Asana блокирует аккаунты. Как спасти данные — и 5 российских аналогов мастодонта рынка

Asana тоже всё. С 20 марта 2024 года сервис блокирует доступ для компаний со штаб-квартирой в России. Вступает в действие новый пакет санкций от 18 декабря прошлого года, который запрещает продажу ПО для управления проектами российским организациям. Что делать и куда спасать данные — здесь

Asana полюбилась всему миру и российскому рынку, потому что это сильный сервис, где есть всё для продвинутого управления проектами. С февраля 2022 года российские пользователи и так испытывали трудности с оплатой. Кому-то удавалось обойти запреты, другие использовали Asana в усечённом виде. Теперь использовать сервиса на уровне компании будет в принципе невозможно.

Вряд ли блокировка произойдёт в одночасье — как и с Trello, последствия блокировок будут сказываться постепенно. Но готовиться надо уже сейчас.

В Asana нет выгрузки данных в форматах CSV или JSON, как у Trello и Notion, но есть автоматизированный экспорт. Здесь нужно подключить ту программу, которая принимает данные, и провести некоторые манипуляции внутри Asana.

• Перейди вот по этой ссылке — https://app.asana.com/0/my-apps. Там надо будет сформировать токен для переноса.
• Жми «Создать новый токен». Надо будет присвоить понятное название и поставить галочку согласия.
• Появится токен. Его и используй для переноса данных в свою новую программу для управления проектами. Куда вставлять токен, зависит от принимающего сервиса — это можно узнать либо в поддержке, либо в разделе «Помощь».
• Ещё вариант — сделать бэкап данных из Asana с помощью расширения Probackup. Оно вот тут: https://asana.com/ru/apps/probackup

Экспортировать можно: проекты, разделы проектов, задачи, кастомные поля, комментарии к задачам, вложения, даты начала, исполнителей и участников.

Что есть в сравнении с Asana

• Мы находимся в реестре отечественного ПО, нет проблем с оплатой российской картой
  
• Структура проектов схожа с Asana. Портфельное управление проектами — можно создавать портфели проектов, а внутри группировать по папкам. Доступно с тарифа Biz
• Папки с проектами — доступно на всех тарифах, позволяет группировать проекты по типам, направлениям, отделам
• Режимы отображения задач: Канбан-доски (внутри WIP-лимиты, цветные колонки, спринт-доски и скоро появятся доски для бэклога), диаграмма Ганта, списки, календари на неделю и месяц
• Кастомные поля у задач — в том числе поле «Утверждающие» для согласований
• Возможность управлять вехами (milestones) проекта с помощью тегов, и сейчас в разработке автоматическое управление вехами
• История действий с задачами
• Настройка доступов и приватности проектов, задач, документов, воронок
• Роли пользователей, в том числе кастомные, гостевая роль и роль супер-админ
• Связи между задачами: взаимосвязь и блокирование
• Интеграции с онлайн-календарями и другими сервисами (Google Таблицы и Документы, Miro, Figma и прочее)
• База знаний для работы с документами и CRM — этого в Asana нет
• Уведомления в Telegram и постановка задач через чат-бота — этого в Asana нет

👉 Больше о функциях WEEEK в сравнении с Asana читай в нашем телеграм-канале

• Как и в инструкции выше, первым делом нужен токен — возьми его по ссылке https://app.asana.com/0/my-apps. Там жми «Создать новый токен», напиши название и поставь галочку согласия.

• Скопируй получившийся токен и отправляйся с ним в WEEEK. Для начала переноса надо зарегистрироваться в сервисе.
• Выбери нужное рабочее пространство. Зайди в настройки в верхнем левом углу. Там выбери пункт «Импорт», затем «Asana».

• В открывшемся окне в строку «API ключ» вставляй полученный ранее токен. Жми «Подключить».
• Появится раздел «Импорт из рабочего пространства». Выбери нужное пространство из Asana и жми «Начать импорт».

• Остаётся дождаться окончания импорта. Проверяй результат переноса в разделе «Задачи».

Пять важных моментов:

❗Человек, который создаёт токен, должен иметь доступ к максимальному количеству проектов в Asana. При создании токена Asana отдаёт только те данные, к которым пользователь имеет доступ. До создания токена убедитесь, что пользователь, генерирующий токен, получил доступ ко всем проектам, которые надо спасти.

❗Ты будешь видеть процесс переноса — он может занять время. Сначала перенесутся пользователи, затем проекты и задачи. Следи за шкалой прогресса.

❗Не запускайте импорт несколько раз — это перегрузит сервер и затормозит работу всем: и тебе, и другим пользователям.

❗Все пользователи автоматически получат аккаунт и письмо с подтверждением регистрации — с личным логином и паролем. Предупреди свою команду, чтобы не все сразу отправлялись в сервис, а подключались постепенно. Массовый вход перегрузит сервер.

❗Тарификацию мы игнорируем — всё сможете перенести к нам, независимо от выбранного тарифа и подключенных функций.

💙 Если используешь нас как бэкап, то есть временное место для спасения данных, то потом сможешь выгрузить загруженные проекты и задачи в таблицы Настройках в разделе «Экспорт» — и использовать их в другом сервисе.

Что есть в сравнении с Asana

• Портфельное управление проектами
• Инструменты для гибкого управления по Agile и Scrum
• Отображение задач списком, таблицей, на таймлайне и на досках
• Специальный инструмент User Story Mapping
• Гибкие доски, доска в доске, продвинутая автоматизация
• Кастомные поля по умолчанию и настраиваемые
• Отслеживание активности по рабочему пространству
• Роли участников, в том числе особые и гостевые
• Интеграции с множеством внешних сервисов
• Внутренние документы — этого в Asana нет
• Постановка задач через мессенджер — этого в Asana нет

Что есть в сравнении с Asana

• Виды отображения: список, доски, диаграмма Ганта, матрица, календарь
• Отдельный раздел для файлов и таймлайн в Альфа-версии
• Управление портфелями проектов — только тут они называются комнаты
• Гибкое управление статусами и метками задач
• Кастомные поля — 10 на выбор по умолчанию, настраиваются
• Архив карточек задач, чтобы найти закрытую
• Гибкая настройка видов отображения — и внешнего вида задач, и подзадач с другими сущностями
• Интеграция с Google Календарём
• Уведомления в Telegram и чат-бот — этого в Asana нет
• Пока нет мобильного приложения
• Интерфейс даже напоминает Asana

Что есть в сравнении с Asana

• Портфельное управление — группы проектов, дерево проектов, проекты и подпроекты
• Виды отображения — списки, доски, календари, в том числе по часам на день, диаграмма Ганта
• Есть задачи, подзадачи и деревья задач
• Гибкое управление комментариями
• Много возможностей по созданию шаблонов, вплоть до распечатки
• Статусы проектов и задач — гибкая настройка
• Пользовательские поля
• Гибкое управление пользователями и ролями
• Плотная работа с электронной почтой — постановка задач и переписка прямо внутри программы. Этого в Asana нет
• Есть собственный сервис для работы с документами — этого в Asana нет

Что есть в сравнении с Asana:

• Иерархия проектов и задач — вполне портфельное управление
• Виды отображения: доски, диаграмма Ганта, календарь. Списков нет
• Удобные и гибкие доски для работы по принципам Agile
• Система стикеров — настраиваемых меток
• Цветные задачи для лучшей визуализации работы
• Гибкая настройка уведомлений, доступов
• Каждая задача — чат для обсуждения с командой
• Подзадачи к задачам, вложения, описания с чек-листами
• Интеграции со множеством сервисов
• История изменений в задачах и логи

У всех сервисов, кроме последнего, есть автоматизированный перенос данных из Asana.