Несколько простых рекомендаций о том, как использовать деловую переписку в WhatsApp как доказательство в суде.
Деловое сообщество уже давно привыкло использовать различные мессенджеры (WhatsApp, Telegram, Skype и др.) для переговоров и решения рабочих задач. Это достаточно удобный и быстрый способ обмена документами и сообщениями буквально "на ходу" или даже за рулем. Создаются целые бизнес-чаты для обмена информацией, люди обмениваются договорами и даже заключают сделки по WhatsApp.
Но контракты далеко не всегда содержат необходимые условия, придающие юридическую силу коммуникациям с использованием мессенджеров.
На практике, несмотря на активную рабочую переписку в мессенджерах, при возникновении споров о взыскании задолженности контрагенты, зачастую, впоследствии отказываются признавать юридическую силу такой переписки с использованием мессенджеров.
На примере одного из наших последних арбитражных кейсов мы подготовили ряд рекомендаций о том, как успешно использовать сообщения в WhatsApp и других мессенджерах в качестве доказательств в судебном споре.
Суть спора
Истец - разработчик приложений и программного обеспечения - обратился в суд с иском о взыскании задолженности с заказчика по договору об оказании услуг по разработке.
Вся деловая переписка по договору, обмен первичными документами, актами выполненных работ и счетами на оплату, осуществлялись через чат, созданный представителями разработчика и заказчика в мессенджере WhatsApp.
Однако, спустя несколько месяцев, несмотря на выполнение разработчиком всех работ по договору, заказчик перестал оплачивать счета. В результате разработчик был вынужден обратиться в арбитражный суд.
В ходе рассмотрения дела заказчик отказывался признавать сообщения и полученные по WhatsApp документы, а также выдвинул встречный иск.
Стоит отметить, что рассмотрение дела было осложнено еще и тем, что заключенный договор не содержал условие о возможности направления юридически значимых уведомлений через мессенджеры. При этом акты выполненных работ, по которым возникла задолженность перед разработчиком, не были подписаны заказчиком и направлялись только по WhatsApp.
Нашей команде Solid Case удалось выиграть данное дело на стороне разработчика в 3 судебных инстанциях и на базе данного кейса мы решили подготовить несколько рекомендаций, которые могут помочь бизнесу в аналогичных судебных делах в будущем.
1 - Прописать в договоре возможность использования мессенджеров для деловой переписки
Если изначально предусмотреть в договоре условие о возможности деловой коммуникации с использованием мессенджеров, то при возникновении спора это существенно упростит процесс и увеличит шансы на победу.
В частности, следует закрепить в договоре условие, согласно которому допускается обмен первичными документами между сторонами по WhatsApp, Telegram и др. При этом в реквизитах договора стоит указать адреса электронной почты и конкретные номера телефонов представителей сторон, с которыми будет вестись переписка, а также названия их аккаунтов в Skype, Telegram и других приложениях.
2 - Важные сообщения стоит дополнительно отправить по электронной почте
Если документ представляет важность, то рекомендуется продублировать его также и по адресу электронной почты, указанной в договоре. Например, по электронной почте стоит отправить контрагенту закрывающие акты выполненных работ и счета на оплату, а также попросить контрагента в ответном письме подтвердить факт получения документов.
Многие сервисы отправки электронных писем также имеют опцию уведомления о прочтении электронного письма. Мы рекомендуем включать данную опцию при отправке важных электронных писем, а также сохранять уведомления о прочтении на случай возможных споров.
3 - Если назревает конфликт, то направить официальное письмо в бумажном виде
Если вы отправили контрагенту сообщение через мессенджер или по электронной почте, но длительное время он не отвечает и не реагирует на ваши письма, мы рекомендуем отправить должнику официальное письмо в бумажном виде по почте.
Особенно, если речь идет уже просрочке по оплате ваших работ или услуг, и контрагент не отвечает на ваши сообщения. В этом случае рекомендуется отправить официальную досудебную претензию на бумаге с требованием об оплате задолженности на юридический адрес должника, указанный в договоре.
4 - Нотариальное удостоверение деловой переписки
Если сумма долга подтверждается только по WhatsApp, а акты выполненных работ не подписаны, то чтобы увеличить шансы на успех, мы рекомендуем удостоверить данную переписку у нотариуса.
Существует специальная процедура удостоверения электронных сообщений в качестве доказательств. Для этого необходимо обратиться к нотариусу и предоставить телефон или ноутбук, с использованием которого осуществлялось общение в мессенджере.
Нотариус составит специальный протокол, который зафиксирует всю важную информацию. В дальнейшем в суде наличие такого нотариального протокола значительно повысит шансы того, что суд примет сообщения в мессенджерах в качестве доказательства.
5 - Подать деловую переписку в качестве приложения к иску
Если на руках у вас имеется нотариальный протокол, который удостоверяет переписку, то стоит приложить данный протокол к исковому заявлению о взыскании долга.
Если же протокола нотариуса нет, то в любом случае стоит распечатать в простой бумажной форме все существенные сообщения и заверить их подписью директора и печатью вашей организации. Приложите распечатанную переписку как доказательство к иску при подаче. И хотя риски при таком формате выше, суд при получении вашего иска будет видеть, что вы собрали все доказательства, которые у вас были. И другая сторона должна будет доказать, что данная переписка является недостоверной или недопустимой.
В случае если другая сторона будет заявлять в дальнейшем о недопустимости обмена информацией через мессенджеры, вы можете и после подачи иска в суд обратиться к нотариусу, чтобы оформить необходимый протокол, удостоверяющий все существенные сообщения. И по ходу рассмотрения дела дополнительно приобщить данный протокол в материалы дела.
Вы бы хоть номер дела написали, интересно ведь, как выкрутились в итоге.
да не без помощи нотариуса, номер дела А40-132803/21
Ну про нотариуса то понятно)
Вообще странное решение.
Документооборот должен быть в надлежащем виде.
Суд работает на основании фактов. Факты в коммерческих спорах подтверждаются документами. Подписанных. С большой королевской синей печатью.
Есть контракт.
Есть платеж, есть выписка с банковского счета.
Работа выполнена и принята, значит есть оформленный и подписанный акт.
В ватсап можно бросить рыбы для того, что бы контрагент ознакомился, но это не означает принятие и согласие обеими сторонами с сутью этого документа.
"1 - Прописать в договоре возможность использования мессенджеров для деловой переписки"
Это крайне глупая и опасная идея. Открывает просто гигантские возможности для различного вида разводов.
2, 3
разумно
4 - Нотариальное удостоверение деловой переписки
Как истец докажет , что общался с ответчиком, а не с лесным эльфом?
Переписка может служить дополнительным доказательством ненадлежащего поведения или безответственности, но точно не той базой на чем стоит строить свой иск.
П.с. почитал я постановление.
Основанием послужила не переписка в ват.сап, а два факта.
1. То, что заказчик клал болт на требование к предоставлению отчетов продолжительное время.
2. Что не привел фактов, что работа не выполнена надлежащим образом и фактически использовал предоставленный код. (Можно предположить, что кто-то крайне криво написал ТЗ и по сути предъявить за косяки было нечего)
п.с. с стороны ответчика можно было бы попробовать зайти с стороны нотариального заверения истцом рабочего чата. По сути истец предоставил допуск третьим лицам к переписке, которая почти наверняка представляет из себя коммерческую тайну.
В договорах подряда с айтишниками очень часто практикуют обмен информацией в мессенджерах.
бесспорно, но каким боком это офф. закрывающий акт?
Я к тому, что если такая договоренность есть на словах, то исполнители начинают злоупотреблять этой возможностью, а юр. отдела нет возможности контролировать и следить за всем вообще. В итоге, всё всплывает, когда уже поздно.