Удаленка задолго до удаленки: как мы наладили работу распределенной команды разработки

Привет! Меня зовут Руслан Остропольский, Head of PMO в медицинском онлайн-сервисе СберЗдоровье (бывший DocDoc).

В прошлом году все мы столкнулись с таким понятием, как «нерабочие дни», и компании начали массово переводить своих сотрудников на удаленную работу. Для кого-то это стало откровением — оказывается, можно спокойно работать из дома и ничего — мир не рухнет, проекты не остановятся, задачи будут выполняться.

Нам в этом плане повезло: в СберЗдоровье с самого начала строили именно распределенную команду, и команде не пришлось адаптироваться к каким-то «новым реалиям» — сервис работал в таком режиме все последние 5 лет.

Для меня основной плюс удаленной работы заключается в безгранично широких возможностях при найме. Тут все просто: если не ограничивать себя рамками одного города, пул потенциальных сотрудников вырастает в несколько раз. Сейчас у нас работают 110 человек в разработке из почти 60 разных населенных пунктов России.

Стоит ли говорить, что при такой географии нет необходимости арендовать огромный офис и покупать сотрудникам оборудование, по сути, дублирующее то, что стоит у них дома. Необходимое ПО и доступы к различным ресурсам, которые необходимы команде, мы приобретаем при необходимости. Кроме того, я уверен, что если бы пытался собрать именно такую команду в одном городе, то потратил бы на это в несколько раз больше времени. В целом, удаленная работа — это чаще более эффективная работа, чем наоборот. Но, стоит оговориться, что этой эффективности не достигнуть без правильно и четко выстроенных процессов.

Один из наших основных принципов: процессы должны быть одинаковыми для всех. То есть, мы никогда не разделяли сотрудников на тех, кто находится в офисе и на тех, кто работает удаленно. Мы все используем одни и те же инструменты.

Для нас незаменимым инструментом в координации разработки стал четко настроенный и автоматизированный Flow в таск-трекере (мы с самого начала работали в Jira Workflow — он для нас подходит идеально). Еще один крайне полезный инструмент — или даже набор инструментов — это окружение разработки: мы используем облачную инфраструктуру и Docker из-за скорости развертывания окружения. Все наши инструменты и окружения одинаковы для всех сотрудников, что позволяет нам абсолютно бесшовно работать в общих процессах.

Общие процессы для распределенной команды должны быть интуитивно понятными и прозрачными. При этом, очень важно эти процессы и их результаты необходимо тщательно документировать. Это нужно для того, чтобы людям не приходилось подолгу искать информацию, попутно отвлекаясь от работы и отвлекая других. К тому же, хорошо структурированная wiki — крайне удобная для новых сотрудников вещь. Мы ведем всю нашу документацию в Confluence и стараемся максимально подробно описывать абсолютно все процессы от административных моментов до продуктовых историй для разработки. Наша база знаний открыта для всей компании и пополняется ежедневно.

Несколько раз мне приходилось слышать от коллег из других компаний достаточно дикие истории о контроле действий и рабочего времени сотрудников. Иногда это доходило до крайностей — spyware и keylogger-ов. Мы такими глупостями никогда не занимались. Все-таки, если ты не уверен в команде и приходится постоянно чуть ли не шпионить за сотрудниками, ты явно что-то делаешь не так.

Мы принципиально не следим за экранами и не пингуем сотрудников в чатах просто чтобы проверить их доступность. Вместо этого у нас есть святая троица: метрики, цели и команда.

Хорошо настроенные метрики показывают, насколько успешно работают сотрудники. Сейчас мы используем такую структуру:

1. Срок завершения этапов и проектов:

- в разрезе по статусам

- попадание в План/Факт по срокам

2. Удовлетворенность ключевых стейкхолдеров: пользователи, команда, бизнес.

3. Производительность:

● Кол-во завершенных проектов/задач за период (в разбивке по этапам)

● Кол-во завершенных стратегических проектов/задач:

- процент реализованных стратегических задач

- процент реализованных стратегических задач от общего числа проектов

● Общее количество активных проектов за период

4. Использование ресурсов.

Цели дают команде фокус и понимание того, куда двигаться дальше. С целями и задачами мы работаем по OKR: каждый квартал мы планируем и обозначаем новые цели, основываясь на стратегии и текущих целях разных команд. Кроме того, мы обязательно проводим кросс-командную синхронизацию целей, а также пробрасываем их на человеческий уровень: каждый сотрудник должен понимать свои конкретные цели на ближайший квартал.Команда тоже не дает скучать. Если кто-то внутри ленится, не работает и не показывает нужный результат, это видно сразу.

Вот как это работает:

- Цели OKR держат фокус всей команды.

- Индивидуальные цели держат фокус каждого отдельного сотрудника.

- Ежедневная синхронизация команды. Если кто-то "застревает", команда помогает советами, перераспределением задач.

- Метрики, сравнивающие прошлые период с аналогичным.

- Регулярные командные ретроспективы помогают обнаруживать и устранять ошибки и недочеты.

Для распределенной команды нет ничего важнее грамотно выстроенных коммуникаций. Вот как подошли к этому мы.

Мессенджер

Мы все сидим в Rocketchat (аналог Slack) Dev-командой и Telegram для бизнеса, потому что нам недостаточно просто чата. Нам важно использовать мессенджер как инструмент, в котором помимо обычного функционала чата настроены разные другие полезные штуки. У нас настроены интеграции с большинством продуктов, которыми мы активно пользуемся: Jira, Gitlab, Jenkins, Testrail и другие. Кроме того, мы разнесли оповещения по разным платформам по принципу их тематики.

Календарь

Календарь у нас ведут все сотрудники, и он полностью открыт для всех. Это дает всем понимание того, что и чем занимается в текущий момент времени. Кроме того, в календаре мы ищем «пробелы» — свободное время для встреч и отмечаем рабочее время человека. Это очень важно, когда в команде много сотрудников из разных часовых поясов. Несмотря на разные часовые пояса и разные периоды наибольшей и наименьшей продуктивности, мы все “живем” по Московскому времени. Это означает, что время. С 11 до 17 часов все должны быть доступны для общения, причем с «быстрым откликом» и возможностью быть на связи как минимум через мессенджер, но лучше - по аудио или видеосвязи.

Встречи, митинги, синхронизации

Кажется, что мы проводим очень много созвонов. У меня периодически случаются рабочие дни, состоящие только из звонков, встреч и совещаний. Регулярные встречи прописаны на многие месяцы вперед: ежедневно по утрам мы обязательно созваниваемся всей командой и обсуждаем планы на день. Раз в неделю у нас проходят синхронизации разных отделов.

Ежемесячно я провожу тет-а-тет звонки, раз в 6 месяцев — performance review 360, во время которого сотрудник получает фидбек от своих коллег. Не все встречи обязательны к посещению — мы периодически проводим синхронизации и вебинары с необязательным составом участников, к которым может присоединиться кто угодно. Чтобы быть ближе друг к другу, мы стараемся всегда включать камеры.

Конечно, удаленная работа — это не только работа. То, что многие из нас сидят в разных городах, не является поводом ограничивать неформальное общение. Для нас это очень важно еще и потом, что вовлеченность очень здорово сказывается на лояльности сотрудников.

Например, мы вместе занимаемся английским языком. На занятия собираются люди из разных отделов, которые по работе могут вообще никак не пересекаться. Что интересно, во время учебы мы обсуждаем много личных тем — это очень помогает узнать друг друга поближе и завязать знакомства. Кроме того, мы стараемся проводить много оффлайн-активностей и приглашать на них ребят из регионов, например, хакатоны.

Еще один отличный способ встретиться лично, это конференции - как внутренние, так и внешние, где может быть много полезного для всех членов команды. Сюда же относится и спорт — мы участвуем в забегах и других спортивных мероприятиях, на которые всегда приезжают и ребята из регионов. Вместе мы часто играем в футбол, волейбол и теннис, занимаемся сайклингом. Мы участвовали в Зеленом марафоне Сбера, Гонке героев.

Что я хотел всем этим сказать. Удаленки - как полной, так и частичной - не стоит бояться. Она прекрасно работает, ее всего лишь нужно грамотно организовать. Да, она не запускается быстро и сразу на всех, это действительно длительный и трудоемкий процесс.
Я бы сказал, что это целая культура, которую можно привить. В следующем материале мы расскажем, как нанимать, адаптировать и обучать людей и целые команды на удаленке.

Пишите ваши вопросы комментарии и пожелания к материалу (а также будущим статьям) ниже.