Зачем нужна матрица Эйзенхауэра, как работать спринтами и почему прокрастинация бывает полезной

Меня зовут Владимир Дорецкий, я IT-продюссер performance-агентства Height Line. Рассказал ребятам из команды WEEEK, как мы с коллегами работаем над задачами, чтобы это было эффективно. Нам помогает матрица Эйзенхауэра, спринты, декомпозиция задач, скрам, работа без перерывов и онлайн-сервисы для управления проектами.

Я как руководитель отдела аналитики и IT-продюсер предпочитаю сосредоточиться на том, что действительно важно – сделать дело. Управляю своим временем и задачами, расставляя приоритеты наиболее важных задач и решаю сначала их. Использую для этого в большинстве случаев стандартное приложение на Iphone и там выставляю приоритет для задачи/напоминания – Низкий, Средний или Высокий, для особо приоритетных задач есть дополнительная функция в виде выделения Флажком.

Некоторые задачи передаю своим членам команды, чтобы я мог сосредоточиться на том, что делаю лучше всего. Особенность моей профессии IT продюсера в том, что я работаю на нетиповых проектах, а в них не может быть конкретного регламента действий. В процессе своей работы IT-продюсер обеспечивает коммуникацию между разными участниками проекта, такими, как рекламщики, программисты, дизайнеры, тестировщики, инфлюенсеры и менеджеры, клиент, партнеры и так далее.

Ключевые задачи IT-продюсера могут варьироваться в зависимости от проекта, но в целом вот что он делает:

• Планирует и контролирует работу над проектом.
• Распределяет задачи между участниками команды.
• Координирует работу различных специалистов.
• Обеспечивает соблюдение сроков и бюджета проекта.
• Взаимодействует с заказчиками и партнерами по проекту.

Вот некоторые примеры задач, которые может делегировать IT-продюсер:

• Разработка проектов.
• Тестирование продуктов.
• Аналитика.
• Управление проектами.
• Общение с клиентами.

Лидер должен установить четкие цели и сроки для своей команды, чтобы все работали на одной волне и двигались в одном направлении для достижения эффективности и роста компании. В конце дня по итогам все зависит от результатов, а не от того, сколько перерывов вы брали или сколько Pomodoro вы закончили.

Вот несколько историй успешного управления временем и задачами от специалистов Height Line.

Таргетологи агентства Height Line рассказали, что они расставляют приоритеты своих задач, используя матрицу Эйзенхауэра. Матрица категоризирует задачи на четыре квадранта на основе их срочности и важности. Этот инструмент помогает таргетологам сосредоточиться на важных задачах, которые нужно выполнить в срочном порядке, и делегировать или отложить задачи, которые менее важны или менее срочные.

Создаем таблицу, разделив ее на четыре квадранта, каждый из которых представляет одну из категорий:

1) Важные и срочные задачи.

2) Важные, но не срочные.

3) Срочные, но не важные.

4) Не важные и не срочные.

В этом шаге таргетологи добавляют задачи, которые они должны выполнить, в соответствующие категории. Например, в категорию «Важные и срочные» могут попасть задачи, связанные с запуском рекламной кампании на следующей неделе, в то время как в категорию «Не важные и не срочные» попадут задачи, связанные с организацией следующей корпоративной вечеринки.

Определите приоритет каждой задачи, используя систему оценки от 1 до 5. Это поможет таргетологам сосредоточиться на задачах, имеющих наибольший приоритет.

Теперь отсортируйте задачи в каждой категории по приоритету от наиболее важных к менее важным.

Для каждой задачи определите дедлайн, до которого ее нужно выполнить. Это помогает таргетологам управлять своим временем более эффективно.

Регулярно проверяйте таблицу и обновляйте ее по мере необходимости. Это поможет таргетологам оставаться на правильном пути и убедиться, что они выполняют задачи в соответствии с приоритетами и дедлайнами.

На этом скриншоте таблица, созданная в Excel, где таргетологи добавили задачи в каждую категорию матрицы Эйзенхауэра и определили их приоритет. Важные и срочные задачи, такие, как "Оптимизация рекламной кампании", имеют наивысший приоритет. Важные, но не срочные задачи, такие, как "Анализ результатов кампании за прошлый месяц", имеют более низкий приоритет. Срочные, но не важные задачи, такие, как "Ответ на вопрос клиента по email", имеют средний приоритет.

Контекстологи агентства Height Line устанавливают цели и задачи для каждого проекта и декомпозируют их на более мелкие задачи с конкретными сроками.

Например, это может быть увеличение числа конверсий на сайте.

Например, чтобы увеличить число конверсий на сайте, контекстологи могут определить следующие мелкие задачи:

• Провести анализ ключевых слов для определения наиболее релевантных запросов.
• Создать релевантные объявления, учитывая ключевые слова.
• Определить наиболее эффективные лендинги для каждого объявления.
• Определить бюджет кампании и установить ограничения по ставкам.

Каждая задача должна иметь конкретный срок выполнения, который поможет контекстологам управлять временем более эффективно и избежать задержек. Например, на выполнение задачи "Провести анализ ключевых слов" можно заложить одну неделю.

Контекстологи должны определить приоритет каждой задачи, чтобы сосредоточиться на выполнении задач, у которых наибольший приоритет. Например, задача "Определить наиболее эффективные лендинги" может иметь более высокий приоритет, чем задача "Определить бюджет кампании".

Каждую задачу нужно распределить между участниками команды в соответствии с их навыками и способностями. Например, задачу "Создать релевантные объявления" можно поручить специалисту по контенту, а задачу "Определить бюджет кампании" – финансовому аналитику.

Контекстологи должны регулярно проверять таблицу и обновлять ее по мере необходимости. Это поможет им оставаться на правильном пути и своевременно реагировать на изменения и задержки в выполнении задач.

На скриншоте – пример таблицы, которую контекстологи используют для декомпозиции целей проекта и управления задачами.

Главная цель проекта – увеличить число конверсий на сайте. Для достижения этой цели контекстологи разбили ее на более мелкие задачи, которые необходимо выполнить. Каждая задача имеет установленный срок выполнения и приоритет. Задачи также распределены между участниками команды в соответствии с их навыками и способностями.

IT-продюсер Height Line использует гибкие методологии для управления своим временем и задачами. Это подход, который позволяет нашей команде быстро реагировать на изменения, адаптироваться к новым требованиям и достигать целей более эффективно. Например, Scrum – одна из наиболее популярных гибких методологий, которые мы применяем, и которую используем для управления разработкой программного обеспечения и других проектов. Она базируется на концепции спринтов – коротких периодов времени (обычно 1-4 недели), в течение которых команда работает над задачами с высоким приоритетом.

Команда и владелец продукта (Product Owner) определяют, какие задачи нужно выполнить во время спринта и определяют список задач (Backlog). Задачи в списке должны быть приоритезированы в порядке их важности и требованиям.

Каждый день во время спринта команда проводит короткое собрание, чтобы обсудить проделанную работу, планы на следующий день и возникающие проблемы. Обсуждение не должно занимать более 15 минут.

Команда работает над задачами во время спринта, используя Agile-практики, такие, как тестирование и инкрементное развитие. Во время спринта команда должна регулярно общаться и сотрудничать, чтобы успешно выполнить задачи.

По окончании спринта команда проводит обзор, чтобы оценить выполненную работу и обсудить, какие уроки каждый участник извлек из процесса. Владелец продукта представляет результаты команде и оценивает, насколько выполненная работа соответствует заданным требованиям и ожиданиям клиентов.

Команда проводит ретроспективу, чтобы обсудить, что было сделано хорошо и что можно улучшить в будущем. Это позволяет извлечь уроки из выполненной работы и оптимизировать процесс для будущих проектов.

Это лишь общий пример использования Scrum. Конкретные шаги и практики могут меняться в зависимости от потребностей команды и проекта.

Также команда IT-продюсера использует инструменты продуктивности, такие, как Bitrix, Trello и Asana. Это онлайн-инструменты для управления задачами и проектами, которые помогают командам организовать работу, отслеживать прогресс, устанавливать сроки и координировать усилия. Внутри сервисов есть полезные функции, такие, как доски задач, уведомления, отчеты, интеграции с другими инструментами и многое другое.

• Trello используем для управления задачами и проектами. У каждого проекта есть своя доска на Trello, на которой создаем карточки с задачами, которые нужно выполнить. Карточки можно перетаскивать и присваивать им статус, например, "В планах", "В процессе", "Готово" и так далее. Также в Trello можно добавлять комментарии, прикреплять файлы, устанавливать дедлайны и напоминания.

Один из примеров использования Trello – отслеживание задач по разработке сайта для клиента. Команда разработки создает карточки на доске, на которой указаны задачи по созданию макетов, программированию, тестированию и другое. Каждая карточка имеет дедлайн, который необходимо соблюдать. Также команда общается в комментариях к карточкам, чтобы обсудить детали выполнения задачи и отметить, что задача выполнена.

• Asana используем для управления проектами и задачами, как и Trello. Однако Asana имеет больший функционал, он позволяет создавать более сложные проекты с более глубокой иерархией задач и подзадач. Также тут можно планировать проекты на более длинный срок.

Один из примеров использования Asana – управление проектом по созданию контент-стратегии для клиента. Команда составляет план действий на несколько месяцев вперед, разбивает проект на подзадачи, указывает ответственных за выполнение каждой задачи и сроки их выполнения. Затем – отслеживает прогресс выполнения задач и вносит изменения в план, если это необходимо.

Чаще всего используем Bitrix для управления проектами и задачами, а также для внутреннего общения в команде. Сервис предоставляет возможность создавать задачи и подзадачи, назначать ответственных, устанавливать дедлайны, отслеживать прогресс выполнения задач и отправлять уведомления по электронной почте. Один из примеров использования Bitrix – управление проектом по созданию сайта для клиента. Команда создает задачи и подзадачи, указывает ответственных и сроки выполнения. Кроме того, команда использует встроенные инструменты для общения, такие, как комментарии к задачам и чаты. Bitrix также предоставляет возможность создавать отчеты о проделанной работе и оценивать эффективность работы команды.

Топ-менеджеры Height Line рассказали, что они сосредоточены на управлении своим временем и задачами таким образом, чтобы максимизировать свою производительность и по возможности избегать выгорания. Они используют метод "Без перерывов, пока задача не выполнена".

Просто установите цель и работайте неотступно, пока она не будет достигнута, сколько бы времени это ни заняло. Когда выполните задачу, сможете отдохнуть, а до тех пор сон и еда – для слабаков!

Для IT продюсера метод "Без перерывов, пока задача не выполнена" может быть особенно полезен при управлении большими проектами, когда нужно держать множество деталей в голове и сосредоточиться на выполнении ключевых задач. Вот несколько шагов, которые могут помочь вам применять этот метод в своей работе:

• Определите конкретную задачу, которую вы хотите выполнить, и установите цель. Например, “Создание и настройка сервера для нового приложения”.
• Избавьтесь от всех возможных отвлекающих факторов. Отключите уведомления на телефоне и компьютере, закройте социальные сети и электронную почту, чтобы вам не приходилось отвечать на сообщения или проверять новые письма.
• Начните работу над задачей и сосредоточьтесь на ней на 100%. Не допускайте отвлечений или перерывов до тех пор, пока задача не будет выполнена.
• Если вы столкнулись с проблемами или не можете решить какой-то аспект задачи, попробуйте уделить этому внимание позже, когда задача будет выполнена.
• Когда задача выполнена, отметьте это в задачнике и отдохните.

Я уже более 10-ти лет работаю в маркетинге, рекламе и аналитике, и когда речь заходит об эффективном управлении временем и задачами, говорю, что видел всякое. От директора, который микроменеджерит каждую мелочь, до ленивого члена команды, который никак не может выполнить что-то вовремя. Но есть несколько историй, которые я помню особенно хорошо.

• Был один парень, назовем его "Мастер Задач", который увеличил свою производительность втрое, когда создал детальный график своего дня и придерживался его религиозно. У него даже были отведены специальные временные промежутки на посещение туалета и перекусы, и, черт возьми, он всё успевал. В таком режиме он работал более года, а потом открыл свой бизнес.

Что можно извлечь из его подхода? Во-первых, следует понимать, что эффективное управление временем начинается с планирования. Создание подробного графика дня – это отличный способ начать планировать. Важно придерживаться этого графика, чтобы не терять время на ненужные задачи. Но главное, что можно вынести из подхода "Мастера Задач" – это важность расстановки приоритетов. Назначьте каждой задаче приоритет и время, чтобы ее выполнить.

• Затем был другой парень, "Прокрастинатор", который почему-то всегда умудрялся добиваться успеха в последний момент. Он утверждал, что работает лучше под давлением, но я думаю, что он просто мастер откладывания дел на потом.

Что можно вынести из подхода "Прокрастинатора"? Во-первых, не стоит полностью полагаться на давление и стресс для улучшения производительности. Однако, иногда давление может быть полезным для того, чтобы заставить себя начать работать над задачей. Но, главное, что можно извлечь из подхода "Прокрастинатора", – это важность установления сроков и дедлайнов для задач. Если задаче не установлен срок выполнения, есть вероятность, что ее будут откладывать и никогда не выполнят.

• И не забудем про "Делегатора". Этот человек поручал задачи всем и каждому, даже если коллеги не были квалифицированы или не имели на это времени.

Хотя делегирование может быть полезным инструментом управления временем и задачами, его следует использовать осторожно. Поручать задачи неквалифицированным людям или тем, у кого нет на это времени, может привести к снижению качества работы и пропуску сроков. Вместо этого, лучше выбирать правильных людей для делегирования и убедиться, что они достаточно квалифицированы и имеют достаточно времени на выполнение задачи.

Что можно вынести из подхода "Делегатора"? Если у вас много задач и ограниченное время, то поручение некоторых задач коллегам может помочь вам сосредоточиться на более важных делах и улучшить вашу производительность.

Не делегируйте задачи, которые необходимы для вашего профессионального развития и достижения целей. Делегирование должно быть осознанным и рациональным, а не произвольным и безраздельным.

Также важно учитывать, что делегирование задач не должно быть использовано как оправдание для того, чтобы не выполнять свою работу.

Эффективное управление временем и задачами – это найти тот метод, что работает лучше всего для вас и вашей команды. Будь то Матрица Эйзенхауэра, или гибкие методологии, или скрам, ключевое тут – организованность, приоритезация задач и постоянная коммуникация с коллегами.