Как ввести тайм-менеджмент и увеличить эффективность бизнеса на 30%

Насколько эффективно ваша компания использует самый ценный ресурс - Время? Опытные руководители всегда стремятся к оптимизации рабочих процессов, понимая, что от этого зависит прибыльность бизнеса. Исследование Международной ассоциации управления проектами (IPMA) показало, что компании, активно внедряющие методы тайм-менеджмента, демонстрируют на 20% выше уровень проектной эффективности и имеют на 30% больше вероятность успешного завершения проектов вовремя и в рамках бюджета, чем их конкуренты, игнорирующие этот аспект управления.

Однако чтобы тайм-менеджмент давал желаемые результаты, важно соблюдать определенные принципы его внедрения.

Тайм-менеджмент представляет собой систему организации времени, направленную на оптимизацию рабочих процессов и достижение поставленных целей в установленные сроки. Он позволяет максимально эффективно выполнять задачи и обеспечивать высокую производительность труда вашей команды. Хороший тайм-менеджмент важен для достижения успеха в бизнесе, поскольку помогает сокращать потери времени на неважные задачи и повышает концентрацию на ключевых приоритетах. Кроме того, он обеспечивает более грамотное распределение ресурсов, улучшает качество работы и снижает уровень стресса у сотрудников, что в конечном итоге способствует повышению производительности, увеличению прибыли и укреплению конкурентных позиций компании на рынке.

Сегодня я управляю тремя международными бизнесами, и для меня тайм-менеджмент является базой для построения работы своих команд. Чтобы тайм-менеджмент работал, а не становился бесполезной рутиной, важно выстроить стратегию:

• Создать четкий план действий и расставить приоритеты

Когда Вы и ваши сотрудники понимаете последовательность действий, ведущих к результату, и знаете, какие задачи необходимо выполнять в первую очередь, не тратя время на второстепенные дела. Из-за таких очевидных на первый взгляд деталей чаще всего и происходят задержки в сроках выполнения задач и выход за границы дедлайна.

• Использовать вспомогательные инструменты и техники для эффективного планирования времени.

Сегодня на рынке есть невероятное количество трекеров, планнеров, майндкарт, способных не только структурировать план задач по приоритетам в соответствии с поставленными целями, но и отслеживать эффективность их выполнения. Для планирования времени я чаще всего использую Гугл календарь, а для задач - Notion, который обладает весьма обширным функционалом. Отслеживать результаты работы команды мне помогает Битрикс 24.

Кроме того, полезными могут быть различные техники, такие как техника временного блокирования, когда определенные периоды времени отводятся для выполнения конкретных видов работ, матрица Эйзенхауэра для приоритизации задач или техника “POMODORO”, основанная на циклическом выполнении работы с короткими перерывами.

• Делегировать задачи и автоматизировать процессы.

Это те два направления, обращая внимание на которые компания может освободить большой объем времени и посвятить его выполнению наиболее важных или творческих задач. Часто вижу ситуацию, когда руководитель отдела не умеет или не желает делегировать задачи, взваливая большую нагрузку на себя. В итоге нередко именно это приводит к простоям и задержкам. Грамотно распределяя работу в команде, а также автоматизируя рутинные процессы, что сегодня стало гораздо легче с развитием ИИ-технологий, можно высвободить 20-30% времени и выполнить больший объем работ.

• Обеспечить обучение сотрудников.

Недостаточно просто ввести новые принципы или снабдить команду новыми инструментами. Если вы хотите, чтобы ваша компания работала слаженно, как часы, важно убедиться в том, что вся механика отлажена. Проведите тренинги или мастер-классы по использованию новых трекеров, запишите обучающие видео и дайте время на освоение материала.

Чтобы оценить успешность этого процесса, необходимо определить ключевые показатели успеха. Среди них могут быть увеличение выполненных задач за определенный период времени или снижение времени на их выполнение, повышение качества продукта или услуги, а также улучшение удовлетворенности клиентов. Здесь вы можете выбрать те показатели, которые наиболее актуальны для вашей деятельности. К примеру, для компании ТопСети, которая занимается дистрибуцией IT-оборудования, приоритетным являются скорость обработки входящих заказов, выполнение поставок в запланированные сроки и обратная связь от наших заказчиков.

Методы для измерения эффективности от внедрения тайм-менеджмента могут быть также самыми разными: анализ временных затрат на выполнение задач, оценка изменений в процессах работы, опросы сотрудников и клиентов о качестве предоставляемых услуг и т.д.

Как ни странно, мне эффективно управлять временем помогли мои детские увлечения стратегическими компьютерными играми. Играя в них, я понял, как важно продумывать систему своих шагов, расставлять приоритеты, следить за своевременностью действий, чтобы приходить к нужному результату. Эти же принципы сегодня я внедряю при управлении своими компаниями, что позволяет улучшать качество работы над проектами, сокращать сроки выполнения работ и повышать тем самым свою конкурентоспособность и на рынке. А в дополнение применение принципов тайм-менеджмента улучшает внутреннюю обстановку в команде и делает условия работы более комфортными, когда каждый знает, что и когда ему нужно делать, без горящих сроков и лишнего стресса.