Поговорим о дополнительном функционале, что привносят в бизнес сервисы автоматизации.
Недавно «Лаборатория клиентских впечатлений» опубликовала в ветке «Финансы» свой рейтинг сервисов финансового учета для малого бизнеса. В материале сравнивались сервисы, направленные на разную целевую аудиторию и на разного размера бизнеса.
С колокольни своего сервиса мы знаем, чаще всего предприниматели обращаются к услугам сервисов финансового учета и планирования, чтобы решить какую-то конкретную задачу. Например, собственникам компании не хватает визуальной составляющей отчетности или для понимания движения всех денежных средств у них закончились силы собирать эти данные из сотен разрозненных таблиц.
Немаловажен аспект и так называемого added value, который не могут предоставить сторонние сервисы. Такие фичи помогают заказчикам не только решить их первоначальные запросы, но и найти другие недочеты, пересмотреть стратегию бизнеса и, как следствие, направить его в верное русло.
Ниже я приведу пару кейсов, в которых нам удалось помочь бизнесу именно с этой точки зрения.
Новые знания для ЕСК или как мы отправили собственника в отпуск
Единая Сервисная Компания по обслуживанию инженерных систем зданий и сооружений из Хабаровска существует уже пять лет. За это время у компании появились разные направления сервисной деятельности: учет тепловой энергии, обслуживание тепловых пунктов, систем вентиляции и кондиционирования, а также выполнение мелких монтажных работ.
Сейчас ЕСК осуществляет свою деятельность в нескольких городах Дальнего Востока, у компании несколько юрлиц, а система налогообложения и отчетность стали сложнее. C ростом процесс сведения данных начал отнимать много времени, а цифры перестали соответствовать действительности. Из-за нехватки знаний в области отчетности бухгалтеры ЕСК сводили лишь несколько необходимых показателей, а разрозненная и неавтоматизированная отчетность привела к отсутствию понимания движения денежных средств.
Однажды у компании слетела объемная таблица по рентабельности, а вместе с ней и полгода работы трех специалистов. Так, у Артема Куликова, собственника компании, встала срочная необходимость не только восстановить финансовую отчетность, но и понять откуда приходят деньги, сколько составляет прибыль по всем продуктам и объектам. Заинтересовавшись задачей по автоматизации этих процессов, он записался на демо-сессию к нам в «Финансист».
В рамках демонстрации продукта стало понятно: в компании не умели отслеживать и сегментировать валовую и чистую прибыль, выручку и данные разных расчетных счетов. А после работ по внедрению системы и консультаций стало понятно, что компании не хватало знаний не только о финансовой отчетности, но и о планировании.
Так, компания за один месяц заработала несколько сотен тысяч рублей. Бухгалтерская же отчетность выдавала другие цифры - прибыль на бумаге была меньше в разы. Классическая история, про “прибыль есть, а денег нет”, ведь собственник ЕСК акцентировал внимание только на чистой прибыли, что не всегда верно.
Мы научили компанию отслеживать дополнительный набор показателей, это и общая выручка, чистая и валовая прибыль, ряд необходимых внутренних показателей эффективности, без которых невозможно правильно планировать будущее компании. Так мы полностью настроили движение всех денежных средств и указали на недостатки.
Например, в рамках одной из настроечных сессий выяснилось, компания несет значительные убытки. Зная о сезонности спроса на услуги компании, в январе прошлого года Артем зарезервировал часть денежных средств. Эта подушка должна была пойти в фонд оплаты труда и закупку необходимых комплектующих. В марте выяснилось - резерва недостаточно, а компания остается без свободных средств. Чтобы похожие ситуации не повторялись, компания нуждалась в качественном планировании, который бы смог восполнить недостающие знания специалистов ЕСК.
Мы выявили все отрицательные показатели и на графиках показали, как было бы правильно распределить ресурсы. Точная и автоматизированная отчетность помогла компании увидеть общую картину движения денежных средств и впредь заранее оценивать возможные риски.
Раньше в январе я не мог взять отпуск, потому что всегда был спад по денежным показателям. Благодаря «Финансисту»« все показатели собираются автоматически, и я теперь точно уверен в своих прогнозах и знаю, когда мне можно поехать на отдых.
Дать собственнику возможность отдохнуть, набраться сил перед новыми подвигами дорогого стоит, но, конечно же, ключевой темой в нашем кейсе с ЕСК стоит считать новые знания, которые получил Артем и его команда.
Взглянуть на бизнес по-новому
Существует много бизнесов, которые, как может сначала показаться, совсем не нуждаются в сервисах управленческого учета. Однако порой автоматизация отчетности может заставить посмотреть по-новому на все процессы внутри компании не только собственников, но и всех сотрудников. Яркий пример — кейс Финансиста с телекоммуникационной компанией Oyster Telecom.
Oyster Telecom на рынке уже 20 лет. Компания оказывает виртуальные сервисы для тысячи клиентов — это услуги по настройке и обслуживанию оптоволоконной инфраструктуры, телефонии, IP видеонаблюдения и корпоративных wi-fi пространств. Совладелец и финансовый директор компании Иван Чернега помнит, когда в телекоме работали еще с медными проводами. С течением времени технологии работы поменялись. Они стали не только удобнее и современнее, но и сложнее. Телекоммуникационные компании стали расширяться, в бизнесе появилось намного больше показателей. Сейчас в компании трудится 58 человек, и 29.01.2021 года компания планирует впервые продемонстрировать статистику по результатам деятельности компании всем сотрудникам.
Раньше собственники компании снимали только главные показатели со своей аналитики, занимались этим собственноручно, прибегая к помощи главного бухгалтера компании. «Финансист» помог Oyster Telecom настроить системную отчетность и детализировать общий доход, завернув это в понятную и приятную глазу картинку, которой не стыдно поделиться со всеми сотрудниками.
Просто представьте, что раньше мы работали без панели управления. А это как на автомобиле без приборной панели: ехать тихо — можно, но как только увеличивается скорость, увеличиваются риски и становится сильно сложнее. Именно поэтому мы поняли, что нам необходим специальный сервис.
Изначально у компании был выбор: сделать склейку данных из 1С и визуализировать их на платформе Microsoft Power BI. Однако изучив рынок, Иван заинтересовался нашим способ автоматизации и захотел попробовать «Финансист». Задача с которой к нам обратились не была самой сложной для нашего сервиса, но результат который мы получили вместе с Oyster Telecom превзошел все ожидания.
В предыдущем кейсе я рассказывал, как собственник выиграл себе свободное время и ресурсы бухгалтеров, тут все получилось сложнее.
Наша главная статья расходов - это заработная плата, я могу аргументированно показать наши финансовые возможности, без торга и полемики. Я хочу, чтобы финансовая информация о компании была максимально открытой.
Сегодня с «Финансистом» работают два менеджера организации, которые никак не связаны с бухгалтерией. Один сотрудник работает с доходами, другой - с расходами. Они достаточно быстро обучились необходимым формулам. То, чем сейчас занимаются менеджеры, дает понимание, как их действия влияют на общие результаты Oyster Telecom. Больше людей стали разбираться в финансовых процессах внутри компании, стало ясно, откуда берутся деньги и как они движутся.
Теперь руководители могут анализировать ключевые показатели компании, а также, например, делать срезы по заработной плате и привязывать KPI к операционной прибыли. С помощью «Финансиста» топ-менеджмент смог понять процессы внутри компании и привлечь к работе с показателями финансового директора, который раньше и не задумывался о важности некоторых данных:
Главный плюс сервиса — возможность быть критичным к самому себе. В какой-то момент я осознал, что у нас куча проблем в компании. Как я делал раньше, оказалось, не нужно делать. Когда ты это понимаешь, есть два выхода: закрывать на все глаза или исправлять. «Финансист» повлек за собой другие процессы. Главный бухгалтер понял, на какие показатели нужно обратить внимание, куда вообще смотреть. Хоть и главбух был далек от управленческой отчетности, я его все равно привлек к работе с «Финансистом». Круто, что у человека с экономическим образованием меняется восприятие компании, он начинает рассматривать ее как свою собственную. Мыслить как собственник и мыслить как финансист - это две разные вещи
Благодаря «Финансисту» собственники компаний начинают по-новому смотреть на свой бизнес. Кто-то наконец понимает, как избежать отрицательной прибыли и спокойно уехать на отдых, а кто-то меняет жизни людей и привлекает всех сотрудников к работе с финансовыми показателями.