Этапы внедрения системы электронного документооборота

На современном этапе развития цифровая трансформация в организациях стала главным источником эффективного управления и организации работы. Внедрение СЭД – процесс, который требует тщательного планирования и последовательного выполнения шагов. В статье рассмотрим этапы внедрения СЭД в организации.

Постановка целей при внедрении СЭД имеет ключевое значение для успешности проекта. Цели бывают разными и зависят от потребностей организации и включают в себя автоматизацию процессов, сокращение времени на обработку документов, безопасность документооборота, контроль сроков исполнения и удобство использования. Кроме того, цели при внедрении СЭД должны быть реалистичными, измеримыми и достижимыми в установленный срок. При постановке целей чётко определите, какие конкретные проблемы или задачи решаются внедрением СЭД, какие результаты вы ожидаете и как будете измерять успех проекта.

Типичные ошибки этапа:

• Размытие цели и сведение работы к внедрению системы ради системы.
• Отсутствие чёткого понимания, что такое автоматизация документооборота и что это не означает полный реинжиниринг бизнес-процессов.
• Недонесение ценности проекта до сотрудников провоцирует сопротивление или игнорирование нововведений.

Второй этап – аудит текущего документооборота. К этому этапу относятся характеристика регламентирования процессов, проведение систематизации документов, определение функционала подразделений, распределения зоны ответственности руководителей, определения потенциальной зоны автоматизации. При проведении аудита изучаются этапы жизненного цикла документов – от создания до архивирования. Важно выявить даже мельчайшие возможные проблемы. Аудит проводится как самой организацией, так и нанятым аудитором.

Типичные ошибки этапа:

• Некомпетентный или не опытный аудитор. Проверьте наличие разрешительных документов на оказание аудиторских услуг, изучите отзывы о компании, убедитесь в профессионализме сотрудников.
• Отсутствие изучения стороннего опыта. Изучение ошибок, допускаемых другими, помогает избежать собственных неудач.
• Неиспользование мнения сотрудников. Важно учесть опыт и мнение сотрудников организации, которые могут чётко аргументировать проблемы при обработке документов.

Первым критерием при выборе СЭД для автоматизации документооборота считается обеспечение всего цикла обработки документов. Начиная созданием и заканчивая архивированием.

Второе – это интеграция ПО с IT-системой организации, которая сохраняет связи между старыми системами с использованием новой в качестве связующего узла.

Третье – доступность для всех сотрудников. Организуйте рабочие места с СЭД каждому сотруднику, а не одно место на весь отдел. Так не будет очереди на регистрацию документов, распечатку, поиск и другие работы с документами. Будет плюсом организация удалённого доступа к СЭД.

Четвёртый критерий – защита информации и персональных данных. СЭД должна защищать от несанкционированного доступа к документам, от утечки информации, защищать от копирования и изменения файлов.

Способность СЭД создавать и предоставлять информацию о показателях работы организации – пятый критерий. Создание стандартных и индивидуальных отчётов с функцией обработки и представления в графическом виде учитываются при выборе СЭД.

Типичные ошибки этапа:

• СЭД с избыточным функционалом, которое не будет использоваться и приведёт к лишним расходам.
• Недостаточное внимание защите информации становится источником угроз.

На стадии создания проекта определяется компания-поставщик, желательно с опытом внедрения СЭД, лицензионным ПО, программой обучения пользователей, компания, которая оказывает информационную и техническую поддержку. Будет плюсом, предоставляется бесплатный пробный период работы. Это поможет на раннем этапе выявить неподходящий для организации продукт. Создавать проект внедрения СЭД нужно на основании результатов аудита документооборота именно вашей организации, а не использовать средние показатели по организациям вашего сегмента. Ещё один фактор выбора компании-поставщика СЭД – это цена. Выберите компанию, соответствующую запросам и возможностям. Оказание технической поддержки и своевременного обновления системы – также важный критерий. Без этого возможен риск оказаться с продуктом, но без понимания как с ним работать.

Типичные ошибки этапа:

• Желание сэкономить и, как следствие, внедрение некачественного и не нужного продукта.
• Не учитывание рисков, таких как финансирование, кадры, сроки могут привести к срыву проекта.

На этапе реализации проекта внедрения СЭД разрабатываются документы, регламентирующие работу с СЭД и проводится обучение ведущих пользователей. Внедрять СЭД нужно поэтапно, начиная с отдельных пользователей, затем переходить к отделам, одновременно с этим обучать рядовых сотрудников. Для успешного внедрения чётко следуйте плану и срокам внедрения, организуйте взаимодействие филиалов, структур и подразделений, подготовьте методические рекомендации по работе с СЭД для сотрудников.

Типичные ошибки этапа:

• Внедрение продукта сразу во всей организации. При сбое в работе СЭД это приведёт коллапсу и парализует работу организации.
• Внедрение только части проекта, не влияющей на картину в целом. Например, автоматизировать только отдел ДОУ, тогда как другие отделы оставить с бумажным документооборотом.

Выделяется два подхода к оценке реализации: целеориентированный и системоресурсный.

При целеориентированном подходе эффективность определяется через сравнение поставленных целей и полученных результатов. Например, сравнение реальных затрат на внедрение и обслуживание СЭД с планируемыми затратами. Эффективность – результативность процесса автоматизации документооборота.

Системоресурсный подход рассматривает эффективность с точки зрения наличия и доступности ресурсов системы, достижения эффективного автоматизированного документооборота. Эффективность – свойство СЭД выполнять поставленную цель в заданных условиях и с определенным качеством. Например, показателями эффективности при автоматизации документооборота будут сокращение временных циклов обработки документов, уменьшение объёма бумажных документов.

Типичные ошибки этапа:

• Отсутствие мониторинга состояния ключевых показателей эффективности и их отклонение от составленного плана по автоматизации документооборота.
• Отсутствие анализа результатов внедрения СЭД, позволяющего вносить дополнения и изменения в план реализации проекта.

В заключение отмечу, что внедрение СЭД представляет собой сложный и долгий процесс, требующий финансовых вложений. Несмотря на это, новая системы поможет снизить уровень ошибок, обеспечит контроль за документами, безопасность и эффективность управления организацией.