56 бизнес-процессов на «Битрикс24» — кейс digital-интегратора DD Planet

Проект выполнен для крупной строительной компании с распределенной командой и офисами более чем в десяти городах. Расскажем, как разработали и реализовали принятые в ней бизнес-процессы с помощью готового функционала «Битрикс24», а также написали собственные решения с нуля, чтобы учесть все потребности клиента.

Цели по проекту

• Создать единую систему управления бизнес-процессами.
• Повысить эффективность работы компании за счет автоматизации.

Задачи

• Реализовать структурно-описанные заказчиком бизнес-процессы в рамках «Битрикс24».
• Провести интеграцию с внутренней системой клиента Active Directory.
• Настроить автоматические периодические задачи по подготовке отчетов.
• Обучить руководителей отделов работе с бизнес-процессами.

Изначально клиент работал в Jira — системе управления задачами, а не процессами. Сотрудникам было сложно перейти в «Битрикс24», который устроен по непривычной для них «алгоритмической» логике: задачи автоматически создаются внутри процессов, переходят между людьми, сохраняется заданная последовательность действий. Поэтому наша работа включала серьезную информационную составляющую: объяснить выгоду и мотивировать работать в новой системе.

Использовалась еще одна внутрикорпоративная платформа — 1С:ERP. Системы по отдельности закрывали основные потребности компании, но не было единого окна, возможности правильно настраивать рабочие процессы и отслеживать полную информацию о них: на каком сотруднике или стадии «завис» бизнес-процесс, почему не удается завершить в срок и т. д.

Использовали функционал «Дизайнер бизнес-процессов» в «Битрикс24» — конструктор, который позволяет создавать бизнес-процессы в виде схемы.

Возможностей коробочной версии «Битрикса» было недостаточно, и мы провели ряд доработок: написали программный компонент на базе API «Битрикс24» и сделали дополнительную PHP-activity.

Аналитик со стороны клиента подготовил схемы бизнес-процессов, действующих в компании. Мы систематизировали их и суммарно получили 54 процесса для автоматизации, разбили все на недельные спринты — в каждом от 2 до 5 процессов.

По готовности каждого блока договорились проводить видеодемонстрацию для руководителей отделов, чтобы получать обратную связь и фиксировать изменения. Как только клиент принимал первую группу бизнес-процессов, мы переносили ее на бой и открывали возможность с ними работать.

Мы создали в «Битриксе» раздел «Структура компании» и совместно с техническим специалистом клиента настроили передачу данных о пользователях из Active Directory в «Битрикс24». Благодаря этому любое изменение в реальной структуре компании автоматически отражается в системе. Также помогли заказчику корректно настроить почтовый сервер и опцию «Отправка почтовых уведомлений».

В ходе реализации проекта исходное ТЗ претерпело некоторые изменения. Когда клиент понял, как устроены и работают на практике бизнес-процессы в «Битрикс24», оказалось, что часть первоначальных схем функционировали не совсем корректно и требовали доработок.

Если один бизнес-процесс оказывался продолжением другого, и удобнее просматривать сразу оба в одном окне — мы их объединяли. Часть процессов разделили, чтобы они решали свои задачи правильно.

В результате получилось 56 бизнес-процессов, которые можно разбить на несколько категорий в соответствии с задачами:

• контроль качества;
• бухгалтерские операции;
• работа со сметой;
• обучение сотрудников;
• закупки;
• формирование внутренней документации;
• общение с заказчиками и другие внешние коммуникации;
• формирование графика работ, сроков реализации услуг;
• HR-процессы;
• участие в тендере;
• исполнение заявок IT.

Для создания некоторых бизнес-процессов нам не хватило готового функционала «Битрикс24», и мы написали нужные решения с нуля.

• Наследование данных. Процесс может затрагивать несколько задач. При закрытии одной из них прикрепленные документы и комментарии не переходят в другую и теряются. Исполнитель не видит полной картины, не может выполнить задачу и возвращает ее постановщику. Мы написали собственный микрокомпонент, реализованный в виде ссылки в теле каждой задачи. При клике открывается отдельное окно, в котором подтягиваются комментарии из всех задач. Таким образом, пользователь без дополнительных шагов получает быстрый доступ ко всей информации по процессу.
• Динамические права доступа к папкам. При создании нового бизнес-процесса параллельно на общем диске заводится связанная с ним папка для документов. По умолчанию доступ к ней можно выдать только на уровне всего отдела. В ряде случаев заказчику требовалось ограничить круг лиц, которые будут видеть папку на диске.Мы сделали дополнительную PHP-activity, что позволило показывать сотруднику только те папки, которые связаны с бизнес-процессами, где он выбран ответственным, и не показывать те, где выбран его линейный коллега.

• Автозапуск. Чтобы вся информация о прошлом процессе сохранялась в следующем, мы настроили автоматический переход из одного этапа в другой. Например, процесс «Участие в тендере» переходит в «Согласование договоров» — пользователю не нужно вручную создавать новый.

• ID бизнес-процессов. Чтобы клиент мог легко найти соответствие задач и процессов, мы добавили в название каждой задачи год и ID процесса, к которому она относится. Например: 2020/ порядковый номер процесса/название этапа этого процесса.

Настроили автоматическое создание задач по подготовке отчетности. Каждый месяц на руководителей направлений ставится задача от генерального директора — сделать отчет за указанный период. Например, на руководителя сметного отдела — проанализировать затраты.

Параллельно со всеми работами мы обучали клиента пользоваться бизнес-процессами. По мере реализации мы проводили показ для руководителей отделов, обсуждали и разбирали их вопросы. Встречи записывали на видео, по которым потом обучались сотрудники.

В рамках сотрудничества мы автоматизировали в «Битрикс24» 56 бизнес-процессов компании. Благодаря этому получилось оптимизировать работу сотрудников: сократить время на выполнение задач, уйти от рутины и повысить общую эффективность.

Помимо просто внедрения «Битрикс24» мы помогли заказчику усовершенствовать перечень и схемы процессов в соответствии с бизнес-реалиями, модернизировали готовые модули платформы и написали недостающие компоненты под потребности клиента.