Переход офиса на удаленную работу: так ли это сложно

Коронавирус — сейчас это не только самый популярный запрос в интернете, но и зачастую необоснованная повсеместная паника. А паника это плохо, но игнорирование проблемы еще хуже.

Ведь только с помощью сознательного отношения каждого из нас, мир быстрее справится с этой тяжелой ситуацией. И переход на удаленную работу – один из вариантов сознательного поведения. Но как можно в условиях “нужно было еще вчера” организовать данную работу верно и при этом не потерять эффективность? У нас есть небольшой план действий, который мы подготовили на примере нашей компании Webit. Очень надеемся, что он вам поможет.

Первое, что вам стоит сделать – узнать мнение руководителей о переходе на удаленку и обсудить, что понадобится отделам для комфортной работы. Делая объявление, сотрудников, что никакой прямой угрозы нет. И все делается лишь для обеспечения безопасности их здоровья и ограждения от главного источника опасности – метро и общественного транспорта. Лучшее решение – это составить списки, кто из команды может продолжить работу из дома, а кому нужно остаться на передовой. У нас в офисе остались только самые необходимые люди: системный администратор (поддерживает работоспособность станций, где требуется удаленный доступ), офис менеджер (занимается решением оперативных вопросов) и директор производственного департамента. И те, кто у кого нет своей машины, используют такси, оплачиваемое компанией. Кстати, отсутствие ключевых сотрудников не повлияло на документооборот, вся необходимая корреспонденция отправляется в штатном режиме при помощи офис менеджера.

Следующий пункт есть дома практически у каждого современного человека: компьютер, наушники с микрофоном и хороший интернет. Большая часть сотрудников могут забрать офисные ноутбуки и тогда переход будет еще проще. В этой части не должно возникнуть проблем. А если они все же есть – то быстро решаемы покупкой необходимого оборудования.

Обязательно позаботьтесь, чтобы у всех ваших сотрудников был доступ к их ежедневно используемым инструментам на работе, для этого попросите системного администратора установить все необходимое:

• Телефония. Мы переводим звонки с офисных телефонов на мобильные сотрудников с помощью приложения от нашего поставщика данных услуг. Т.е. звонок идет на номер вашей компании и переадресовывается на мобильный телефон сотрудника с помощью приложения.
• Общий чат компании. Телеграмм и ватсап для этого самые неудачные помощники, они подойдут разве что команде из 5 человек. Мы используем Slack – очень удобный софт, однако с платными расширениями. Но есть тот же Discord или стандартный Скайп. Кстати, при видео звонках приучите себя расшаривать экран, если пытаетесь что-то объяснить, это очень хорошо помогает и используйте запись, для сохранения важных моментов, которые не успели уловить, чтобы потом не мучать коллег.
• Почта. Без нее никуда, это один из самых важных инструментов коммуникации в бизнесе. Главное, это обеспечение сохранности данных и личных учетных записей.
• Забудьте, пожалуйста, о флешках и жестких дисках. Сейчас есть нечто удобнее – облако! Обязательно подключите компанию к облачному хранилищу. Это настоящая панацея при удаленной работе. Удобно не только хранить данные, но и делиться ими с коллегами.
• Плюс установите все самые необходимые программы, у каждого подразделения они свои. Без них работы не выстроить.

В первый день удаленной работы попросите руководителей отделов провести в скайпе небольшую вводную конференцию. Пусть сформируют несколько основных правил и определят границы для своей команды:

• Сформируйте отчетность. Доверие это хорошо, но работа дома расслабляет. Когда у тебя есть обязанности, пусть это будет даже небольшой отчет о выполненных за день задачах, он поможет сосредоточится.
• Если у вас появился сложный вопрос, не нужно решать его в чате. Так вы только усугубите ситуацию, лучше соберите колл и обсудите все голосом – это намного эффективнее.
• Не заставляйте коллег работать сверхурочно, руководствуясь тем, что “он же все равно дома, какая разница, если он уделит лишний час этой задаче”. Мы все живые и у всех нас есть домашние дела.
• Не стоит уходить от ежедневного распорядка дня. Донесите, что если работать в пижаме под одеялом только открыв глаза – это не самая удачная идея. Лучше сохранить ежедневные привычки. И обязательно оборудуйте себе место дома, схожее с вашим рабочим и пусть оно будет лучше за столом, чем в кровати. Это элементарно здоровье вашей спины.
• Также уточните, что работа из дома – это не значит, что можно попутно заниматься личными делами. Пусть сотрудники объяснят домашним, что они на работе и не могут отвлечься даже на 5 минут.
• Не забывайте и о психологической составляющей. Все мы социальные существа и если нас резко вырвать из привычного окружения и изолировать, то может случится срыв. Поэтому обязательно устраивайте неформальные чаты, организовывайте флешмобы (сфотографируй свое рабочее место или поделитесь фото домашних питомцев). Это и элементарное поддержание корпоративного духа. После работы соберитесь например в скайпе для обсуждения нового фильма или поиграйте вместе в компьютерную игру.

Если вы соблюдаете все эти пункты, то проблем в переходе не должно возникнуть. Первое время будет много вопросов – наберитесь терпения, заведите канал помощи в чате и не забывайте, что сотрудники самый ценный ресурс вашей компании. Не нужно расценивать вынужденный переход на удаленную работу как барьер для эффективности бизнеса. В ситуации кризиса выигрывает тот, кто видит в этих изменениях не только проблемы, но и возможности. Подстраиваться и развиваться – это табу успешной компании.