Масштабная трансформация
Сбербанка в прямом эфире
LIVE

Создаем корпоративный портал: как не потеряться в многообразии систем

В закладки

Обычно, корпоративные порталы ассоциируются с дорогим и сложным софтом от 1C-Битрикс, Websoft или Microsoft. Малому и среднему бизнесу не потянуть такие «тяжелые» решения, они больше подходят для крупных компаний.

В этой статье мы рассмотрим варианты корпоративных мессенджеров, а также обсудим платформы для аутентификации пользователей. Опишем шаги построения портала на реальном кейсе.

Для чего нужен портал?

Портал — это интерфейс для доступа сотрудников к корпоративным данным. В нем обмениваются документами и файлами, ведут календари встреч и переписываются. Это внутренний мир компании, он должен быть единым и, главное — удобным.

Чтобы расширить штат

Как начинается работа нового сотрудника? Он приходит на свое место и авторизовывается в куче сервисов и программ:

  • заходит в почту;
  • открывает гуглдиск или сервер с документами;
  • логинится в скайпе и слаке и тд.

Список может быть длинным. Особенно, если это специалист вроде дизайнера или разработчика, которому нужно много софта.

Хранении доступов и ссылок на рабочие сервисы и аккаунты становится проблематичным. Даже если выдавать сотруднику служебную технику, будет сложно переключаться между сервисами.

Чтобы структурировать работу

Очень важно, чтобы ваши файлы хранились в одном удобном и безопасном месте. Плюс у каждого сотрудника должен быть свой уровень доступа.

В удаленной работе нужно совместно редактировать документы и распределять задачи. Где ваши сотрудники будут это делать? Канбаны, ганты и аджайлы — для всего этого требуется понятная система.

После лета 2020 года эти вопросы будут особенно актуальны, так как многие из нас останутся на «удаленке».

Как это работает?

В идеале, корпоративный портал — это система с «одним окном» входа. У сотрудника есть один доступ, с ним он логинится в портале и далее ему доступны все программы и ресурсы компании. Само собой, в рамках его должности.

Корпоративный портал можно разработать на основе существующих платформ и сервисов. Сложность и стоимость зависят от:

  • Размера компании и количества отделов;
  • Типа инфраструктуры — облако или сервер;
  • Количества сервисов, которые нужно объединить в портале;
  • Платформы, на основе которой разрабатывается портал.

Главное, нужно понимать: строите ли вы портал исходя из функций платформы или исходя из задач компании.

Зачастую компании «заигрываются» функциями системы и не думают о том, как сотрудники будут в этом портале работать. Другая крайность — уходить в «жесткую» кастомизацию платформы под себя. Это выльется в большую стоимость внедрения и сложные работы по поддержке при каждом апдейте.

Объявление на vc.ru

Пример нашего кейса

К нам обратился клиент — производитель светового оборудования. Сотрудники пробовали работать в корпоративном портале на базе Битрикс24, но было неудобно. К тому же у них вообще не было CRM, была только 1С для учета.

Задача клиента

Создать портал, чтобы сотрудник заходил через «одно окно» и пользовался CRM, Office 365, почтой, мессенджером, телефонией и календарем.

Главная цель — не затащить людей в портал, а создать экосистему для удобства работы сотрудников. Чтобы они сами захотели в ней работать.

Вторая цель — урезать расходы на облачные сервисы и софт.

Решение

Мы планировали использовать единый аутентификатор на основе Google GSuite и создать к нему портал на платформе Creatio. Структура того, как это должно работать:

Первый вариант схемы работы

Схема работы портала по шагам:

  1. Пользователь логинится в Гугл-аккаунте через Authenticator
  2. Автоматически авторизовывается в Creatio;
  3. Может использовать все сервисы компании.

Обсудили с клиентом. Но переезд на GSuite оказался бы трудоемким, так как клиент активно использует софт Майкрософта и часть его уже оплачена. Решили делать на базе Microsoft Active Directory.

Active Directory — это каталог пользователей и устройств с их информацией. Он используется для построения структуры хранения данных компании.

Итоговая схема работы на базе Active Directory и Creatio

Когда поменяли Гугл на Майкрософт структура почти не изменилась, но добавился SharePoint — сервис обмена документами. Хоть SharePoint не такой удобный, как Гугл Документы, это все равно хороший софт для работы внутри компании.

Принцип работы аутентификатора

Авторизация в приложениях и сервисах происходит через протокол OpenID Connect. Он служит для того, чтобы оптимально использовать единый вход для своего приложения на различных платформах. После первой авторизации он хранит данные для входа в последующие сервисы. Эта технология реализована по принципу SSO (Single Sign On).

Выбор платформы

Сложность была в том, что «хотели все и сразу». Пришлось делить проект на итерации, чтобы наращивать функционал постепенно.

Мы выбирали между amoCRM и Creatio. Продажи можно было бы легко собрать на базе амо. Но чтобы сделать полноценный портал потребовалось бы очень много «костылей». Поэтому выбрали более гибкую платформу.

Creatio больше чем просто CRM: можно добавить почту, интегрировать мессенджер и любой другой серверный или облачный сервис. А главное — настроить отдельные разделы внутри системы.

Выбор мессенджера

Для проекта нужен был недорогой мессенджер, который можно интегрировать с порталом. Приоритет отвели opensource сервисам — их можно «развернуть» на своем сервере и не тратить деньги на подписку.

Рассматривали Slack, Rocket.Chat, Mattermost и MS Teams. Хотели интегрировать мессенджер через iFrame или сделать прямую интеграцию. Сравнили условия бесплатных тарифов — получилась таблица с параметрами.

Таблица сравнения корп.мессенджеров → сохраняйте себе, чтобы не потерять

Slack — бесполезен в бесплатном тарифе из-за ограничения в сообщениях. При штате в 10+ человек истории переписки практически не будет из-за ограничения в количестве сообщений. Крутой по функционалу мессенджер, но для бюджетного проекта не подходит.

Rocket.Chat. В бесплатной серверной версии все отлично. Единственный минус — на каждую команду нужно «поднимать» отдельный сервер, что неудобно.

Mattermost — чтобы добавлять новые команды не нужно делать отдельные сервера как в Rocket.Chat. Минус — отсутствие звонков, как аудио, так и видео.

MS Teams. Бесплатная облачная версия лучше Слака. Главный минус — нужно разрабатывать свою интеграцию для корпоративного портала.

Само собой серверные версии мессенджеров имеют преимущество перед бесплатными облачными. Им доступны почти все функции платных тарифов в бесплатном (Open Source) варианте. Но не стоит забывать, что для поддержки своего сервера нужны отдельные ресурсы.

В нашем проекте мы выбрали MS Teams, так как большая часть софта тоже от Майкрософт. У клиента были куплены лицензии Active Directory, а к ним поставляется MS Teams. Далее это расширяется за счет комплексной подписки на Office 365. В итоге «весь комплект» не влечет дополнительных издержек.

Запуск и вывод

Самая большая сложность в нашем проекте — связка Creatio и MS Teams. Готового решения по интеграции нет, поэтому мы разрабатываем его сами. На выходе получится удобный сервис для клиента. Для нас — готовое решение по связке MS Teams и Creatio.

Сейчас проект на стадии реализации. В июле мы запускаем MVP и тестируем его на фокус группе, смотрим, что удобно, а что нет. После тестов корректируем тех.задание по актуальным требованиям и «собираем» финальную версию.

Как вы думаете: в чем сложность внедрения корпоративных порталов?
Это дорого и долго
Сложно объединить нужные сервисы
Корп. порталы — прошлый век
Это enterprise «с жиру бесится», нормальному бизнесу «оно» не надо
Напишу свой вариант в комментариях
Показать результаты
Переголосовать
Проголосовать

Интегратор — LAND PRO. Редактор — Фёдор Анисимов.

{ "author_name": "Аркадий Кашковский", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 7, "likes": 5, "favorites": 26, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 139236, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 03 Jul 2020 18:18:48 +0300", "is_special": false }
0
7 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
2

Интеграции для бедных. Хотеть крутую систему, но делая из расчета подешевле, побыстрее это странно. Согласен, что когда 100500 сервисов разных внутри команды это сложно, но использовать аську вместо телеграмма из-за того, что аська дешевле это выгодно, но неудобно для юзеров. Я более чем уверен, что в итоге сотрудники клиента заведут себе секретный чатик в тлгм и будут там решать вопросы, либо по телефону.

Ответить
0

Да. Интегрироваться телегой с црм, вкусное решение.

Ведь там и звонить можно. А скорое и видео подвезут в паблик (в бете видео звонки уже работают)

Ответить
0

К тому же в рашке его разблочили. Но если мы говорим конкретно о внутрикомандной работе, то мне по душе слак + жира. К тому же между этими сервисами уже есть интеграция очень неплохая. Но если все таки жира слишком жирна для кошелька, пожалуйста, есть трелло, очень хороший инструмент. На самом деле я работаю внутри компании, мы делаем мобильные приложения и пользуемся всем: слаком, жирой, трелло, телеграммом, и ещё много чем. Да, не всегда удобно, но это часть работы, к которой нужно привыкнуть и все будет отлично)

Ответить
0

Ну как сказать «привыкнуть», проблема в том что большинство подходит так, хотя можно все нормально организовать и перестать терять из вида задачи, которые в другой ИС. Пытаться увидеть бесконечную портянку уведомлений, которые летят из всех систем... избыточность информации губительна. Сугубо по себе рассуждаю, когда нет минуты что бы кто-то куда-то не дергал.

Плюс хочу обратить внимание, что сам инструмент у клиента (teams) не заменился, они и раньше его использовали. Просто провели попытку замены, пришли к выводу что оптимальнее собрать просто в кучу.

Ответить
1

Тема не раскрыта - где портал и где мессенджеры? Где портал и где CRM? В чем проблема была у клиента? Какие выгоды ожидаемые от проекта? Каков размер компании клиента?

Ответить
1

Согласен. Хотяб одним глазком)

Ответить
0

Учтём в следующих материалах)

Ответить

Комментарии