Как повысить эффективность работы сотрудников

Пришлось вплотную столкнуться с одной государственной организацией. В течение нескольких часов мы переходили из кабинета в кабинет, меняя специалистов. Комнаты руководителей и рядовых сотрудников отличались. Нет, мебель у них была абсолютно одинаковая, даже подписанная номерками после инвентаризации. Внимание привлекло отсутствие кип документов на столах руководства и хаос на столах рядовых исполнителей. Также обратил на себя внимание темп выполнения задач. Сотрудник, которая в итоге занялась оформлением документов, постоянно суетилась, копаясь на своем столе в поисках то ручки, то скрепок, то печати. А так как документов для оформления было много, поиски происходили в несколько итераций. Если бы на ее столе был порядок, каждая вещь лежала на своем месте, то оформление документов заняло бы не 2 часа, а от силы 40 минут.

Пока сотрудница в очередной раз перекапывала стопки бумаг в поисках степлера, осмотрела кабинет. Там были шкафы, тумбы, необходимая оргтехника, даже камера стояла на столе. Но ни один органайзер для канцелярии, даже коробочка не попались мне на глаза. Ожидая готовности документов, начала мысленно представлять, как можно было бы организовать рабочее место удобно и эргономично. На стол я бы поставила пару вертикальных органайзеров для бумаг. Для мелкой канцелярии подобрала бы подходящий лоток с секциями, в который положила бы степлер, скрепки, кнопки. Для ручек, карандашей и ножниц подобрала бы в тон к лотку прямоугольный стакан. Таким образом рабочее пространство, где еще размещен коврик для мышки, стало бы свободным. Появилась бы, скрываемая под кучами бумаг прозрачная настольная доска, под которой сотрудница оставляла себе напоминалки. Она наконец-то действительно стала бы помощницей, а не просто элементом настольного покрытия.

В процессе, так как времени оформление заняло много, удалось побеседовать с сотрудницей о ее успехах в продвижении по служебной лестнице. Оказалось, что из-за постоянных срывов сроков оформления документов, уже несколько лет не повышают в должности.

Напоследок еще раз заглянула к руководителю отдела, чтобы поблагодарить за участие и осмотрелась в кабинете. Контраст был настолько очевиден. Все документы в специальных лотках для бумаг, канцелярия разложена и расставлена по органайзерам, стол перед монитором свободный и всегда готов принять любой новый документ в работу.

Можно сколько угодно рассуждать и перекладывать ответственность за предоставление организованного рабочего места на руководителя, но каждый сотрудник может достроить свое рабочее пространство самостоятельно, равно как и повлиять результатами труда на продвижение по карьерной лестнице.

Сейчас уже нет жестких требований к непосредственному размещению рабочего места только в офисе. Большинство компаний перешли на гибридный рабочий режим, позволяя сотрудникам гибко подходить к планированию пребывания в офисе. Раньше казалось, что только личный контроль руководства и присутствие сотрудника непосредственно в здании компании повышает качество выполняемой работы. Сейчас уже многие настроили удаленный мониторинг рабочего времени, поправили регламенты и документооборот для ведения дистанционной работы.

Тайминги и crм системы внедрены, а процессы все равно тормозятся. Каждый отдельный сотрудник старается максимально эффективно и качественно выполнять свою работу. Но коллективный результат хочется улучшить. И дело не в сезоне и ситуации на рынке.

На эффективность работы сотрудников влияет ряд факторов:

• логичность бизнес-процессов и их прозрачность
• квалификация сотрудников и опыт
• личная эффективность и мотивация
• тайм-менеджмент
• постановка и контроль выполнения задач руководством
• четкие критерии продуктивности и эффективности
• соблюдение режима труда и отдыха

На рабочем месте все должно способствовать рабочему ритму.

Как совместить комфорт и не перестараться, чтобы сохранить рабочую атмосферу.

Не важно в офисе или дома сотрудник приступает к выполнению рабочих обязанностей, ему необходимо рабочее пространство, которое будет способствовать продуктивной деятельности и не будет отвлекать от непосредственных производственных задач.

Работа в офисе и дома разительно отличаются. Для работы дома нужна высокая степень самоорганизации и концентрации. Сотрудник не меняет помещение, поэтому социальные роли и функционал могут перемешиваться. Дом может как помочь в работе, так и стать фактором, который снижает эффективность.

Если у сотрудника организовано рабочее место в собственной квартире, все необходимое для работы находится под рукой, не нужно ходить в другую комнату для того, чтобы распечатать документы, по пути заметив неубранные детьми игрушки, то эффективность повышается.

Когда уже выстроены процессы, все сотрудники овладели навыками тайм-менеджмента, но почему-то постоянно появляются затыки, стоит осмотреться по сторонам и поискать тормозящие процессы факторы в самом пространстве.

Факторы снижающие эффективность работы сотрудников в офисе:

• отсутствие системы хранения документов
• загромождение помещений мебелью
• неудобное расположение рабочих мест и оргтехники
• отсутствие зоны отдыха и приема пищи
• отсутствие своевременного пополнения канцелярии
• отсутствие порядка на рабочих местах.

Офисные сотрудники обеспечивают бесконечный поток документов. Несмотря на активное внедрение электронного документооборота, архивы и оригиналы в бумажном виде продолжают участвовать в рабочем процессе. Если хранение документов организовано хаотично, то находить необходимые акты или договоры прошлых сезонов или годов будет достаточно сложно. Вот первый фактор снижающий эффективность работы. Порой на поиски договора или сертификата прошлых лет уходит уйма времени, которого и так не хватает. Таким образом, сотрудник вместо выполнения своих непосредственных обязанностей тратит драгоценные часы рабочего времени на поиск очередной бумаги. Если бы хранение документов было систематизировано и имело четкую структуру, то нужный документ был бы в руках за считанные минуты.

Систематизация и категоризация хранения документов влияет не только на уже существующих сотрудников. Адаптация новых сотрудников проходит легче, если пространство организовано удобно и логично.

Организация хранения документов на рабочих столах сотрудников может отличаться в зависимости от количества рабочих бумаг. Общие зоны хранения документов стоит размещать в доступных для каждого сотрудника месте. Полки и папки, промаркированные в едином стиле, помогут сориентироваться, легко найти необходимый документ и вернуть его на обозначенное названием место.

Примерное разделение на категории документов для создания системы хранения:

• год
• тема
• по отделу
• по сотруднику
• по клиенту
• архив
• актуальные
• в работе
• по назначению

Формирование индивидуальной системы хранения документов организаторы пространства команды агентства PROпорядок производят на основе актуальных бизнес-процессов компании и частоте использования сотрудниками. Если отдел не использует документацию по работе с клиентами, то размещать шкаф рядом с рабочим местом не имеет смысла. Все необходимо для рабочего процесса должно быть доступно и удобно расположено. Чем больше сотрудник тратит время на доступ к документам и поиски, тем ниже эффективность его работы.

Какая вы компания, ваши помещения и вещи расскажут громче слов. Зайдите в свой офис и посмотрите свежим взглядом. Это офис какой компании? Подчеркивают ли расположение мебели и аксессуары на столах ваш фирменный стиль и позиционирование.

Заходят ли в офис клиенты или работают только штатные сотрудники - все это влияет на выбор расположения рабочих мест, зоны отдыха и переговорных комнат.

Офис компании, который посещают клиенты и партнеры должен поддерживать общий стиль, бессловно сообщать об эффективности и надежности. Если необходимый документ искать долго - какое впечатление это произведет на партнеров? Можно ли вам доверять сложные проекты и проводить крупные сделки?

Чистота и эстетика внутри офиса имеет значение не только для внешних клиентов. Элегантный и выдержанный единый стиль поддержит авторитет внутри команды.

В комфортный, эргономичный и уютный офис хочется скорее приходить и совсем не хочется убегать скорее домой.

Любое помещение можно подстроить под сотрудников. Грамотное расположение столов и стульев, расстановка мебели для хранения, поможет сэкономить пространство и увеличить количество полезной площади. Изучение движения и перемещения сотрудников по офису помогает организаторам пространства оценить удобство расположения мебели и рабочих зон. Хранение общих документов стоит организовать в удобном месте для большинства членов коллектива, которые ими постоянно пользуются. Таким образом бумаги не будут скапливаться на рабочих столах, а сотрудникам не придется разыскивать необходимый договор или буклет по столам коллег. Удобное размещение и закрепленное за каждым предметом место поможет упорядочить движение документов и сосредоточить их в заданном месте.

При выборе систем хранения и мебели стоит начать с выявления особенностей помещения и задач, стоящих перед ним.

Если в офис часто заходят клиенты необходимо организовать пространство для комфортных переговоров и демонстрации образцов продукции.

Эстетично организованное хранение презентационных материалов подчеркнет деловой стиль компании в глазах клиентов и партнеров.

Для размещения документов подойдут вертикальные папки для бумаг, выдержанные в едином стиле и цвете. Удобно провести маркировку всех держателей, чтобы не искать нужные документы и всегда возвращать на место.

Презентационные образцы удобно разместить в органайзеры. Так их будет удобно достать из шкафа и поставить на стол, а после демонстрации также легко убрать на место. В зависимости от особенностей зоны хранения подбираются ящики из прозрачного или плотного однотонного материала. При размещении за стеклянными дверцами стоит уделить особое внимание подбору эстетичных и лаконичных контейнеров, чтобы не создавать эффект визуального шума пестрыми узорами и разноцветьем образцов.

Организация хранения запасов, дополнительной оргтехники, деталей для персональных компьютеров и канцелярии не только упростит инвентаризацию, но и поможет сэкономить. Когда точно известно сколько предметов в наличии, сократится количество дублирующих закупок, картриджи для принтера перестанут пересыхать, стоя в дальнем углу под слоем годовой пыли. Планирование закупок и инвентаризация будут проходить в разы быстрее, а ответственный сотрудник сможет уделить оставшееся время другим задачам.

Для организации хранения и наглядности удобно использовать списки наличия канцелярии и расходных материалов. Указание срока годности и даты вскрытия упаковки поможет вовремя использовать картриджи или ручки, избежав их порчи до полного использования. Если к списку добавить отдельные графы наличия и расхода по месяцам, то можно быстро отследить перерасход, спланировать закупку и избежать пересортицы.

Хранение по категориям и маркировка органайзеров не только упростит поиск, но и поможет возвращать предметы на место.

Каждый сотрудник - не просто штатная единица. Это живой человек, которому нужен не только труд, но и отдых. Для комфортного восстановления необходимы особенные условия. Многие современные офисы сейчас оборудованы отдельными зонами для приема пищи и отдыха. Можно встретить мягкие кресла или диванчики, на которых комфортно не только посидеть, но и даже полежать после многочасового сидения за столом на стуле. Спортивные залы также стали неотъемлемой частью рабочих помещений. В перерыве можно пойти разогнать кровь, снять стресс и перезагрузиться.

Зоны отдыха, приема пищи и спортивные залы - места общего пользования. Для поддержания порядка и простой ориентации в помещениях удобно создать логичную и понятную систему размещения предметов. Дополнить шкафы маркировкой, на стенах разместить карту-навигацию по размещению, плакаты с напоминаниями о правилах обращения с посудой и спортивным инвентарем. Маркировку можно сделать с помощью забавных и понятных, выполненных в корпоративном стиле символов. Это не только поможет сотрудникам сориентироваться, но и поддержит единый стиль и атмосферу компании.

Обеденная зона является местом общего пользования, куда приходят сотрудники разных отделов и подразделений. Приемы пищи за рабочим столом провоцирует появления пятен на документах, порчу техники и провоцирует появление неприятных запахов еды.

Приятно провести обед в удобных специально оборудованных залах. Ни для кого не секрет, что чем больше хозяек на кухне, тем сложнее организовать удобное для каждого место расположения продуктов и кухонной утвари. Для создания контролируемого порядка удобно использовать зонирование. Можно разделить пространство с помощью перегородок или использовать цветовое сочетание для каждой зоны.

Посуду стоит разделить по категориям и отдельно хранить емкости для приготовления, разогрева и приема пищи. Использование многоярусных подставок для тарелок и сковородок, крючков для чашек и кружек, размещенных внутри шкафчиков, поможет сэкономить место и упорядочить хранение. На внешнюю сторону дверцы каждого шкафчика нанесите название или картинку, обозначающую категорию посуды. Наклейки можно сделать самостоятельно в стиле логотипа компании или купить готовые.

Маркировка и размещение по категориям помогут зафиксировать место за каждым предметом, так сотрудникам будет проще находить и возвращать посуду обратно. Новые сотрудники быстрее найдут все необходимое.

Сыпучие продукты, такие как сахар, чай, кофе и печенье лучше хранить в банках с крышкой. Это защитит их от влаги и продлит срок хранения. Квадратная или прямоугольная форма емкости позволит использовать все пространство ящика по максимуму.

Не стоит забывать про зонирование и маркировку полок в холодильнике. Можно выделить полку для скоропортящихся продуктов и длительного хранения. Для размещения остатков еды можно предусмотреть стеклянные банки с крышками. Так сотрудники смогут аккуратно сложить оставшуюся часть обеда, а запахи не перемешаются.

Продуманная с заботой о каждом сотруднике система хранения поможет не только поддержать корпоративную культуру и заботу о внутреннем клиенте, но и сократить время на выполнение регулярных действий. Любая компания - это живая и подвижная система. Если все шестеренки механизма работают слаженно и согласованно, при соприкосновении не возникает напряжения, то общий процесс движется максимально быстро и продуктивно. Для повышения эффективности работы сотрудников, в дополнение к логике бизнес-процессов, важно создать комфортные и удобные условия труда, рабочее пространство, где каждый сантиметр помещения будет работать на повышение эффективности решаемых задач, вы же не ради своего удовольствия за помещение платите.