В марте этого года из-за распространения коронавируса многие компании начали экстренно переводить сотрудников на удаленный режим. Но оказалось, что далеко не все готовы перейти на новый формат без потери времени и качества работы. Компания iConText совместно со своим IT-подрядчиком ProSupрort делится опытом, как им удалось перевести сотрудников на удаленку всего за один день.
С 18 марта мы рекомендовали своим сотрудникам не выходить на работу в офис. В этот день любой человек мог остаться дома и без проблем работать удаленно. Конечно, многое в компании iConText было готово заранее. Потому что перейти на удаленную работу за один день, без подготовки сложно, этот переход должен быть тщательно спланирован. Именно готовность к подобным ситуациям помогла сделать это так быстро и безболезненно.
Нам потребовалось решить следующие задачи:
- Настроить VPN или RDP у каждого сотрудника
Мы были готовы, что большое количество сотрудников единовременно будет интенсивно использовать терминальные фермы, развернутые на существующих мощностях. При планировании был заложен рост потребления вычислительных ресурсов, что позволило предоставить сотрудникам удобный рабочий инструмент для удаленной работы с ресурсами офиса в терминальной сессии. Удаленное подключение формируется с использованием стойких ко взлому средств шифрования внутри VPN-тоннеля, устанавливаемого между каждым устройством и сетевым оборудованием.
Доменная авторизация Microsoft Windows на сетевых устройствах позволяет пользователям использовать пароли как для входа в свой компьютер, так и для авторизации на сетевых устройствах, что сокращает количество обращений в службу техподдержки.
Заранее был подготовлен универсальный самонастраивающийся VPN-клиент для всех необходимых платформ. Пользователю не требовалось совершать сложных настроек, а было достаточно ввести свою учетную запись для соединения с необходимыми ресурсами и офисом.
Многие компании, экономившие на вложениях в IT-инфраструктуру и программно-аппаратных комплексах, оказались не в состоянии быстро обеспечить переход на удалённую работу сотрудников из-за отсутствия подготовленной инфраструктуры, при этом были вынуждены отпустить сотрудников по домам, в результате чего терпят многомиллионные убытки
Своевременная организация удалённого VPN и RDP доступа к корпоративной сети, терминальным сервисам и компьютерам в центральном офисе, позволила сотрудникам не прерывать рабочий процесс даже при переходе на работу за пределами офиса.
2. Иметь достаточную скорость на основном интернет-канале для удаленного доступа сотрудников к сетевым дискам
Кроме того, нельзя пренебрегать резервным интернет-каналом, так как могут возникнуть проблемы с основным провайдером.
Если всё правильно настроить, то сетевые диски продолжат работать, как будто ваши сотрудники находятся в офисе. Правда, теперь для этого требуется интернет-канал. Чтобы это работало без перебоев и без больших затрат на Интернет, должен быть настроен равноправный доступ к каналу. Тогда можно рассчитывать скорость по формуле: 1-2 Мбит * 1 пользователь. Соответственно, для компании iConText потребовалось 1-2 Мбит * 200 пользователей = 200 – 400 Мбит.
Резервным каналом не стоит пренебрегать, поскольку он может сохранить много нервов и денег. Скорость резервного канала может быть раза в 2 ниже, главное – не делать её слишком маленькой, так как на скоростях менее 1 Мбит/1 пользователь, диски могут виснуть.
3. Подготовить цифровую телефонию.
Внедрение единой Unified Communications платформы SIP-телефонии, покрывающую все офисы, включая удалённые, позволило сотрудникам быть максимально мобильными и сменить локацию без потери связи.
Стройте телефонию изначально так, чтобы она могла работать из любой точки, где есть интернет или воспользуйтесь готовыми сервисами, которые позволяют это сделать. Чтобы телефон работал везде, всё должно быть универсальным: в настройках должны использоваться глобальные имена, аппараты должны уметь скачивать настройки из интернета, и как можно больше процессов должны происходить автоматически. Тогда сотрудник просто возьмёт аппарат из офиса, подключит его дома и сможет использовать его сразу, не дожидаясь помощи техподдержки.
Если по какой-то причине нет возможности унести телефон с работы домой, то можно установить на компьютер и смартфон программу, имитирующую работу телефона – softphone. Подобных решений на рынке много, среди платных продуктов мы используем Bria, так как бесплатные решения могут работать нестабильно.
Кроме того, команда ProSupport быстро провела работы по актуализации контактов сотрудников и для желающих в оперативном режиме настроила переадресацию входящих вызовов на мобильные устройства сотрудников.
4. Настроить электронную почту
Для digital-агентства электронная почта – важное средство коммуникации. Современные технологии Microsoft Exchange позволяют получить доступ к своему почтовому ящику из любого месте, просто перейдя по ссылке в браузере.
Данный сервис доступен на любых устройствах, имеющих браузер и доступ в интернет, высокая интеграция Microsoft Exchange позволит сотруднику проверить свою почту даже с телевизора или старенького смарфона.
Почта храниться на геораспределенном почтовом кластере, что позволяет конечным пользователям не замечать выхода из строя одного из многих дата-ценров. Почтовые сервисы имеют резервирование по схеме N+1, что позволяет минимизировать бизнес-риски. Все работы по переключению осуществляются в автоматическом режиме специально подготовленным программным обеспечением, которое проинформирует ответственного сотрудника о проблемах и переключит поток клиентских обращений на другой узел гео-распределенного кластера.
Использование персонального геораспределенного почтового кластера расширило используемый функционал управления и мобильность, позволив сотрудникам использовать функционал почтового клиента из любой точки мира в полной мере (календари, планировщик дел, общая и приватные адресные книги, общие папки).
Больше всего сложностей возникает с финансовой службой, так как чаще всего банк-клиент устанавливается на стационарный компьютер, и из-за безопасности удаленно подключаться к нему не стоит. В свое время в iConText было принято решение иметь ноутбук, который в случае чего, можно забрать из офиса и пользоваться бухгалтеру из дома.
Что касается бумажных документов, то мы предложили всем клиентам перейти на электронный документооборот. Если клиент не рассматривает такую возможность, то у определенных представителей нашей юридической и финансовой службы есть печать, все необходимые доверенности, принтеры и другое оборудование.
Вывод можно сделать такой. Есть два основных момента комфортного перехода сотрудников на удаленную работу: отлаженное взаимодействие между бизнесом и аутсорс обслуживающей ИТ-компанией и ранняя подготовка к подобным ситуациям.