Как вести записи созвонов и встреч, чтобы их читали — с подборкой удобных инструментов и шаблоном

Созвонились с коллегами, поговорили, зафиксировали договорённости, разошлись. Но ведь так бывает редко — чаще записи теряются, ведутся в разных местах или не ведутся вовсе. WEEEK рассказывает, как сделать так, чтобы созвоны имели смысл и никто не забывал о своих обещаниях

Meeting notes, протокол собрания, фоллоу-ап, минутки — это всё про записи со встреч, созвонов и совещаний. Речь о записях в виде текста, потому что видео и аудиозаписи навеки останутся в таком виде. Текстовые заметки — полезная штука, и вот почему.

• Потому что мы забываем услышанное. Есть даже «кривая забывания» Эббингауза — она показывает, как новые данные выветриваются из нашей головы после попадания туда. Очень быстро, минута за минутой.
• Потому что мы искажаем услышанное. Человеческий мозг — хранилище ложных воспоминаний. Этот феномен, который ещё называют конфабуляции, демонстрирует, как человек со временем подменяет или дополняет реальные факты вымышленными.
• Чтобы решить споры. Как раз из-за того, что мы забываем или искажаем информацию, трудно доказать, что директор Иван Степаныч дал-таки бюджет на этот проект — и именно 5000 рублей, а не 500. Записи со встреч решают такие недопонимания.
• Для будущих поколений. Или отсутствующих коллег. Или новых сотрудников.

Первое, что нужно сделать, — поручить одному из присутствующих вести протокол встречи. В идеале это должно быть его единственной задачей.

Дальше дайте протоколисту следующие инструкции:

• В записи должны быть обязательные детали: дата, участники, повестка. Их лучше добавить ещё до начала встречи.
• Нужно указать повестку и контекст. То есть проблему, которую нужно решить на встрече, или хотя бы просто тему и немного контекста. Кстати, это важно не только записать, но и озвучить на собрании.
• К концу собрания в записи должны быть: принятые решения вместе со сроками, статусом, ответственным за исполнение. Если оговаривались деньги — то сумма или вилка. В общем, фактура.
• Один документ — один протокол. Если надо собрать протоколы в одном месте, лучше завести отдельный документ с перечнем и ссылками либо использовать инструменты, где с древовидной структурой хранения документов.
• Протоколы надо хранить в одном месте, в формате, который читается со всех устройств, с возможностью комментировать.
• Если протоколист что-то не расслышал или упустил — сразу после собрания нужно сходить и уточнить.
• Отправить конспект встречи всем участникам нужно как можно быстрее после встречи. Иначе смысл всего этого?

Ну, а чтобы документ всё-таки прочитали и поняли, нужно:

• Избегать сленга, сокращений и опечаток.
• Выделять жирным и подчёркивать главное, чтобы текст легче воспринимался.
• Писать лаконично, ёмко, в инфостиле — то есть без лишних украшательств и сложных предложений.

Эта мини-инструкция пригодится тебе, чтобы повторить шаблон в своём инструменте — или в нашей Базе знаний WEEEK.

Создай папку под записи встреч или ветку документов. Озаглавь так, чтобы было понятно, что здесь хранится. В названиях документов указывай, что за встреча, и ставь дату, чтобы не гадать потом, когда это было.

Внутри в документе создай повторяющуюся структуру — участники, кто ведёт запись, повестку, продублируй дату. Затем создай раздел для вопросов, которые нужно решить. Следом список действий, которые надо будет предпринять после встречи — его удобно оформить в чек-листе. Обязательно записывай не только саму задачу, но и ответственных за неё.

Наш шаблон забирай тут.

На правах блога WEEEK начнём с себя, но честно расскажем и про другие инструменты.

Вот, что полезного есть в нашем сервисе для составления конспектов встреч:

✅ Плюсы:

• Создание документов с древовидной структурой — можно сделать папку «Записи встреч», а внутри хранить сами конспекты.
• Внутри можно отмечать юзеров через @, чтобы не вводить имена присутствующих вручную. Так же, через собачку, документы можно перелинковать с задачами или подвязать к проектам.
  
• Удобный текстово-блочный редактор с широкими возможностями по форматированию текста.
  
• Можно поделиться ссылкой на всю папку или отдельный документ.
  

❌ Минусы:

• Случаются глюки.
• Нет сквозного тегирования документов для более быстрого поиска.
  

Самый распространённый в российской интернет-среде цифровой редактор для документов. Если ссылка на документ для общего использования — только гугл-доки.

✅ Плюсы:

• Всего его знают, интуитивно понятный и простой.
• Всё умеет с точки зрения редактирования, оформления, вставок, упоминания пользователей.
  
• Открывается на любых платформах и девайсах и не требует регистрации.
  

❌ Минусы:

• Надо отдельно продумывать, как структурировать записи для регулярного сбора протоколов, чтобы ничего не терялось и не надо было каждый раз искать ссылки.
• Подвязать к рабочему пространству в другом онлайн-сервисе можно только через ссылку.
  

Хороший российский таск-менеджер с Канбан-досками. Имеются встроенные документы, на них и посмотрим.

✅ Плюсы:

• Можно создавать папки с документами внутри рабочего пространства рядом с досками, в корневом документе будет перечень всех документов в папке.
  
• Хороший текстовый редактор с базовым наборов блоков (есть кодовые вставки, но чек-листов, к примеру, нет).
  
• Удобное управление доступом к каждому документу, возможность опубликовать в сети.
  
• Быстрая и плавная работа.
  

❌ Минусы:

• Нельзя упомянуть пользователя.
• Замечены глюки в работе редактора — к примеру, со списками.
  

В представлении не нуждается.

✅ Плюсы:

• Прекрасная система управления документами с помощью древовидной системы — удобно для хранения заметок в отдельной ветке.
• Тегирование документов. Можно присвоить документу тег, скажем, «Общий созвон» или «Заказчик» — и отбирать по тегам нужные протоколы без лишних телодвижений.
  
• Фантастический текстово-блочный редактор — гибкий, удобный, куча вставок. Красота!
  
• Есть готовый шаблон заметок встреч — вот тут.
  

❌ Минусы:

• Для командного использования — дорого, оплата в долларах.

Любые заметки, вшитые в твой компьютер. К примеру, Apple Заметки — прекрасный инструмент.

✅ Плюсы:

• Просто и понятно управляется, всегда под рукой.
• Хороший встроенный рубрикатор. Можно раскладывать заметки по папкам, присваивать названия. Часто бывают хэштеги.
  
• Есть инструменты для форматирования текста: заголовки, списки, чек-листы и прочее.
  
• Шерится — в целом, теми же Apple Заметками удобно делиться. А ещё они синхронизируются между всеми устройствами.
  
• Бесплатно. Есть готовые шаблоны.
  

❌ Минусы:

• Шерится-то шерится, но в проектный или корпоративный архив такую заметку не подошьёшь — так и останется только у тебя, если не перенести куда-то.
• Не тегнуть коллег, не подвязать к задачам или проектам.