обязанности «позвоночника» выполняет специалист на четверть или полставки. То есть подобной работы в компании не очень много, его рабочий день выглядит примерно так:

• делать свою основную работу,
• открыть 1С, составить отчет должников,
• выбрать тех, кому надо напомнить об оплатах: позвонить, написать письма,
• делать свою основную работу,
• на следующий день — повторить.

Так как 90% подобной работы однообразна и повторяется из раза в раз — то есть смысл задуматься об автоматизации. Как минимум это ускорит бОльшую часть работы и освободит время сотрудника.

Кроме того, у такого подхода есть ряд других преимуществ, как для работника, так и для компании:

• программа работает ежедневно, невзирая на усталость, болезнь, отпуска, не может выгореть, не закроется с плачем в туалете, из-за нецензурной лексики контрагентов;
• полностью отсутствуют ошибки из-за невнимательности, которые часто происходят из-за усталости;
• повышается скорость бизнес-процесса, а значит тот же специалист сможет обрабатывать больше контрагентов с кредиторкой в день, либо, если рост такой работы не планиурется, его можно переключить на более ценную работу.

Подробнее о тяжёлой и неказистой жизни претензиониста, читайте в статье про «автоматизацию „позвоночника“».

Я уверен, что взрослые люди стремятся к долгосрочному сотрудничеству! Это касатеся b2b и b2c! Если хотят и дальше что-то получать, то за это будут платить.

Однако, понимать, почему люди тянут с оплатой — полезно! Понимание причин поможет не только «подстелить соломки», но и подготовить огнетушитель, чтобы быть готовым, даже если вся солома загорится.

Интересен кейс с автоматизацией должников в ЖКХ. Ситуация с долгами — сложная. Жители обвиняют ЖКХ в отмывании денег, и навешивании услуг, которых не оказывают, сотрудники ЖКХ снимают магниты со счётчиков. ¯\_(ツ)_/¯

В этой статье не буду затрагивать, как исправить подобную ситуацию, потому что это вопрос PR и выстраивания коммуникаций, чем учёта. Тем не менее учёт здесь поможет повысить прозрачность услуг. Например, учёт поможет показать реальное состояние собранных денег, долгов и проведённых работ, то есть обозначить «да, мы не меняем трубы, но посмотрите сюда, с вашего района собрано только 1/8Х, а трубы стоят 3Х, пока мы не соберём 3Х, трубы не поменяются, а чтобы собрать, нужно чтобы все заплатили по счетам». Это не решает всех проблем, но открывает занавесу тайн.

Тем не менее полезно понимать одну очевидную вещь — гораздо проще уговорить отдать небольшой долг, чем доводить до суда баснословные суммы. В сфере ЖКХ жители могут закрыть долг в 4000₽, даже в 40 000₽ долг закроют, но если долг будет в 400 000₽, скорее всего, долг не закроют. Даже если идти в суд и выиграв, если у жителя нет таких денег — вернуть их будет сложно. Вдобавок есть куча законов и регламентов, которые защищают жителя. Вывод — лучше строить систему возврата долгов в ЖКХ таким образом, чтобы 1С работала с самыми маленькими долгами и не доводила дело до серьёзных сумм.

Подробнее об этом в «Как автоматизировать работу с должниками в ЖКХ»

Отчёт по должникам. Собрать отчёт по дебиторской задолженности — не сложно. Но можно автоматизировать сбор отчёта, присылая его, например, каждое утро на почту и «анализ». Если раньше специалист изучал долги «своей головой» с позиции, «дак, тут опаздывают по срокам на два дня, надо им позвонить, а этих ещё есть день в запасе, напишу им просто письмо-напоминание». То теперь программа сама проведёт должников по этим фильтрам и подготовит сообщения и звонки.

Мониторинг. Можно собрать отдельную панель состояния по дебиторской задолженности. Для руководителя бизнеса её собирают общую, показывая только состояние в целом. А для «позвоночника», можно уже показывать статус каждого должника: ждём оплату, скоро звонить и так далее.

Уведомления. Сами уведомления однообразны, в них меняется только ФИО, номера договора и сумма долга. В работе с шаблонами ничего сложного нет, но лучше пригласить редактора и юриста, чтобы подобные уведомления действительно читали, а не относились как к спаму. Сами уведомления можно слать через почту, мессенджеры, работая через чат-боты, звонками, используя, например, Алису и так далее.

На этом мысли закончились, если у вас появится что-то ко мне — задавайте!