Создание системы контроля сдачи отчетности бухгалтерской компании

Привет! На связи компания «Аутфинанс». Сегодня расскажем как создавали, придумывали и внедряли систему контроля сдачи отчетности для бухгалтерской компании, на какие грабли наступили и что из этого получилось.

Компания «Авирта» — одна из лидеров рынка бухгалтерского обслуживания в Татарстане по количеству клиентов (более 300 в обслуживании).

Перед нами была поставлена задача создать единую форму, в которую бухгалтеры смогли бы вносить информацию по сданным отчетам в налоговую и иметь актуальную картину по тому, что осталось сдать, а руководитель смог бы анализировать работу сотрудников и сдачу отчетов.

Все данные, представленные в изображениях и отчетах, демонстрационные, и не имеют ничего общего с данными компании-заказчика.

Мы давно знакомы с руководителем компании «Авирта». Первым проектом, который мы создавали в компании, было внедрение базовой части управленческого учета, связанного с финансами.

В рамках этого проекта, руководитель рассказал о том, как бухгалтеры работают с информацией. Для работы они используют чек-листы в Гугл Таблицах. В чек-листе хранится вся информацию по клиенту на обслуживании (телефон, контактное лицо, стоимость обслуживания и прочее), а также какие отчеты были сданы и необходимые комментарии.

Каждый сотрудник переделывает чек-лист под себя, и разобраться в нем может только он сам. При этом сами сотрудники иногда теряют информацию ввиду большого объема таблицы или забывают заполнить ее, и плохо ориентируются в своем же документе.

После совместного обсуждения всех проблем мы составили перечень задач к тому, как должна выглядеть и работать система учета для бухгалтеров:

• Нужно создать единую структуру чек-листа, в которой будет объединена вся нужная информация для всех бухгалтеров, и избавиться от ненужной информации по клиентам путем переноса в CRM, либо удалить её. Тогда и сам бухгалтер, и руководитель смогут свободно ориентироваться и понимать информацию в чек-листах.
• Создать для руководителя бухгалтеров единую базу клиентов с основными характеристиками (план по часам обслуживания, стоимость обслуживания, даты подписания и разрыва договора), а также перечень отчетов, которые должен сдавать бухгалтер. Тогда руководитель сможет контролировать, какие отчёты были сданы, а какие нет, а бухгалтер увидит, что он забыл сдать. Единая база клиентов помогает бухгалтеру не забывать взять нового клиента в работу.
  
• Вместо факта сдачи отчета начать использовать дату сдачи отчета. В результате будет понятно, по каким отчетам есть опоздания, и насколько часто бухгалтеры не успевают выполнить работу в срок. Для того, чтобы сравнивать, нам нужно будет создать плановые даты сдачи отчетов.
  
• Построить отчеты на основе заполняемой бухгалтерами информации в чек-листах для того, чтобы руководитель имел возможность сравнить результаты сотрудников в одном месте, погрузиться в данные и не тратить время на сведение отчетов вручную.

Первоначально мы собрали весь перечень отчетов, который сдается в компании. Большая часть отчетов бухгалтеров совпадала, но были и уникальные отчеты. Чтобы избежать названия одного и того же отчета по-разному мы собрали их воедино и согласовали названия.

После этого создали необходимый перечень информации по клиенту. Для одних раньше был важен код налоговой, а для других система отчетности. Здесь мы также удалили лишнюю информацию и собрали универсальный список.

Для того, чтобы бухгалтер не забывал про нового клиента, владел информацией, которую он не контролирует, а также знал, какие нужно сдавать отчеты — мы создали таблицу, которую ведет руководитель отдела. Потому как именно через него проходит вся информация о новом договоре или изменении условий прежнего.

Была создана структура с необходимой информацией по клиенту. Кроме того, было принято решение дублировать данные о клиенте на несколько записей, потому как отчеты иногда нужно было сдавать по разным системам налогообложения или налоговым, и бухгалтеры забывали об этом.

В той же таблице был добавлен полный список отчетов по клиентам, из которого необходимо выбрать отчеты, которые нужно сдавать.

После того, как была подготовлена база клиентов, мы приступили к разработке универсального чек-листа. Разбили чек-лист на 2 части: одна — для помощника бухгалтера, который собирает первичные документы, другая — для бухгалтера, который занимается формирование и сдачей отчетности. Это было сделано для того, чтобы каждый пользователь работал в своей среде и не мешал другому.

Вся информация загружается в чек-лист автоматически из базы, которую ведет руководитель отдела. Бухгалтеру остается только ставить даты сдачи отчета. Никаких других заполнений от него не требуется, что позволяет сэкономить время на ввод информации.

В чек-листе выведен столбец, считающий количество сданных и оставшихся отчетов. Бухгалтер теперь точно знает, сколько ему осталось сдать. Кроме того, был добавлен плановый срок сдачи отчета (был использован собственный срок, который немного ранее того, что по закону).Таким образом весь чек-лист стал умещаться в один экран.

Здесь стоит остановиться и рассказать о том, какие проблемы мы испытали во время этого проекта. Изначально предварительные варианты базы клиентов и шаблона чек-листа были созданы и согласованы с руководителем компании. И в тот момент, когда проводили презентацию сотрудникам мы столкнулись со шквалом критики и негатива. Причем негатива, который был объективно и разумно обоснован. Сотрудники объяснили каким образом пользуются чек-листами они, почему изменяют каждый под себя и почему изначальный чек-лист, который создал руководитель на этапе становления компании не подходит.

После этого всю проделанную работу можно было отправить в мусорку. Было принято решение собрать все пожелания и правки у самих бухгалтеров и создать все заново. Сам руководитель компании понял, что иначе представляет производственную работу сотрудников.

Однако, вносить правки и согласовывать решение с сотрудниками то еще удовольствие. У них нет такой мотивации и заинтересованности, как у директоров. Все сроки затягиваются, находятся более важные дела и прочее. Кроме того, мы попали в период сдачи отчетности, что просто заморозило проект внедрения.

В результате по разным причинам срок от начала внедрения до его завершения занял почти 6 месяцев.

После того, как мы уже окончательно утвердили базу клиентов и шаблон чек-листа, и все были довольны, включая сотрудников, стало возможно приступить к созданию системы аналитики, которая основана на данных из чек-листов.

Собственно из-за нее все и затевалось. При помощи системы аналитики Microsoft Power BI вывели всю информацию о том, сколько отчетов сдано, сколько осталось, с каким отклонением (опережением или опозданием они сдаются), какие отчеты самые популярные, а также какие бухгалтеры эффективные.

В ходе презентации аналитики мы нашли инсайт, что до этого в компании между бухгалтерами клиенты распределялись строго поровну. При этом из аналитики мы увидели, что даже при равном количестве клиентов количество отчетов, а соответственно и нагрузка на бухгалтера, могут сильно отличаться.

После того, как все было готово, мы записали текстовые инструкции для сотрудников и провели презентацию системы аналитики для руководителя. В итоге любой новый сотрудник сможет самостоятельно изучить весь материал и не зависеть от руководителя или других сотрудников.

Было создано несколько файлов, которые упорядочили информацию о клиентах и отчетах. Внедренная стандартная структура стала учитывать интересы всех сотрудников и руководителей компании, а измененные процессы позволили получать аналитику об эффективности сотрудников. Сам руководитель получил прозрачную картину по тому, как работают бухгалтеры в его компании, и возможность влиять на ситуацию на основании данных.

Получившийся интерактивный отчет с аналитикой вы можете самостоятельно изучить и посмотреть в разрезе различных налоговых систем и отчетов.

Задавайте ваши вопросы про этот проект и внедрение системы контроля сдачи отчетности в комментариях.