Как сократить затраты на офис на 30%: кейс RUTUBE

Рассказываем про современный подход к организации офиса, который гарантированно сэкономит бюджет, и показываем, как сделать у себя также на примере крупного онлайн-сервиса.

Несмотря на растущую популярность удалёнки, по результатам опроса «Работы.ру», большинство работников трудятся в офисе в стандартном или в гибридном форматах. В связи с этим работодатели сохраняют офисные пространства, продолжая платить за аренду и другие услуги, связанные с его экосистемой. В этой ситуации многие решают переехать в помещение поменьше, особенно если некоторые специалисты всё-таки закрепились на дистанционке. Однако, если компания планирует рост, в том числе сотрудников, то уменьшение площади просто невозможно. Выходом может стать реорганизация рабочего помещения под современные условия рынка труда.

Приводим пример того, как RUTUBE модернизировал офисное пространство с помощью Бронирования рабочих мест.

RUTUBE — российский онлайн-сервис для хостинга и просмотра видео. Штаб-квартира компании находится в Москве, а офис построен в формате open space: единого рабочего пространства с отдельными зонами — переговорками, ресепшеном и другими сервисными помещениями. Такой подход позволяет одновременно разместить большое количество работников и обеспечить эффективное взаимодействие между разными отделами.

Команда RUTUBE сталкивается с тем, что часть специалистов бывают в командировках, берут больничные и ездят на деловые встречи.

Компании, сталкивающиеся с задачами управления гибридным форматом присутствия сотрудников, как правило, выбирают для себя форматы Hot desking или Hoteling.

• Hot desking (хот-деск) — это система организации офиса, когда рабочее место не закреплено ни за одним сотрудником, а им может пользоваться любой работник в порядке живой очереди, без бронирования. Обычно такая зона оснащена столом, стулом, лампой и другим минимальным набором необходимых принадлежностей.
• Hoteling (хотелинг) — бронирование сотрудниками рабочих мест, переговорных комнат и оборудования на конкретные дату, время или период через специальную платформу (декстоп или мобильную версию). Это более персонализированный вариант использования рабочего места, но и тут не принято оставлять личные вещи вроде фото супруга или любимого горшка с цветком.
  

Следуя этим способам организации пространства, офис превращается в подобие коворкинга — места, куда люди приезжают работать по мере необходимости, чтобы встретиться с коллегами, поделиться итогами своей работы и почувствовать себя частью команды.

В качестве платформы для бронирования мест RUTUBE выбрала решение «Бронирование рабочих мест» на базе Битрикс24 от digital-интегратора «Улей». В программе пользователь видит схематичное изображение выбранного офиса (их может быть несколько) и сводный календарь занятости в реальном времени.

Каждый сотрудник может выбрать свободное место или переговорную на нужную дату и время:

Система позволяет настраивать инструмент под свои потребности:

• возможные форматы столов: “hot desk” без возможности бронирования, но со статусом занятости в текущий момент, “hoteling” с возможностью предварительного бронирования или столы, закрепленные за сотрудниками на постоянной основе и т.д.;
• кто и какие места может занимать;
  
• какие города и офисы отображаются у сотрудника;
  
• есть ли особые условия использования рабочих мест и переговорных комнат. Например, можно установить, что переговорную комнату нельзя занимать более чем на 3 часа без согласования с секретарём.
  

Зарезервировать за собой место сотрудники могут в корпоративном портале через браузер или мобильное приложение. Благодаря единой системе Битрикс24 — вся информация о занятости работника автоматически появляется в его календаре и других сервисах.

Помимо перечисленного карта помогает людям разобраться, где и что находится.

Кроме того, в системе можно посмотреть когда коллега планирует быть в офисе и как его найти. Это помогает при планировании офлайн-встреч.

• Начинайте с автоматизации бизнес-процессов. При условии, что вам понадобился функционал бронирования, часть ваших сотрудников скорее всего работает удалённо или в гибридном формате. Это само по себе предполагает хотя бы частичную автоматизацию — подписания и хранения документов, заказа справок, внутренней коммуникации и так далее. Кроме того, автоматизация позволяет отказаться от кипы бумаг и папок, которые занимают и захламляют пространство.
• Проанализируйте, насколько эффективно используется площадь офиса. Реорганизация помещения может включать перепланировку в целях создания новых рабочих мест и комфортного пребывания людей на работе. Например, можно создать переговорки с мобильными перегородками, мейлрум (место для корреспонденции), копировальную вместо множества принтеров, несколько кофе-пойнтов взамен полноценной кухни, зоны отдыха и прочее.
  
• Откажитесь от стационарных компьютеров и офисных принадлежностей на рабочих местах. Разместите их на входе, чтобы сотрудник мог взять всё, что ему понадобится, и вернуть в конце дня.
  
• Оформите место хранения личных вещей — персонализированные шкафчики, в которых работники смогут хранить то, что им может понадобиться.
  

В настоящий момент команда RUTUBE всё же переехала в другой офис, побольше. Но в следующем году онлайн-сервис планирует дальнейший рост. Мест снова будет не хватать, а значит инструмент бронирования станет ещё более актуальным.

Кстати, сейчас редко встретишь одну концепцию организации офиса. К примеру, корпорации, вроде Google, внедряют всё и сразу — hot desking, гибридную и полностью удалённую работы, аналитические центры и прочее. Экспериментируют и с обустройством рабочего места: стол во «временной» рабочей зоне автоматически адаптируется под параметры пользователя, подстраивая высоту и наклон столешницы, после того как он войдёт в систему на компьютере.

А вы как считаете, как будут выглядеть офисы в будущем?