Как избавиться от путаницы с макетами и заданиями для дизайнеров в рекламном агентстве

В рекламных агентствах и других компаниях, где создание макетов является частью рабочего процесса, часто возникают трудности с координацией действий менеджеров, дизайнеров и клиентов.

Путаница с файлами макетов, потеря данных из заданий для дизайнеров, проблемы с согласованием готовой работы - все это приводит к лишним задержкам, ошибкам и недовольству клиентов.

Но есть решение, позволяющее полностью упорядочить и автоматизировать весь цикл производства макетов.

Узнайте, как настроить бизнес-процесс "Заявка на макет" в Битрикс24 CRM и забыть о прежних сложностях.

Перед тем как погрузиться в описание решения, рассмотрим типичные проблемы, вызывающие головную боль у менеджеров и руководителей:

• Теряются файлы и данные из ТЗ для дизайнеров. В большинстве компаний задание на создание макета для дизайнера формируется через электронную почту или мессенджеры. Менеджер вручную собирает все необходимые данные, прикрепляет файлы и инструкции. Нередко в этом потоке информации что-то теряется, упускаются важные детали. После дизайнер тратит время на уточнение деталей.

• Сложно отследить, на какой стадии находится работа. Когда параллельно ведется много проектов, менеджерам бывает трудно контролировать ход работ и держать в голове, на какой стадии находится каждый макет. Дизайнер, возможно, еще не приступил или уже все сделал, а менеджер послал клиенту устаревшую версию.

• Нет системы согласования макетов с клиентом. Согласование готовых макетов с клиентами зачастую превращается в вакханалию из редактирований, пересылок файлов и комментариев, в которой легко запутаться. Для фиксации утвержденной версии обычно просят клиента поставить подпись на бумажном документе.
• Нет централизованной базы согласованных макетов. После того как клиент утвердил макет, его файл рассылается по разным каналам или сохраняется в локальных хранилищах сотрудников. Потом найти нужный макет среди тысяч подобных файлов становится нетривиальной задачей.
• Отсутствие видимости процесса на уровне руководства. Топ-менеджеры вынуждены полагаться на устные отчеты подчиненных, чтобы быть в курсе текущего статуса производства макетов. Но в сутолоке повседневной работы далеко не всегда есть время для таких синхронизаций.
  

Все эти неурядицы требуют постоянной ручной координации, которая отнимает массу времени и сил у всех участников процесса. Но существует способ решить все эти проблемы за счет грамотной настройки бизнес-процессов и использования современных инструментов цифровой трансформации.

Одним из главных преимуществ Битрикс24, как системы управления бизнесом является возможность визуального проектирования бизнес-процессов с использованием понятного drag-and-drop редактора без программирования.

Воспользовавшись этим инструментом, вы можете создать полный регламентированный цикл производства макетов с учетом всех нюансов вашей компании.

Все этапы будут четко зафиксированы, все данные и файлы макетов будут консолидированы и доступны в едином информационном пространстве. Более того, вы устраняете человеческий фактор, полностью автоматизируя выполнение большинства рутинных действий.

Разберем пошагово, как настроить такой многофункциональный бизнес-процесс изготовления и согласования макетов в Битрикс24 на примере, продемонстрированном в видео в конце статьи.

1. Подготовка. Перед настройкой бизнес-процесса нужно определить, какие данные должны вводиться на стартовом этапе создания заявки на макет. Обычно сюда входят:

• Наименование продукта/услуги, для которого нужен макет
• Плановые сроки размещения
• Размер и формат макета
• Контактные данные клиента
• Особые требования/пожелания клиента
• Дополнительные материалы (логотипы, фотографии и т.п.)

Все эти поля стоит предусмотреть в шаблоне начальной формы.

2. Запуск бизнес-процесса из карточки сделки.После подготовки шаблона переходим к созданию схемы бизнес-процесса. Начальная точка - карточка сделки с клиентом, в которой нужно предусмотреть кнопку для запуска бизнес-процесса "Заявка на макет". После нажатия появится диалоговое окно для ввода исходных данных.

3. Формирование задания для дизайнера. На следующем шаге бизнес-процесс должен сформировать задание для дизайнера, куда автоматически подтянутся все введенные данные о макете. При желании можно добавить шаг для запроса дополнительной информации от дизайнера перед передачей в работу.

4. Выполнение работ дизайнером. По получении задания дизайнер приступает к подготовке макета на основании ТЗ. После завершения работы он прикрепляет файл с готовым макетом к заданию и отправляет на согласование.

5. Формирование бланка согласования. Когда дизайнер отправляет макет на согласование, бизнес-процесс автоматически формирует бланк согласования с краткой информацией о макете и встроенным окном для предпросмотра самого макета. На этом этапе можно предусмотреть возможность добавить комментарии к макету.

6. Согласование макета клиентом. Менеджер получает уведомление о готовом макете и бланке согласования. Он пересылает бланк клиенту с просьбой внимательно проверить макет и, в случае одобрения, поставить подпись и отправить обратно подписанный документ. При необходимости внесения правок клиент указывает это в комментариях к бланку. Это удобно делать через шаблоны писем в Битрикс24:

7. Загрузка подписанной формы согласования. Если клиент согласовал макет, менеджер загружает в бизнес-процесс полученный от клиента подписанный бланк согласования.

8. Проверка и завершение процесса. На этом этапе дизайнер проверяет, что прикрепленный файл действительно содержит подписанную клиентом форму согласования без замечаний. В случае положительной проверки он завершает бизнес-процесс, и согласованный макет вместе со всей сопроводительной документацией автоматически сохраняется в привязке к карточке сделки/клиента в Битрикс24.

9. Дальнейшие возможные действия (опционально). В зависимости от особенностей вашего бизнеса, в процесс можно добавить дополнительные этапы, например, перевод сделки на следующий статус после согласования макета, автоматическое формирование и выставление счета клиенту за изготовление макета и т.п.

Настроив такой бизнес-процесс в вашей CRM-системе Битрикс24, вы получаете целый комплекс выгод:

1. Больше никакой путаницы с заданиями и файлами. Вся информация по заказу макета консолидирована в структурированном виде в карточке сделки. Менеджеру не нужно пересылать ТЗ дизайнеру по электронной почте. Согласованные версии макетов хранятся в привязке к клиенту, их легко найти в любой момент.
2. Полная прозрачность процесса для руководства. Топ-менеджмент может в любой момент открыть список запущенных бизнес-процессов или карточки сделок и отследить, на каком этапе согласования находится каждый макет. Никаких устных докладов не требуется.
   
3. Исключение ошибок. Система сама контролирует, чтобы все этапы были выполнены по порядку, данные переданы корректно, все файлы и комментарии зафиксированы. Человеческий фактор сведен к минимуму.
   
4. Повышение исполнительской дисциплины. Поскольку сроки всех этапов процесса отслеживаются автоматически, каждый сотрудник вынужден работать более дисциплинированно. Никакие задачи не останутся забытыми или невыполненными вовремя.
5. Экономия времени сотрудников. Ручная рутинная работа по подготовке заданий, пересылке файлов, сбору подписей и т.п. полностью автоматизирована. Освобождается масса времени у менеджеров и дизайнеров.
   
6. Единое структурированное хранилище данных. Все данные по проектам, включая файлы макетов и документацию, сохраняются в привязке к карточкам клиентов/сделок. Никакой путаницы с локальными хранилищами на компьютерах сотрудников.
   

Подробнее о том, как избавиться от путаницы с макетами и заданиями для дизайнеров в рекламном агентстве можно посмотреть в видео ниже:

Помимо автоматизации процессов согласования макетов, Битрикс24 открывает массу других функций, полезных для рекламных агентств, маркетинговых отделов и компаний, связанных с дизайном:

• Управление проектами и задачами. Вы можете откалибровать бизнес-процессы не только под макеты, но и под различные маркетинговые кампании, акции, публикации и прочие проекты. Например, реализовать процесс от получения брифа от клиента до выставления счета.

• Учет рабочего времени и ресурсов. За счет встроенного тайм-менеджмента и систем отчетности руководители могут анализировать загрузку дизайнеров, маркетологов и прочего персонала, оценивать оптимальность распределения ресурсов.
• Работа с контрагентами и продажами. Битрикс24 позволяет вести централизованную базу клиентов и контрагентов, отслеживать взаимодействие с ними, вести процессы продаж и предоставления услуг от первого контакта до выставления счета.
  
• Маркетинг и коммуникации. Инструменты для email-рассылок, телефонии, соцсетей и мессенджеров дают возможность общаться с клиентами из единой среды. Плюс имеются инструменты для создания вебсайтов, лендингов и интернет-маркетинга.
  

Достижение планов продаж и повышение удовлетворенности клиентов - вот ключевые приоритеты любого рекламного агентства. Цифровая трансформация бизнес-процессов в Битрикс24 позволяет обеспечить эффективное достижение этих целей.

Начните повышать производительность уже сегодня! Не ждите, пока сложности с производством макетов и других видов рекламной продукции начнут откровенно тормозить ваш бизнес. Настройте автоматизацию процессов в Битрикс24, и вы получите отлаженную систему, которая:

• Обеспечит прозрачность на всех этапах
• Исключит потери данных и ошибки
• Повысит дисциплину сотрудников
• Существенно сэкономит их время
• Упростит анализ и управление
• И в итоге приведет к росту производительности и лояльности клиентов!

Если вы уже используете Битрикс24, то настройка правильных бизнес-процессов - это вопрос выделения около получаса времени грамотного специалиста. А если вы пока не освоили эту передовую платформу цифровой трансформации бизнеса, то самое время это сделать!

Внедрение Битрикс24 открывает широчайшие возможности для оптимизации и автоматизации рабочих процессов в вашей компании. Вы избавитесь от многих рутинных операций, повысите производительность сотрудников и обеспечите более четкую координацию всей деятельности.

Кроме того, Битрикс24 - это не просто CRM, а полноценный центр управления для современного бизнеса.

Освойте Битрикс24 и вы откроете для своей компании мощные возможности цифровизации, которые будут работать на повышение эффективности бизнеса и его конкурентоспособности. Это позволит вам идти в ногу со временем, используя передовые информационные технологии.

Я помогаю предпринимателям внедрять CRM и автоматизировать бизнес-процессы с помощью Битрикс24. Если вы столкнулись с подобными задачами – давайте обсудим ваш проект!

Заполните форму ниже и я проконсультирую по текущим болевым точкам и потенциалу оптимизации в вашей компании:

P. S. Также я делюсь полезными знаниями по автоматизации бизнеса и оптимизации процессов в своем телеграм-канале.

Подписавшись, вы сможете:

• Узнавать новые возможности Битрикс24 первыми
• Изучать реальные кейсы внедрения CRM
• Черпать идеи как автоматизировать именно ваш бизнес
• Задавать вопросы мне как специалисту по настройке роботов

Канал создан специально для руководителей, предпринимателей и владельцев бизнеса, чтобы помочь оптимизировать процессы и получить бесценные часы на развитие своего дела!

Переходите по ссылке и подписывайтесь, чтобы ничего не упустить:

Буду рад видеть вас в числе подписчиков!

Не упустите возможность перейти на качественно новый уровень управления!

Запишитесь на бесплатную консультацию к сертифицированному эксперту Битрикс24 уже сегодня. Специалист оценит текущие процессы вашей компании и подскажет оптимальные пути их автоматизации на базе этого современного программного решения.