Flexible Working. Объясняем по-русски

Подходы к организации работы, объединяемые коротким и емким термином Flexible Working появились не в России. Его довольно затруднительно перевести на русский язык также коротко. Если сделать кальку, - гибкие подходы к работе, - то Гугл расскажет лишь о об IT разработке, но мало о построении рабочих пространств.

В этой статье мы попытаемся разобраться в том, что представляют из себя способы работы, которые вкладываются в понятие Flexible Working, почему они завоевывают все большую популярность по всему миру (и Россия не исключение) и какие технические решения можно встретить сейчас на рынке для построения гибких офисов.

Кембриджский словарь объясняет термин Flexible Working как ситуацию или договоренность между работником и работодателем, в которой работник вправе выбирать рабочее время и место для работы. Но, на самом деле, понятие Flexible Working в современном использовании несколько шире. Оно объединяет набор подходов в организации работы, включающие в себя общие рабочие пространства, отсутствие закрепленного рабочего места (hot-desking – еще один сложный для короткого перевода термин), мобильную и дистанционную работу, гибкий график, неполный рабочий день, разделение одних задач между разными сотрудниками и домашний офис.

Все большее распространение практик гибкой работы влияет на управляющих недвижимостью, заставляя их находить новые способы управления эффективностью помещений, лучше отслеживать и понимать, как их пространства используются. Одновременно с этим, планировка офисных пространств пересматривается. Если сотрудники часто работают из дома, то общие рабочие места помогут сэкономить на площади помещений, а приходящие работники требуют гибкие рабочие пространства для коллабораций, креативной работы, тихого уединения и т.п.

Обустройство офиса, адаптированного под специфику разных методов работы сотрудников (и еще один английский термин - Activity Based Working), подразумевает, что можно увеличить эффективность выполняемой работы с помощью внутренних офисных пространств и технических функций, разработанных специально для таких заданий.

Целесообразность применения такого подхода для всех без исключения специалистов все еще сомнительна, но он имеет явные преимущества для тех, кто в своей работе не привязывается к одной-единственной локации.

Доказательством этому служит продолжающийся рост количества мобильных рабочих мест, который, согласно отчету “Working Anywhere: A winning formula for good work”, достигнет 70% к 2020 году.

Россия пока не в числе стран с большим количеством фрилансеров и самозанятых, а именно эти специалисты не имеют традиционного рабочего места, но рост стремительный: согласно данным Минфина, количество самозанятых в России может увеличиться более, чем в 10 раз к 2024 году, что составит 2,4 млн. человек. Для сравнения, в США к 2020 году число самозанятых составит 9,7 млн. человек, согласно отчету US Bureau of Labor Statistics.

Распространение Flexible Working сказывается и на растущей популярности гибких офисов, предназначенных для краткосрочной аренды, включая обслуживаемые офисные пространства, управляемые сторонними компаниями, коворкинги.
Согласно отчету Cushman & Wakefield, общий объем коворкинговых пространств в 2017 г. составлял 3,72 млн кв. м в США, 1,86 млн. кв. м в Европе и 0,93 млн. кв. м в Азиатско-Тихоокеанском регионе. Спрос на коворкинговые пространства в Соединенном Королевстве растет на 15 процентов в год, а за его пределами даже более быстрыми темпами. В Москве, согласно недавним исследованиям, рост числа коворкингов в 2018 году составил более 30% с одновременным повсеместным увеличением спроса на гибкие офисы.

Появление гибких офисов повлекло за собой создание технических платформ и приложений для поддержки арендаторов и управляющих недвижимостью в гибких офисах.

Согласно отчету Cushman & Wakefield, общий объем коворкинговых пространств в 2017 г. составлял 3,72 млн кв. м в США, 1,86 млн. кв. м в Европе и 0,93 млн. кв. м в Азиатско-Тихоокеанском регионе. Спрос на коворкинговые пространства в Соединенном Королевстве растет на 15 процентов в год, а за его пределами даже более быстрыми темпами. В Москве, согласно недавним исследованиям, рост числа коворкингов в 2018 году составил более 30% с одновременным повсеместным увеличением спроса на гибкие офисы.

Появление гибких офисов повлекло за собой создание технических платформ и приложений для поддержки арендаторов и управляющих недвижимостью в гибких офисах.

Всему виной новое поколение. Управляющим недвижимостью приходится идти навстречу ожиданиям нового поколения офисных работников – тех самых миллениалов. Недавнее исследование PWC о лидерстве среди этого поколения, назвало 4 основных требования миллениалов к рабочему месту: баланс работы и личной жизни, тренинги и развитие, технологии и инновации, оплата.

Кроме этого, Dell сообщает, что 44% работников считают свое рабочее место недостаточно «умным», в то время, как более половины (57%) ожидают, что начнут работать в умных офисах в следующие 5 лет. Когда дело касается найма новых талантов, технологии имеют решающее значение – миллениалы особенно склонны покинуть работодателя, который предлагает неподходящие им условия для работы.

Конкурентоспособность на рынке труда. Это особенно актуально для небольших организаций, которые конкурируют с глобальными брендами, например, в банковском секторе нужно обладать значимыми конкурентными преимуществами для найма талантливых сотрудников. Предложение гибкого графика может дать им то преимущество, которого не бывает в пакете их более крупных конкурентов.

Никаких от звонка до звонка. Мы все уже давно живем в мире «24/7», приводимом в движение технологиями и глобализацией. Для развития бизнеса непозволительно упускать дополнительные возможности. Спрос на клиентский сервис в разных странах и часовых поясах, работающий вне привычных «с 9 до 6», привел к возникновению альтернативных графиков работы. Офисы компаний, работающие с клиентами, интернет-магазины и колл-центры увеличили рамки времени работы. Многие другие из работодателей также требуют от сотрудников возможность частой работы вне стандартного рабочего дня.

Привлечение талантов. За счет предложения гибкого графика работы, hr-директора компаний могут заинтересовать талантливых соискателей, что особенно актуально для позиций, которые трудно закрыть.

Продуктивность работников. Сотрудники, которым предоставлена свобода выбора места и времени для работы, как правило, делают больше, чем от них ожидают за ту же зарплату. Планирование офисных пространств, отвечающих ожиданиям персонала, стимулирует взаимодействие и коммуникации между работниками.

Удержание персонала. Преимущества гибкого графика ценны и для удержания персонала.

Эффективное использование рабочих пространств. Применение методик гибкого подхода к работе, - Activity Based Working, удаленной работы или гибкого графика, может помочь компаниям снизить затраты на обслуживание офисной площади: на оборудовании, кабелях, мебели и работах по их установке. В отличие от офисов с фиксированными рабочими местами, гибкие пространства могут быть спроектированы под разные типы корпоративных стилей работы: от мест для неформальных совещаний до рабочих тихих зон.

Возможности быстрого масштабирования. Для компаний, работающих на динамичном рынке или находящихся в стадии бурного роста, возможность незамедлительно предоставить полноценное рабочее место вновь нанятым сотрудникам, особенно в условиях быстро увеличивающегося штата, может явиться решающим фактором в борьбе за долю на рынке. В таких ситуациях гибкие офисные пространства и подходы к работе могут стать подходящим решением.

Конечно, гибкий подход к планированию офисного пространства и рабочего графика не подходит для всех позиций без исключения. Идеальной такая работа может показаться людям творческих профессий, а также работникам, чьи должностные обязанности не втиснуты в фиксированные временные рамки. Например, служба поддержки клиентов, должна всегда быть на связи, что требует более скрупулезного планирования графиков сотрудников.

Современные технологии способствуют росту и расширению возможностей для Flexible Working в современной корпоративной среде.

Гибкие методы работы идут нога в ногу с современными техническими решениями, что обеспечивает в результате значимый синергетический эффект. Уже сейчас можно найти большое количество кейсов по применению технологических инноваций, созданных для гибких офисов и призванных не только повысить эффективность использования офисного пространства для работников, но и оптимизировать жизнь работодателей и управляющих недвижимостью. Такими новшествами могут являться системы для:

· Эффективной оптимизации пространств

· Улучшения опыта пользователей при определении местоположения внутри здания

· Аналитики в реальном времени о наполненности помещений для оптимизации операционных показателей

· Мониторинга перемещения мебели и оборудования

· Контроля доступа в особые зоны

· Обнаружения людей при экстренной эвакуации.

Основные решения, предлагаемые на рынке, можно сегментировать следующим образом:

· Системы управления рабочим пространством представляют собой программные платформы по управлению объектами недвижимости.

· Системы для позиционирования внутри помещений позволяют определять местоположение людей или объектов внутри зданий.

· Комплексные системы управления рабочими местами совмещают в себе программную аналитику и физические датчики интернета вещей, что помогает предприятиям оптимизировать рабочие ресурсы в пяти функциональных областях: управление недвижимостью, капитальными проектами, пространством и объектами в них; обслуживание зданий; энергоэффективность и экологичность.

· Платформы управления освещением, основанные на использовании LED освещения со встроенными датчиками, которые предоставляют данные о занятости помещений и сервисы по определению локации.

· Платформы для обеспечения безопасности. Они дают возможность определять занятость пространств и местоположение внутри помещений.

· Системы, созданные на основе офисной мебели позволяют определять занятость и загруженность помещений с помощью оборудования, встроенного в офисную мебель, прежде всего, в рабочие столы.

· Платформы для IT инфраструктуры, не требующие установки датчиков. Решения на основе ПО, которые дают пользователю понимание о занятости на основании данных от существующей LAN и WiFi инфраструктуры.

Оптимизация рабочего пространства, безусловно, является наиболее упоминаемым кейсом по построению гибких офисов, в статьях и описаниях в сети, что подтверждает возросший интерес к грамотному дизайну офисов и планированию интерьеров как к инструменту для увеличения производительности пользователей и максимизации использования рабочих площадей.

Технологические системы для помощи в планировании размещения, мониторинга использования пространств и сервисы по позиционированию внутри помещений все еще находятся в стадии начального развития, но новые игроки быстро захватывают рынок, особенно востребованы решения для умных офисов. Однако внедрение подобных систем идет не так быстро, как могло бы, во многом из-за большого количества представленных на рынке технологий, отсутствия единого отраслевого стандарта. Без особого труда можно найти более сотни глобальных поставщиков систем умных зданий, хорошо известных на рынке компаний и стартапов, которые борются за долю рынка, лучшую точность позиционирования, удобство в установке и обслуживании и т.д.

Несмотря на имеющиеся барьеры, развитие и рост применяемости технологических систем для гибкой работы и умного офиса продолжится благодаря востребованности как самих технологических систем, так и росту спроса на современные офисы.