Тренд появления умных технологий в повседневной жизни набирает обороты и, наряду с остальными, всё чаще можно встретить упоминания умного офиса. О нём пишут и говорят агентства недвижимости, дизайнеры интерьеров, производители мебели и, конечно, разработчики систем умного офиса. Но информация в разных источниках отличается, порой значительно. В этой статье попытаюсь разобраться в том, что на самом деле стоит за выражением “умный офис” и что делает офис “умным”.
Что же такое Умный Офис?
Умный офис – это рабочее пространство, в котором современные технологии помогают работникам работать эффективнее, умнее, быстрее. Этого можно достичь, если убрать лишние препятствия на пути сотрудников к достижению их целей. Исключая те операции, которые расходуют лишние время и энергию, решения умного офиса позволяют работникам фокусироваться на том, что действительно важно.
Обычно решения для умного офиса состоят из набора технологий, которые соединяют между собой сотрудников, здание и существующую IT инфраструктуру.
Преимущества, предоставляемые решениями умного офиса
Правильно внедренные решения для умного офиса вносят положительный вклад в различные сферы деятельности организации разными способами.
Коллаборации
В современной экономике знаний коллаборации приобретают все большее значение. Новые идеи рождаются за счет взаимодействия людей и их идей. Сотрудничество обеспечивает благодатную почву для инноваций.
Решения для умного офиса некоторых компаний и грамотная планировка помещений могут облегчить работникам компаний организацию импровизированных встреч. Организация, в которой поощряются коллаборации, в большей степени использует креативность и изобретательность своих сотрудников.
Повышение производительности
Одной из самых популярных причин для внедрения решений для умного офиса является желание улучшить производительность организации. Это сделать довольно-таки просто: например, упрощая выполнение таких рутинных задач, как поиск и бронирование комнат для переговоров, тратится меньше времени на действия, не связанные с работой.
Это действительно важно. Как показывают исследования иностранных компаний, 39% офисных работников тратят до 60 минут в неделю на поиск свободных рабочих мест и переговорных или своих коллег. В больших офисах со временем одна эта проблема может вылиться в большое количество потерянных ресурсов. Это часы, которые можно было бы использовать с пользой: потратить время на осмысленную работу или просто предоставить сотрудникам больше возможностей для отдыха и снижения стресса.
Лучшее использование офисной площади
Профессионалы в управлении объектами недвижимости всегда стараются предоставить максимально возможное офисное пространство для своих работников. Одна из наиболее распространенных проблем довольно банальна – нехватка места. Умные решения для офиса могут помочь освободить рабочее пространство путем оптимизации его использования.
В качестве примера: около 30 процентов забронированных переговорных комнат остаются неиспользованными. Выявляя неявки и лучше прогнозируя их в будущем, решения для умного офиса могут помочь исключить простаивание помещений и, как следствие, освободить место.
Практическая информация об использовании
Каким задумывалось рабочее место и как оно на самом деле используется – две разные вещи. Понимание того, какие помещения и офисные планировки наиболее и наименее популярны, является первым шагом к улучшению рабочего места.
Нужно ли разделить большие переговорные комнаты на помещения меньшего размера для двух человек? Нужно ли переформатировать офисную зону в лаунж пространство? Ответы на подобные вопросы легче найти, если имеются надежные данные для поддержки решений.
Привлечение и удержание сотрудников
С повсеместным распространением смартфонов и компьютеров, профессионалы сегодня ожидают от своего рабочего места гораздо большего, чем раньше. Современная рабочая сила привыкла использовать новейшие инструменты и технологии для выполнения своей работы и эта привычка никуда не девается, когда они входят в двери своего офиса.
Ситуация, в которой сотрудники чувствуют себя застрявшими на рабочем месте прошлого века с устаревшими способами ведения дел является верным способом отпугнуть новые таланты и нынешних сотрудников. Предоставляя интеллектуальные офисные решения, идущие в ногу со временем, работодатели могут дать своим сотрудникам тот опыт, который поможет удержать их и привлечь новых.
Улучшение здоровья персонала
Кроме упомянутого выше, одним из основных преимуществ внедрения решения умного офиса является является снятие физической и когнитивной нагрузки с сотрудников. Когда работникам не нужно потеть над какой-нибудь мелочью, у них остается больше времени, чтобы сосредоточиться на более важных вещах.
Это не про более усердную работу, это про более умную работу – делать больше с меньшим стрессом и меньшими усилиями.
Короткое время ремонта
Сломанный проектор или отсутствующий HDMI кабель в переговорной может показаться мелочью, но эта мелочь может вызывать стресс, раздражать и иногда являться настоящим демотиватором для работников, которые действительно нуждаются в них для выполнения своей работы. По некоторым подсчетам, о неисправности в переговорной или конференц-зале сообщают только на 7й раз!
Упрощая канал взаимодействия между сотрудником и управляющей компанией, решения для умного офиса могут значительно снизить время и усилия, необходимые, чтобы сообщить о неисправном или отсутствующем оборудовании. Простые и легкие способы информирования ведут к быстрым устранениям неполадок – того, от чего все будут в выигрыше.
***
Эта статья никоим образом не раскрыла тему умного офиса, она лишь затронула ее, описав то, каким образом решения для умного офиса изменят то, над чем, как, когда и где мы работаем. Однако несомненным остается тот факт, что благодаря решениям для умных офисов, которые предоставляют возможности для улучшения производительности персонала и получения метрик об использовании оборудования, компании могут решать некоторые из наиболее важных задач в сфере управления офисными помещениями уже сегодня.