Добились прозрачности и забыли о проблеме кривых рук. Как Bimeister адаптировал таск-трекер для ведения ОКR и KPI

Разработчик IT-продуктов для промышленности Bimeister внедрил KPI и OKR для оценки результативности своего бизнеса. Для этого выбрали систему управления совместной работой TeamStorm. Решение не специализированное, но компании удалось адаптировать его под свои нетривиальные задачи.

Я Руслан Остропольский, директор по цифровой трансформации в Bimeister. Мы разрабатываем инженерное ПО и строим цифровую экосистему для развития бизнеса промышленных предприятий. В группе компаний четыре подразделения: разработчик ПО «Бимэйстер холдинг», «Бимэйстер Инжиниринг», который занимается информационным моделированием, учебный центр «Академия Бимэйстер» и «Бимэйстер», который администрирует всю группу, занимается маркетингом и продажами.

Разные подразделения и отделы используют разные инструменты для управления проектами. У R&D — Jira, у отдела продаж — amoCRM. В прошлом году мы начали отслеживать общий KPI всей группы компаний, а с начала 2023-го решили внедрить OKR. Поэтому потребовался инструмент, в котором удобно вести проекты кросс-командно. TeamStorm подошел под наши задачи. Пока к системе подключили только руководителей, которые ответственны за выполнение целей, — это 45 сотрудников из разных отделов и подразделений.

Часто для ведения целей бизнеса используют таблицы Excel, но для Bimeister, у которого 400 человек в штате, это слишком трудозатратно: нужны дополнительные рабочие руки.

В другой компании у меня был опыт работы с Excel для OKR. Инструмент удобный, но понадобилась целая команда из пяти человек, чтобы регулярно заполнять и поддерживать таблицы. Это не было их основной рабочей функцией, но отнимало значительную часть времени. Можно сказать, что эти пять сотрудников взяли вторую работу парт-тайм.

Еще одна проблема Excel в том, что у участников есть доступ ко всему массиву таблиц. Кто-то случайно может переместить или удалить важную строку и даже не заметить этого. В TeamStorm предусмотрены ограничительные действия: запретил удаление, и проблема кривых рук решена.

Конечно, есть и специализированные сервисы для ведения OKR. В основном зарубежные, так как в России эта ниша только развивается. TeamStorm себя таким не позиционирует, но наши потребности он закрывает. Это универсальный инструмент для планирования работы, который выбирают в качестве замены Jira, поэтому и для наших задач его функциональности хватает.

Нам нравится, что TeamStorm простой и понятный (почти!): легко создавать пространства, поля настраиваются нажатием трех кнопок. Сложность была только при авторизации пользователей — я не сразу понял, где добавлять участников и как открывать им доступ, но ребята из TeamStorm быстро помогли разобраться.

Некоторых функций пока не хватает, особенно с точки зрения автоматизации. Например, приходится кастомизировать дашборд в другой системе. Но у TeamStorm работает выгрузка в табличном формате CSV, поэтому сложностей с передачей данных не было.

Летом 2022 года мы решили отслеживать общий KPI компании, но подробно работать с ним начали только в январе 2023-го. Делаем это так: в TeamStorm завели годовой KPI, а к нему подзадачи, которые помогают нам двигаться поквартально.

TeamStorm очень гибкий. Поля, теги, процессы можно настроить под любые нужды. Когда мы только начинали работать в системе, то наплодили много полей и целую кучу задач. Разбираться в них было тяжело. Я протестировал разные подходы с разными отделами и пришел к выводу, что достаточно фиксировать главное: направление KPI и инициативы, которые его закрывают. Так что KPI на уровне задач мы больше не заводим, чтобы не усложнять структуру.

Условные 15 показателей, которые мы отслеживаем, укладываются в единую папку и уже внутри декомпозируются. К ведению подключили 30 сотрудников из разных подразделений, итоговые встречи проводим ежемесячно, а раз в квартал смотрим большой срез.

С OKR работаем по-другому. У нас есть папки по каждому кварталу, внутри каждой квартальной — папки по отделам. В отличие от KPI, в пространстве OKR вложенность глубже и типы задач немного другие: objectives, key results.

Все пространства в TeamStorm администрирую я один: слежу, чтобы участники заполняли поля и обновляли информацию. Некоторые делают это самостоятельно, с некоторыми созваниваемся и разбираемся вместе.

Для интеграции каждого пользователя понадобилось две встречи: общая и индивидуальная на полчаса. На общей встрече я рассказывал о структуре и логике ведения OKR и KPI, показывал, как работать в TeamStorm. В конце попросил всех самостоятельно завести задачу.

Кто-то сходу разобрался и все заполнил правильно, у кого-то совсем ничего не получилось. Кто-то сделал, но «криво» — например, поставил не тот тип задачи. Поэтому с каждым из коллег пришлось провести индивидуальную встречу и показать на пальцах, как работать с пространствами системы.

Bimeister внедрил TeamStorm всего три месяца назад, и с его помощью мы уже решили несколько задач:

• Наконец-то начали работать с KPI регулярно: проводим встречи в конце месяца и в конце квартала.
• Настроили понятную структуру для ведения KPI и OKR.
• Начали вести цели в одном месте, чтобы добиться прозрачности между работой разных отделов.
• Получили возможность выгружать данные и делать дашборды.
• Избавились от недостатков Excel: ограничили участникам доступ к лишней информации и предотвратили проблему кривых рук.

Пока в систему TeamStorm интегрировали 45 из почти 400 сотрудников Bimeister: KPI ведут 30 руководителей разных отделов, OKR — 15 человек из команды R&D. К концу года планируем подключить к системе остальные отделы для ведения OKR, чтобы было видно, кто чем занимается и какие у кого цели.