Дизайн-мышление на удалёнке: 5 советов для воркшопов в онлайн

Для начала пару слов о том, зачем мы в IBM iX проводим сессии в формате дизайн-мышления. Мы часто создаем новые идеи в рамках разработки стратегии, продукта или в пре-сейл упражнении. Обычно мы проводим такие мероприятия в офлайне, где все общаются и попутно клеят красивые стикеры.

В закладки

Но еще в декабре 2019 нам пришлось провести подобный воркшоп для заказчика, команда которого находилась в разных регионах. С тех пор проведение сессий в онлайн стало новой нормой.

В целом даже если вы не используете дизайн-мышление, эта статья вдохновит вас разбавить рутинные звонки по Zoom или Webex интерактивной доской, на которой одновременно смогут работать все участники. Это удобно, понятно и не скучно.

Сначала нам казалось, что так же хорошо, как в офлайне — не получится. Но по факту, всё очень даже работает, поэтому с удовольствием делимся советами и лайфхаками из нашего опыта.

1. Морально подготовьте участников

makeameme.org

Прежде чем начать сессию дизайн-мышления, сделайте короткую и понятную коммуникацию всем участникам. Пригласите руководство или ключевого стейкхолдера для вдохновляющего открытия.

Чтобы снизить уровень неопределенности сделайте три шага:

  • Отправьте приглашение в календарь + отдельное письмо за две недели и накануне. Проверено: приглашения от имени руководителя повышают уровень ответственности и вовлеченности участников, что особенно важно, если они впервые собираются на подобных воркшопах.
  • Добавьте небольшую презентацию, отвечающую на вопросы «Зачем? Каких целей хотим достичь? Почему вы?» Проверено: если повестка встречи слишком большая — разбейте на несколько 2-часовых воркшопов в течение недели в одно и то же время.
  • Помогите разобраться с онлайн-инструментарием. Для любознательных добавьте «домашнюю работу» pre-read/watch, например, Miro start kit. Так участники смогут представить, как будет выглядеть сессия. Проверено: если проверить регистрацию участников заранее, получится сэкономить 10 минут вашей сессии.

2. Постройте онлайн-доску

Lifesize.com

Такую доску, на которой вам и участникам будет приятно работать. Для этого хорошо подойдут онлайн-доски Mural или Miro. Бесплатные аккаунты позволяют позвать нескольких участников — этого вам хватит для первых сессий.

Как понять, что ваша доска хороша?

  • По доске сразу видно структуру сессии и повестку. Например, большие навигационные блоки с цифрами — хорошее решение, которое цепляет внимание участника. Проверьте: сделайте большой зум — видно логику вашего воркшопа?
  • При зумировании отдельная рабочая область влезает в экран. Сделайте прямоугольники по размеру экрана и формируйте под этот размер рабочие области.
  • Структурные элементы доски зафиксированы, рабочие области (там, где участники клеят стикеры) выделены одним цветом.

Сделайте навигацию сверху-вниз, как при скроллинге сайта, при этом явно обозначьте старт и конец. Оставьте в каждом упражнении по 1–2 стикеру правильного размера для тех, кому будет сложно сразу сориентироваться — они смогут просто копировать стикеры и заполнять. Приведите примеры на каждое задание — покажите, как необходимо формулировать мысль и какой уровень гранулярности идей ожидается.

3. Не тащите все на себе

Mememaker.net

Здесь мы используем такой же подход, как и при фасилитации в офлайне — возьмите в команду нескольких фасилитаторов и четко определите роли каждого. В идеале — один фасилитатор на 6–8 участников.

Я выделяю минимум три роли:

  • Мастер-фасилитатор («тамада») — открывает и ведет всю сессию.
  • Фасилитатор на подхвате («аналитик») — помогает со сложными вопросами, с пробуксовкой при генерации идей у подгрупп, упорядочивает стикеры при необходимости. Плюс смена голосов оживит фасилитацию. Но не переусердствуйте, участники могут и запутаться.
  • Фасилитатор технический («решала») — отвечает за технические проблемы, смотрит за чатом, ловит «потерявшихся», отключает микрофоны «шумных».

Обязательно сделайте генеральный прогон — 1–2 быстрых репетиций, как бы вы сами выполняли задания и попробуйте найти узкие места: что не так и кто из фасилитаторов это будет решать.

4. Бодрое начало

Atlassian community

Начните в том онлайн-инструменте, с которым знакомы все участники сессии: Zoom/Webex/Skype. Там же сделайте вводное слово, покажите онлайн-доску и отправьте ссылку в чат. Первое задание для участников — дружно перейти в Miro.

Три секрета бодрости:

  • Сразу научите участников зумировать и ориентироваться в расположении элементов. Мы использовали элемент «звезда» (или «путеводная звезда») и перемещали её по рабочей области как указатель.
  • Сделайте разогрев: попросите каждого участника сделать стикер со своим именем в заранее подготовленном поле. Если вам надо поделить участников на группы, дайте задание перенести свои имена в ячейки по определенному критерию, например, по стажу работы, любимому цвету, первой букве имени. Или используйте функцию breakout rooms в Webex/Zoom.
  • Добавьте музыку — то, что объединит всех участников сессии и заполнит тишину. Главное, чтобы музыка не отвлекала, поэтому треки должны быть в меру нейтральные, но активные. Я часто ставлю «Яндекс.Музыку» — «Фон — Настолки в компании».

Две полезные функции онлайн-доски, которые помогут сделать фасилитацию еще более удобной: Screen sharing (вместо слайдов в Zoom и отдельноMiro, можно использовать толькоMiro, там же есть микрофон) и Presentation mode (все остальные участники видят то, что вы показываете, а не хаотично «бродят» по доске)

5. Не менее бодрое продолжение

makeameme.org

Чтобы участникам было интересно, они не теряли внимание и активно вовлекались в процесс, нужен управляемый разговор: задавайте вопросы и делайте паузу, чтобы среди участников нашелся доброволец.

Дополнительную динамику фасилитации создадут:

  • Голосовалки за лучшие идеи — приготовьте их в виде красных точек напротив имени каждого участника. Будет видно, кто проголосовал, а кто нет. В досках есть и платная функция с таймером, но мне нравится по-старинке, как в офлайне: )
  • Кто все сделал — пусть не скучают: попросите их помочь вам группировать и структурировать стикеры группы, пусть они готовятся к короткой презентации того, что получилось.
  • Следите за динамикой — кто закончил, тот ставит «+» в чат. Считайте вслух — это тоже добавляет динамики

И, напоследок, немного про технику:

  • Видео: я ставлю 2 компьютера: один мой — вид фасилитатора, другой рядом — вид участника. Так вы можете понять, что видит участник, и не надо спрашивать «А видно ли вам?» или «Увеличился ли у вас экран?».
  • Аудио и микрофон: через наушники звук чище и неслышно стука вашей клавиатуры. Музыка через колонку и телефон — тогда она не фонит, просто играет на фоне, плюс на телефоне просто управлять громкостью. Ну и конечно, включаем свое видео с самого начала, делаем жесты руками.
  • Еще интерактив: сбор идей в онлайн-режиме (без голосования потом) можно сделать в menti.com — просто добавьте QR-код на доске, и каждый с телефона сможет ответить. Например, что еще улучшить можно в таких сессия? Фото, мемы, гифки также очень приветствуются!

Всем успешных сессий дизайн-мышления! Делитесь вашим опытом в комментариях.

Бонус для тех, кто дочитал до конца! 🎉

IBM открыл три курса по дизайн-мышлению в онлайн, в том числе Essential for AI. Что мне там особенно нравится: видео разных упражнение дают понимание, как это выглядит в жизни; шаблоны для фасилитации с правильными «направляющими» словами для участников; все блоки короткие. Проходите и получайте бейджи тут.

Дополнительные вдохновляющие ресурсы:

{ "author_name": "Анастасия Ким", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 2, "favorites": 13, "is_advertisement": false, "subsite_label": "office", "id": 115692, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 06 Apr 2020 13:20:32 +0300", "is_special": false }
SEO
Контент — король: как мы с помощью SEO привели 400 тысяч англоязычных геймеров в блог, играя в PUBG
Подготовили кейс по работе с изначально незнакомой нам нишей, да еще и на англоязычную аудиторию. Вот некоторые…
Объявление на vc.ru
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Прямой эфир