Как автоматизация работы юристов экономит время и деньги

В работе любой компании есть важнейшая рутина, малозаметная со стороны. Например, корпоративные юристы – это почти всегда «бойцы невидимого фронта», но от качества их претензионно-судебной работы зависит благополучие всей корпорации. Особенно если у вас в работе тысячи договоров, претензий и судебных дел. Тут поможет только глубокая автоматизация работы юридического блока. Расскажем о том, как мы решили эту задачу в ПГК.

Издержки ручного труда

Первая грузовая компания – это 100 тысяч вагонов в управлении, клиенты из разных отраслей – металлурги, строители, аграрии, география от Петербурга до Владивостока. Поэтому работы нашим юристам хватает: претензионно-судебной работой в компании занимается 68 сотрудников, включая центральный аппарат и филиалы по стране. Ежегодно через юристов ПГК проходит 10 тысяч договоров и около 3 тысяч судебных дел (к слову, свыше 80% из них наши выигрывают).

До начала автоматизации данные к юристам приходили из разных источников и в самых разных форматах – от электронной почты до бумажных носителей. Далее информацию по претензиям вносили во множество отдельных таблиц Excel — входящие, исходящие документы, реестры по разным категориям споров. Та же рутина многократно повторялась на следующих стадиях: подготовка исков, отслеживание хода дел, оформление процессуальных документов. И всё вручную! Компьютеры в юрблоке ни с чем нельзя было перепутать: из-за вечного копипаста «Ctrl C – Ctrl V» у них постоянно западали три кнопки на клавиатуре (ладно, это была шутка). Человеческий фактор тоже никто не отменял: из-за ручного сведения экселевских таблиц необходимо было тщательно перепроверять информацию, чтобы избежать ошибок в расчете важных показателей. В общем, надо было срочно что-то менять.

Начало перемен

Для начала мы решили: нам нужен один сквозной информационный канал вместо десятков «информационных ручейков». На следующем шаге – создали «единое окно» для передачи юридических материалов в работу на базе системы подачи заявок, уже хорошо зарекомендовавшей себя у сотрудников. И наконец, чтобы по максимуму автоматизировать внутренние процессы юридического блока, выбрали CRM-систему для юридических служб (ею стала Сase.one, которая привлекла простотой и гибкостью настройки).

Понятно, что изменение привычных рабочих процессов – это всегда стресс для сотрудников. И цифровизация регламентов и продуктов тут не исключение. Мы постарались максимально смягчить цифровую трансформацию для юристов. На каждое судебное дело или претензию стала создаваться карточка, за основу которой взяли давно знакомый сотрудникам подразделений реестр судебных дел. Затем в систему интегрировали все бывшие и текущие судебные дела и претензии, а также информацию по всем контрагентам.

Дальше настроили «ролевую модель» и доступы. Определили, какие пользователи могут просматривать, изменять и удалять конкретные дела и разделы. Такой шаг не стоит недооценивать: однажды, пока еще не были настроены уровни доступа, пришлось восстанавливать из резервной копии всю CRM-систему – ее случайно удалили. Это послужило уроком: компания провела дифференцированное обучение пользователей, в онлайн режиме коллеги получили ответы на все вопросы.

Как ускорился процесс

Теперь в каждой карточке по делу видны все стадии юридического процесса — от материала, переданного в работу, до исполнительного производства. На внесение данных по каждому делу мы экономим 20% времени. В пересчете на 3 000 судебных дел – это 100 человеко-часов в год (или 12 дней) на каждого юриста.

В системе предустановлены около 70 шаблонов типовых документов, в которых с помощью специальных тегов заполняются необходимые поля. Проще говоря, на подготовку типовых документов стало уходить в 70 раз меньше времени.

Отчеты в системе создаются автоматически. Раньше на эту работу уходило в среднем 2 часа.

Было 9 итоговых отчетов по претензионной и судебной работе – стал 1.

В системе теперь есть все нужные формулы для расчетов: автоматически подсчитываются общая сумма требований, размеры госпошлин. Карточки в системе ПГК синхронизированы с картотекой арбитражных дел: в них автоматически «подтягиваются» даты вынесения решений по всем инстанциям и другие события, по которым легко осуществлять поиск и фильтрацию.

Но и на этом не всё

Теперь в планах юридического блока – создать сквозной автоматизированный процесс всей претензионно-судебной работы. Задача сложная, но технически решаемая: для этого предполагается интегрировать систему Case.one с другими ИТ-решениями ПГК.

Помимо этого, мы хотим сделать единый источник оперативной информации о работе юристов на базе системы SAP и внедрить систему интеллектуального распознавания текстов документов.

Вы скажете – это неоправданные дополнительные затраты? Мы возразим: сегодня время стоит дороже. ИТ-решения для внутренних процессов компании помогают лучше выстраивать взаимодействие с партнерами. А если вы создаете прозрачный и удобный сервис для клиента, как это делает ПГК, то цифровизация внутренних функций компании поможет сделать это эффективнее.

0
0 комментариев
Популярные
По порядку
Читать все 0 комментариев
Увеличение выручки для малого и среднего бизнеса без «танцев с бубном» и чёрной магии

Я распечатаю эту статью и съем в прямом эфире, а потом буду драить вашу сантехнику своей зубной щёткой, если вы не увеличите выручку минимум на 17,7%, применив эти элементарные инструменты

Я почистил снег перед зданием Центробанка в костюме жабы

Чтобы доказать серьезность своих намерений, я сделал тест-драйв: почистил от снега часть тротуара перед зданием ЦБ, на Неглинной, 12.

Что посмотреть про ИТ в TikTok? Рассказываем, как снимаются шутки про работу айтишников

Делимся кейсом: как найти свою аудиторию в TikTok и зачем это нужно крупной ИТ-компании.

hh.ru усилил продуктовое направление новым составом топ-менеджеров

В hh.ru провели реорганизацию продуктового направления. В начале 2022 года на ведущие роли в продуктовый блок hh.ru вышли опытные российские менеджеры с богатой продуктовой экспертизой российских и зарубежных технологических компаний, а в ближайший год компания планирует нанять свыше 100 сотрудников разного уровня в продуктовое развитие и…

Как увеличить эффективность клиентских рекламных кампаний: решение для рекламных агентств

В условиях высокой конкуренции на рекламном рынке, медиаагентствам все сложнее получить клиента и предложить что-то яркое, что выделит их на фоне крупных игроков. В таком случае нужно искать креативные подходы к медиапланированию и экспертно обосновывать свои решения. Тут на помощь агентствам приходят рекламные технологии, базирующиеся на…

Дизайн-джем #47: концептуальная фотография, шоурил Radugadesign, шоты Geex Arts, бытовая живопись и правила композиции

Креативно выходим из январской спячки с дизайн-командой red_mad_robot.

Смерти, миллиардные штрафы и поддельное банкротство: история детской присыпки Johnson & Johnson Статьи редакции

Компания годами скрывала, что в продукте есть асбест, который увеличивает риск развития рака. А для того, чтобы не платить миллиардные компенсации пострадавшим, создала «дочку» и объявила её банкротом.

Упаковка присыпки Johnson & Johnson. Источник: wikimedia.org
Самые популярные направления доставки в 2021 году

Мы подвели первые итоги 2021 года и рассказываем, куда россияне чаще всего отправляли и откуда получали посылки и письма в ушедшем году.

Доходы Yota от роуминга выросли в 1,6 раз

Ковидные ограничения стали испытанием для мобильных операторов, которые недополучили доход от роуминга в 2020 году. В Yota в 2020 году выручка от роуминга сократилась в два раза по сравнению с 2019 годом.

null