Для начала пару слов о том, зачем мы в IBM iX проводим сессии в формате дизайн-мышления. Мы часто создаем новые идеи в рамках разработки стратегии, продукта или в пре-сейл упражнении. Обычно мы проводим такие мероприятия в офлайне, где все общаются и попутно клеят красивые стикеры.
Но еще в декабре 2019 нам пришлось провести подобный воркшоп для заказчика, команда которого находилась в разных регионах. С тех пор проведение сессий в онлайн стало новой нормой.
В целом даже если вы не используете дизайн-мышление, эта статья вдохновит вас разбавить рутинные звонки по Zoom или Webex интерактивной доской, на которой одновременно смогут работать все участники. Это удобно, понятно и не скучно.
Сначала нам казалось, что так же хорошо, как в офлайне — не получится. Но по факту, всё очень даже работает, поэтому с удовольствием делимся советами и лайфхаками из нашего опыта.
1. Морально подготовьте участников
Прежде чем начать сессию дизайн-мышления, сделайте короткую и понятную коммуникацию всем участникам. Пригласите руководство или ключевого стейкхолдера для вдохновляющего открытия.
Чтобы снизить уровень неопределенности сделайте три шага:
- Отправьте приглашение в календарь + отдельное письмо за две недели и накануне. Проверено: приглашения от имени руководителя повышают уровень ответственности и вовлеченности участников, что особенно важно, если они впервые собираются на подобных воркшопах.
- Добавьте небольшую презентацию, отвечающую на вопросы «Зачем? Каких целей хотим достичь? Почему вы?» Проверено: если повестка встречи слишком большая — разбейте на несколько 2-часовых воркшопов в течение недели в одно и то же время.
- Помогите разобраться с онлайн-инструментарием. Для любознательных добавьте «домашнюю работу» pre-read/watch, например, Miro start kit. Так участники смогут представить, как будет выглядеть сессия. Проверено: если проверить регистрацию участников заранее, получится сэкономить 10 минут вашей сессии.
2. Постройте онлайн-доску
Такую доску, на которой вам и участникам будет приятно работать. Для этого хорошо подойдут онлайн-доски Mural или Miro. Бесплатные аккаунты позволяют позвать нескольких участников — этого вам хватит для первых сессий.
Как понять, что ваша доска хороша?
- По доске сразу видно структуру сессии и повестку. Например, большие навигационные блоки с цифрами — хорошее решение, которое цепляет внимание участника. Проверьте: сделайте большой зум — видно логику вашего воркшопа?
- При зумировании отдельная рабочая область влезает в экран. Сделайте прямоугольники по размеру экрана и формируйте под этот размер рабочие области.
- Структурные элементы доски зафиксированы, рабочие области (там, где участники клеят стикеры) выделены одним цветом.
Сделайте навигацию сверху-вниз, как при скроллинге сайта, при этом явно обозначьте старт и конец. Оставьте в каждом упражнении по 1–2 стикеру правильного размера для тех, кому будет сложно сразу сориентироваться — они смогут просто копировать стикеры и заполнять. Приведите примеры на каждое задание — покажите, как необходимо формулировать мысль и какой уровень гранулярности идей ожидается.
3. Не тащите все на себе
Здесь мы используем такой же подход, как и при фасилитации в офлайне — возьмите в команду нескольких фасилитаторов и четко определите роли каждого. В идеале — один фасилитатор на 6–8 участников.
Я выделяю минимум три роли:
- Мастер-фасилитатор («тамада») — открывает и ведет всю сессию.
- Фасилитатор на подхвате («аналитик») — помогает со сложными вопросами, с пробуксовкой при генерации идей у подгрупп, упорядочивает стикеры при необходимости. Плюс смена голосов оживит фасилитацию. Но не переусердствуйте, участники могут и запутаться.
- Фасилитатор технический («решала») — отвечает за технические проблемы, смотрит за чатом, ловит «потерявшихся», отключает микрофоны «шумных».
Обязательно сделайте генеральный прогон — 1–2 быстрых репетиций, как бы вы сами выполняли задания и попробуйте найти узкие места: что не так и кто из фасилитаторов это будет решать.
4. Бодрое начало
Начните в том онлайн-инструменте, с которым знакомы все участники сессии: Zoom/Webex/Skype. Там же сделайте вводное слово, покажите онлайн-доску и отправьте ссылку в чат. Первое задание для участников — дружно перейти в Miro.
Три секрета бодрости:
- Сразу научите участников зумировать и ориентироваться в расположении элементов. Мы использовали элемент «звезда» (или «путеводная звезда») и перемещали её по рабочей области как указатель.
- Сделайте разогрев: попросите каждого участника сделать стикер со своим именем в заранее подготовленном поле. Если вам надо поделить участников на группы, дайте задание перенести свои имена в ячейки по определенному критерию, например, по стажу работы, любимому цвету, первой букве имени. Или используйте функцию breakout rooms в Webex/Zoom.
- Добавьте музыку — то, что объединит всех участников сессии и заполнит тишину. Главное, чтобы музыка не отвлекала, поэтому треки должны быть в меру нейтральные, но активные. Я часто ставлю «Яндекс.Музыку» — «Фон — Настолки в компании».
Две полезные функции онлайн-доски, которые помогут сделать фасилитацию еще более удобной: Screen sharing (вместо слайдов в Zoom и отдельноMiro, можно использовать толькоMiro, там же есть микрофон) и Presentation mode (все остальные участники видят то, что вы показываете, а не хаотично «бродят» по доске)
5. Не менее бодрое продолжение
Чтобы участникам было интересно, они не теряли внимание и активно вовлекались в процесс, нужен управляемый разговор: задавайте вопросы и делайте паузу, чтобы среди участников нашелся доброволец.
Дополнительную динамику фасилитации создадут:
- Голосовалки за лучшие идеи — приготовьте их в виде красных точек напротив имени каждого участника. Будет видно, кто проголосовал, а кто нет. В досках есть и платная функция с таймером, но мне нравится по-старинке, как в офлайне: )
- Кто все сделал — пусть не скучают: попросите их помочь вам группировать и структурировать стикеры группы, пусть они готовятся к короткой презентации того, что получилось.
- Следите за динамикой — кто закончил, тот ставит «+» в чат. Считайте вслух — это тоже добавляет динамики
И, напоследок, немного про технику:
- Видео: я ставлю 2 компьютера: один мой — вид фасилитатора, другой рядом — вид участника. Так вы можете понять, что видит участник, и не надо спрашивать «А видно ли вам?» или «Увеличился ли у вас экран?».
- Аудио и микрофон: через наушники звук чище и неслышно стука вашей клавиатуры. Музыка через колонку и телефон — тогда она не фонит, просто играет на фоне, плюс на телефоне просто управлять громкостью. Ну и конечно, включаем свое видео с самого начала, делаем жесты руками.
- Еще интерактив: сбор идей в онлайн-режиме (без голосования потом) можно сделать в menti.com — просто добавьте QR-код на доске, и каждый с телефона сможет ответить. Например, что еще улучшить можно в таких сессия? Фото, мемы, гифки также очень приветствуются!
Всем успешных сессий дизайн-мышления! Делитесь вашим опытом в комментариях.
Бонус для тех, кто дочитал до конца! 🎉
IBM открыл три курса по дизайн-мышлению в онлайн, в том числе Essential for AI. Что мне там особенно нравится: видео разных упражнение дают понимание, как это выглядит в жизни; шаблоны для фасилитации с правильными «направляющими» словами для участников; все блоки короткие. Проходите и получайте бейджи тут.
Дополнительные вдохновляющие ресурсы:
- IBM Enterprise Design Thinking: https://www.ibm.com/design/thinking/
- Breakout sessions with WebEx: ibm.biz/webex-breakouts
- Everyday design thinking mural template use cases
- Enjoy.HQ The Rituals that actually make a difference when working remote
- Collaboration Super Powers Starter Guide for Working Remote: ibm.biz/BdqY7X