Почему инвесторы называют акции IT-компаний одним из самых перспективных и выгодных вложений? Не потому что iPhone 12 такой классный и у Илона Маска веселый аккаунт в Twitter. Большую роль в этом сыграла она – удаленная работа. В марте 2020 года бизнесу, особенно малому и среднему, пришлось быстро и болезненно уйти на дистанционную работу. Здесь и выяснилось, что для перехода на удаленку без потерь нужен достаточный уровень цифрового и технического развития, а также необходимое вспомогательное ПО.
Если раньше система автоматизации бизнеса должна была избавить сотрудников от времязатратных и однообразных процессов, то в сегодняшних реалиях к ней добавилось еще одно важно требование - должна позволять проводить процессы дистанционно, и чем больше – тем лучше. Облачные серверы, базы данных – что угодно, лишь бы вы не остались «за бортом» в случае дистанционной работы. Мы специально выделили это отдельно, а теперь поговорим о классических признаках того, что вашему бизнесу нужна автоматизация процессов.
В каких случаях вашему бизнесу нужна автоматизация процессов?
Забудьте фразу «это тренд, без этого сейчас никак». Любая система автоматизации нужна только для того, чтобы решать конкретные проблемы отдельно взятой компании. Вот некоторые из них:
1. Вы испытываете сложности с хранением и поиском нужного документа
Если ваши сотрудники сортируют документы на своем столе, в случае надобности ищут их в куче листов А4 и выдвижных ящиках, а когда надобность в них отпадает, подшивают документы в папку «Февраль 2020» и убирают в шкаф, то вам нужна система автоматизации. Судорожное перебирание листов на столе и поиск нужной папки в шкафу отнимает время у ваших сотрудников, которые вместо этого могли бы заняться чем-то более полезным. Система автоматизации может обеспечить быстрый доступ к документам для любого сотрудника. Пример: в условной AXAPTA вы можете отсканировать новый документ и поместить его в нужную папку на общем сервере. Оригинал документа может храниться в папке в соответствующем отделе, а доступ к скану документа будет возможен в любое время и с любого компьютера, подключенного к серверу.
2. Многие алгоритмы действий и информация теряются с уходом сотрудника
Представим, что в отделе кадров есть Мария Степановна 1938 года рождения, которая проработала кадровиком 50 лет, всю информацию всегда писала и пишет от руки, а вечерами сидит и сшивает документы, которые хранит так, как удобно ей. Она уходит на пенсию, а вместо нее устраивается в отдел кадров молодая и энергичная девушка, которая не получила никаких инструкций от Марии Степановны и собирает информацию по кусочкам, месяц набивая шишки и делая что-то неправильно.
В системе автоматизации можно создать шаблон со всеми необходимым графами для заполнения. Например, при устройстве нового сотрудника можно будет завести его карточку в электронном виде, куда внесется вся необходимая информация, вроде ИНН, данных паспорта, СНИЛС и др. Для поиска карточки сотрудника кадровикам достаточно будет просто ввести первые две буквы фамилии.
3. Вы страдаете от ошибок, обусловленных человеческим фактором
«Я забыл. Я немного заметался и упустил. Я думал, что этот документ не нужен. Я вроде бы все относил, скорее всего, это в бухгалтерии что-то напутали». Надоело это слушать? Система автоматизации может показывать вам состояние любого процесса и наличие/отсутствие элементов, необходимых для его успешного завершения и выявлять отделы и сотрудников, которые затормаживают процесс.
4. У вас в штате есть сотрудники, чей труд носит исключительно механический характер
Составление отчетов, внесение их в систему, учет первичных документов – все это может быть автоматизировано, что как минимум сохранит ценное время вашему сотруднику, а может и позволит вам оптимизировать свой штат.
5. Не прослеживаются контрольные точки в процессе работы
Зачастую во время выполнения работы невозможно отследить ее статус – информация передается в устной форме или мессенджеры, не понятно, когда и какая инстанция должна включаться в задачу. Система автоматизации позволит создать задачу и проследить ее путь от заявителя до исполнителя через все необходимые отделы.
Если вы узнали свою компанию по одному и более пунктам, то вам требуется автоматизировать свои процессы, чтобы повысить эффективность работы своей компании. Далее вам предстоит определиться с бюджетом, необходимыми функциями и компанией-разработчиком – об этом поговорим в следующей серии.
Редакция IT-компании The MASCC - чешско-российского разработчика систем автоматизации (BPM/CRM) и мобильных приложений