Авторитаризм, либерализм или демократия в рабочих чатах. Что выберете?

Питомцы похожи на своих хозяев, а атмосфера в рабочем чате на стиль управления менеджера. Делимся, как организовать рабочее пространство в мессенджере, чтобы сотрудникам и вам было удобно работать. Разобрали фишки и ошибки в мессенджере авторитарного, демократического и либерального стиля управления. Если с чем-то не согласны, можем поспорить в комментариях.

Взяли стили управления Курта Левина: авторитарный, демократический и либеральный. Потому что остальные типологии строятся на его теории.

Если в компании четкая иерархия подчинения, мнение сотрудников не учитывается, а решение принимает главный — это авторитарная система. Такие менеджеры контролируют все. Это его метод свести к минимуму ошибки, не быть одураченным и достичь желаемого.

Общаются в четко определенном мессенджере, чаты делят по темам
Мессенджер устанавливают на свой сервер — потому что так безопасно. Если в мессенджере можно делать чаты — делят по отделам и проектам: юристы отдельно от логистов. Создают общий чат для всех, чтобы отделы обменивались информацией по работе, а hr размещал объявления.

Но у менеджера нет задачи сделать удобно, есть задача объединить сотрудников в одном месте без дополнительных вложений. Поэтому пользуются Outlook или Skype — они идут в комплекте с лицензией Microsoft.

Общий чат превращается в лобное место: и народу указы объявить и показательную порку устроить.

В такой компании большая текучка. А еще, человек может обидеться и отомстить. Как это произошло у Михаила Гребенюка. Оскорбленный сотрудник украл базу и обложил с разных аккаунтов негативными отзывами.

Прописывают инструкции
Новый сотрудник быстро вливается в работу, старый — знает где искать ответы. Потому что авторитарный менеджер выстраивает систему и создает инструкции на все случаи жизни: как писать отчеты, пароли и логины, что можно присылать и нельзя присылать в чат.
За нарушение — штрафы или увольнения.

Но инструкций может стать много. Это лишает работников воли. Они привыкают не иметь мнения и делать как скажут.

Не динамят сообщения
Если в чат написали — сотрудники отвечают. Потому что нет ответа — нет рабочего процесса.
Но на ответ дают 5 минут. Опоздал — наорали. В чате плодятся несодержательные сообщения, а реакции не воспринимаются всерьез. Кого тема обсуждения не касается — отвлекается от задачи.
Часто время работы строго задано. Но менеджер просит отчеты и задает вопросы в выходные, вечером после работы.

Называют файлы однозначно
Файл “Квартальный отчет за июль 2023г” найти проще, чем “12564”. Когда документ снова понадобится, вас не вытащат с отпуска.

Контролируют процесс
Контроль в психике связан с безопасностью — я контролирую равно со мной ничего страшного не случится. Здоровый контроль — это адекватные цели и сроки, проверка задач и принятие решения, не поддаваясь внешнему давлению. А есть невротический контроль — микроменеджмент:
— ушел в туалет, ешь — отчитайся в статусе или в чате
— все решения только через менеджера, поэтому принимаются долго
— скрин экрана, чтение переписки, нежданный звонок по видео
— отчет за день: пиши сколько строк кода написал за какое время

Микроменеджмент душит. Сотрудники болеют, а потом массово увольняются. Менеджеру тоже плохо — работает нон-стоп, потому что не успевает сделать свои задачи.

Если менеджер дает задачу, не контролирует ее выполнение, а приходит только за результатом — это либеральная система.

Удобный мессенджер для всех
Мессенджер для общения команда выбирает сама, часто это Телеграм, Вотсап или Вконтакте. Потому что ими и так пользуются каждый день.

Но личная жизнь не отделена от работы. Часто это приводит к перегоранию. Разделение на отдельные чаты есть, если несколько аналитиков, СММщиков, редакторов. Но тогда есть и общий чат где все. Работают когда удобно. Поэтому сообщения присылают 24/7.

В чате рождается истина
Задачи обсуждают в чате или на созвоне. Если обсудили в баре — написали в чат. По истории переписки восстанавливают хронологию. Каждый видит полную картину проекта. Решения принимаются быстро.

В чатах хаос, потому что в одном месте обсуждают идеи, присылают мемы, поздравляют с др. Когда надо найти, о чем договорились на последнем обсуждении — чувствуешь себя золушкой. Как злая мачеха заставила отделять зерна от плевел, отделите принятые идеи от забракованных.

За помощью пишут в чат
Каждый сотрудник — эксперт с глубокими знаниями своей области. Если нужна помощь — пишут в чат коллегам или менеджеру.

Коллеги могут продинамить, потому что сообщений много, а еще:

Менеджер тоже не отвечает и превращается в чайку — прилетел, наорал, нагадил и улетел.

Используют корпоративный удобный мессенджер
Начинают с обычного мессенджера, но переходят в корпоративный. В отличие от авторитарного, мессенджер выбирают удобный для команды.

Корпоративный разделяет личное от рабочего. А значит, человек не дергается от каждого уведомления.

Демократический менеджер обычно создает отдельные чаты для:
— флудилки: мемы, домашние животные, фильмы, поздравления с 8 Марта
— отделов: юристы, маркетологи, разработчики, бухгалтерия
— клиентов
— конкретных уведомлений: на сайте что-то сломалось, написали на почту поддержки, новая продажа, пропущенные звонки
— общий чат для всех

Флудилки — это компромисс. Сотрудник расслабляется и отвлекается от работы, укрепляет отношения с коллегами. И все это, не выходя из рабочих чатов.

Иногда чатов становится слишком много. Итог — непонятно куда писать, пространство захламляется, искать сообщение долго, ты тратишь время на бессмыслицу, вместо выполнения своих задач.

Задача адресуется конкретному человеку
В психологии есть диффузия ответственности. Это когда в толпу кричат “Вызовите скорую”. А никто не звонит. Потому что думают, что сделает это кто-то другой. Поэтому сообщение в чат менеджер адресует не “команде”, а конкретному человеку.

Идеи обсуждают в тредах
Тогда сообщения не смешиваются с общей перепиской.
Если сотрудник не подписался на обсуждение и не участвует в нём, уведомления не приходят. Если понадобился совет другого специалиста — приглашают в треды через @. История переписки в тредах сохраняется и доступна новому участнику. Итоги фиксируют.

Ответы и фидбек дает быстро. От сотрудников требует того же самого. Увидел сообщение — дай реакцию. Это не прописанные требования как при авторитарном управлении, а скорей принципы уважения. Если сотрудник не делает этого, ему скажут.

Темная сторона демократического стиля — обсуждения. Иногда управленец перекладывает ответственность на всех и превращается в митинг-мена. Поэтому устраивает созвоны:
— каждое утро, чтобы обсудить у кого какие задачи
— контрольный в середине дня, чтобы спросить нужна ли помощь
— если что-то случилось, чтобы разобраться на месте кто ответственный
— обсудить очередное решение

На созвоне все, хотя касается это 2 человек. За день набирается часа 2 на митинги. Времени на работу остается мало.

Часть менеджмента — устроить правильную коммуникацию. Если собрать фишки каждого стиля управления, получится идеальное пространство для работы:

1. Общайтесь в одном мессенджере, но удобном. Корпоративный мессенджер с этой задачей справляются лучше, чем обычные. Потому что внутри есть инструменты для работы: чаты для общения, интеграции сервисов, контроль задач, звонки. А еще, он отделяет личное от работы.
   
2. Создайте общий чат для всех сотрудников, остальные разделите по отделам и проектам. Так проще находить информацию и решать задачи.
   
3. Пишите инструкции для новичков или нового инструмента для команды. Например, менеджер знает, как работать на Chat gpt. Он пишет промт для команды, чтобы она быстрее начала работать.
4. Интегрируйте сервисы, которыми часто пользуетесь, чтобы не искать
5. Давайте обратную связь — сообщение, реакция. Это обычный рабочий процесс и уважение.
6. Обсуждайте идеи в тредах — чат не захламляется. Закрепляйте итоги, как важное сообщение
7. Обращение к конкретным людям вместо общих сообщений. Тогда точно ответят
8. Называйте файлы понятно — это упрощает поиск. Если кажется, что файл можно назвать “12387”, потому что больше не понадобится — это кажется.

Какая у вас система управления в компании. Как это влияет на работу?

Вы можете начать наводить порядок с Ленза: создайте каналы по темам, настройте уведомления, добавьте в рабочее пространство сервисы, которыми часто пользуетесь. А еще у нас есть видеозвонки. Некоторые говорят, что качество как у Зума, только бесплатно.

Lenza - бесплатная на любое количество пользователей, без ограничений по количеству сообщений. Пользуйтесь на здоровье!

В ТГ канал, там пишем про фичи мессенджера и коммуникацию в команде.