Экономическая эффективность ЭДО

Мы продолжаем тему электронного документооборота. В новой колонке Лидия Урывская, коммерческий директор направления ЭДО в Контуре, расскажет про экономическую эффективность электронного документооборота и раскроет, какими документами выгоднее всего обмениваться в безбумажном формате.

Очевидными преимуществами электронного документооборота (ЭДО) обычно называют уменьшение затрат и ускорение обмена документами. Разберемся, как эти преимущества формируют экономический эффект и в чем их ценность для компании.

Первая задача, которую компания решает с внедрением ЭДО, — отказ от бумажных носителей. Вместе с бумагой пропадает значительная часть расходов компании, связанных с обслуживанием документооборота. Исчезает необходимость приобретать саму бумагу, оргтехнику, оплачивать доставку документов контрагенту. А ведь в случае ошибки в бумажном файле приходится печатать и отправлять его заново, что вдвое увеличивает траты. Еще одна крупная статья расходов — содержание бумажного архива. По закону часть документов нужно хранить несколько лет. Это значит, что надо платить либо за аренду дополнительных помещений, либо за хранение на аутсорсе.

Вторая задача, которую решает безбумажный документооборот, — упрощение доступа к информации, ведь работа с документом не заканчивается в момент его создания. Мы обращаемся к нему, когда хотим свериться с контрагентом, представить в контролирующие органы или проанализировать данные. В случае с электронным документооборотом исчезает необходимость вручную искать информацию в архиве. Это не только экономит время сотрудников и деньги компании, но и снижает риск получения штрафов от регулятора.

Особенно явно преимущества ЭДО проявляются при работе с формализованными документами. Именно поэтому первое место по трафику документов неизменно занимают УПД в формате по приказу ФНС № 820. С расширением перечня формализованных типов документов растет ценность ЭДО для компаний. Здесь мы полагаемся на поддержку со стороны государства, ведь формат электронных документов закрепляют нормативные акты. Так, в 2019 году приказом ФНС № 423 был утвержден формат акта расхождений ТОРГ-2. Это еще больше приближает компании к безбумажной приемке и несет очевидную выгоду при выявлении расхождений.

В ближайшем будущем мы ожидаем нормативного закрепления формата для договора, транспортной накладной и доверенности, потому что с документами этих типов работают все предприятия, независимо от отраслевой специфики.