Сколько сотрудников у вас в компании? Если в компании не больше 20-ти человек, наверняка вы знаете поимённо каждого, и даже успеваете коллективно отметить именины. В крупных компаниях вы зачастую мнётесь, когда звоните в отдел кадров, так как не знаете имя собеседника. В больших компаниях усложняется и алгоритм найма, а взаимодействие коллег превращается в круговорот бюрократической волокиты.
HR изучает резюме кандидатов, затем проводит личное интервью; при удачном собеседовании в ход вступает проверка службы безопасности; далее резюме направляют на рассмотрение руководителю... Помимо прочих формальностей, порой необходим сбор документов: мед. книжка, заключение психиатра, нарколога… Эти этапы включают в себя препятствия в виде человеческого фактора: бухгалтер потеряла данные, а Михалыч из службы безопасности вовремя не подал запрос и так далее…
Вроде бы мелкие задачи порождают цепочку работы сотрудников, а значит, целого предприятия, снижая его эффективность. А теперь представьте, что все процессы систематизированы: уведомления сами приходят участникам, задачи передаются ответственным, контролируются, а архив анкет всегда под рукой. Согласитесь, звучит очень удобно! Но насколько просто это реализовать, давайте разберёмся в этой статье.
Почему процесс найма так важен для бизнеса?
Команда – это самое важное, что есть у компании. Поэтому найм сотрудников является одним из ключевых процессов в любом бизнесе. Найм состоит из нескольких микропроцессов – это подбор кандидатов, их первичное собеседование, проверка анкет службой безопасности, вторичное собеседование с руководителем, оформление трудовых договоров с сотрудниками бухгалтерией.
Что же такое микропроцессы? Такие процессы есть в каждой компании. Они важны, многочисленны, по отдельности занимают немного времени. Например, к микропроцессам относятся отсмотр анкет, или заказ пропусков, или заполнения заявок и форм. Чем больше становится компания, тем больше повторяющихся бизнес-процессов, алгоритмы которых усложняются, появляется больше этапов. Очевидно, что контролировать этапы становится всё сложнее.
Но вернёмся к найму. Из чего состоит этот микропроцесс?, Допустим, что компания стремительно растёт. Коллектив становится больше, но вместе с тем растёт и текучка. Руководители отделов сами уже не справляются с набором. Остро встаёт вопрос о сохранении корпоративной тайны, поэтому не хотелось бы нанимать непроверенных сотрудников. В итоге процесс найма становится сложнее – к нему уже подключаются HR-специалисты и служба безопасности.
Бывает, что ещё необходимо привлечь и сторонние компании, это могут быть: психиатры, наркологи, полиграфисты. В таких случаях необходим чёткий алгоритм действий и минимум ошибок Давайте разберём, как может выглядеть прямо по шагам процесс найма сотрудников.
Бизнес-кейс: от собеседования до выхода на работу
Представим, что наш HR Саша публикует вакансии, отбирает кандидатов, проводит собеседования и выбирает, конечно, только лучших. Затем ей нужно заполнить анкеты и отправить на проверку в службу безопасности. Если всё в порядке, то анкета утверждается. Если нет, то возвращается с пометкой и заносится в отдельный список.
Дальше Саше нужно согласовать время и устроить встречу с руководителем, а для некоторых позиций ещё получить результаты по тестовым заданиям. Если кандидат понравился, то руководитель должен уведомить об этом рекрутера. Саша собирает документы для оформления и направляет заявку в бухгалтерию, которая подготавливает для кандидата трудовой договор, соглашение о неразглашении и прочие бумаги. После оформления кандидата в штат кто-то должен уведомить руководителя, что его новый сотрудник готов приступить к работе.
Так много вроде бы простых, но важных задач, которые нужно выполнить как можно скорее! Однако, в любой момент, что-то может пойти не так: кто-то забыл вовремя позвонить, или передать анкету, или отправить письмо. Но что ещё более важно, если что-то пойдет не так, никто и не вспомнит: кто нанимал и согласовывал условия, сколько раз кандидат подавал заявки, кто нанимал, кто проверил анкету в СБ?
Хорошая новость в том, что систематизировать этот процесс проще, чем кажется. Его можно просто один раз настроить и дальше он будет работать сам как часы.
Как автоматизировать найм с помощью ботов?
В мире цифровизации существует масса инструментов, которые облегчают нам жизнь. Если сейчас взглянуть на фантастические фильмы 80-х, описывающих предполагаемое будущее лет на тридцать вперёд, они перестают казаться вымыслом. Сегодня всё работает на то, чтобы переложить рутинные вопросы на умные плечи искусственного разума: робот-пылесосы, климат-контроль, заказ продуктов... Даже поиск работы стал возможен без жёлтых страниц, достаточно зайти в Интернет.
Боты - один из любимых инструментов современных бизнесменов для работы с клиентами. Они могут быть в виде собеседников в чатах, которые сопровождают покупки, выдают карты лояльности или проводят опросы. Но всё чаще ботов используют для автоматизации внутренних операций.
Нам достаточно создать несложный алгоритм любого бизнес-процесса и тут же начать его использовать. Пользоваться ботами просто – взаимодействие с ними выглядит как переписка в WhatsApp. С этим справятся даже дети и пенсионеры.
Если вернуться к нашему кейсу, то практически все задачи: заполнить, отправить, напомнить, сохранить историю - вы можете передать боту. Никакой бумажной и электронной волокиты с документами, никто ничего не забудет, в архиве всегда можно будет найти анкету сотрудника и увидеть, какие этапы отбора и проверки он проходил. Если задуматься, робот-боты помогают сэкономить на бумаге и прочей канцелярии, соответственно, и вырубке лесов, а значит, улучшить экологию. “Приняв на работу” такого сотрудника, вы делаете свой вклад в спасение планеты.
Forbes пророчит ботам большое будущее. Ведь раньше они могли давать ответы на простейшие задачи и решать минимум вопросов, а сейчас мы видим, с какой прогрессией они внедряются во многие сферы жизни. “Интеллект” роботов постоянно увеличивается. В ближайшем будущем мы ожидаем, что робот-боты начнут сканировать психологические портреты личностей на основе их голоса и ответов на заданные вопросы.
По данным Business Insider, рынок чат-ботов ждет ускорение среднегодового темпа роста на треть, из-за чего объем рынка вырастет с 2,6 млрд долларов в 2019 году до 9,4 млрд долларов к 2024 году.
Как HR-специалисту выбрать бота?
При выборе бота HR-менеджеру нужно перекрыть базовые потребности:
- все сотрудники должны быть под рукой, чтобы оперативно можно было связаться с любой службой;
- приложение должно хорошо работать на смартфоне;
- без помощи технического специалиста можно быстро создать или отредактировать любой бизнес-процесс.
Например, корпоративный мессенджер amo включает в себя весь необходимый функционал. Давайте посмотрим, какой сценарий мы можем собрать с помощью ботов amo.
Для начала создадим форму заполнения полей - в ней HR будет заполнять информацию о кандидате, такую как: ФИО кандидата, планируемая должность, тип занятости, ссылка на резюме, дата собеседования и так далее. Также можно создать поле для внесения в него комментариев, дополнительной информации о кандидате.
После заполнения формы HR-ом настроим сообщение для службы безопасности с запросом проверить анкету кандидата. Если кандидат прошёл проверку, сотрудник СБ нажимает на кнопку “Одобрить”.
Для сценария, когда анкета кандидата прошла проверку СБ, настроим сообщение, уведомляющее HR-а, что проверка прошла успешно. В этом сообщении рекрутер нажимает на кнопку “Окей” и передаёт кандидата на вторичное собеседование руководителю отдела, где предположительно будет работать сотрудник.
Настроим бота так, чтобы он сообщением уведомил руководителя отдела, что необходимо связаться с кандидатом по указанным в заявке контактам и назначить вторичное собеседование. В случае успешного прохождения собеседования руководитель нажимает кнопку “Собеседование прошёл”.
Далее настраиваем бота так, чтобы в случае положительного результата собеседования HR получил сообщение с информацией о том, что кандидат успешно прошел вторичное собеседование и можно запросить у него необходимые документы для передачи в бухгалтерию на оформление. После того, как HR получил документы и направил их в бухгалтерию, он нажимает в полученном сообщении кнопку “Готово”.
Затем прописываем, что бот отправляет бухгалтеру, ответственному за оформление сотрудников, сообщение о том, что нужно оформить кандидата на должность N. После того, как бухгалтер выполнит работу, он нажимает в заявке бота кнопку “Готово”.
В конце процесса бот пишет руководителю отдела сообщение о том, что его сотрудник оформлен и может приступать к работе. На этом заявка завершается и автоматически отправляется в архив, где затем при необходимости можно будет найти информацию по всем кандидатам, когда-либо проходившим собеседования в компании.
Казалось бы, сценарий готов. Но не будем забывать, что анкета кандидата может быть отклонена, например, по причине непрохождения проверки СБ или вторичного собеседования. Однако, нам в любом случае может пригодиться в архиве информация о данном кандидате и история прохождения его анкеты по этапам отбора.
Для случаев, когда кандидата отклонила служба безопасности или когда кандидат не прошёл вторичное собеседование, можно настроить сценарий по одному принципу: добавить на соответствующих шагах кнопки “Отказ” или “Отклонить” для создания дополнительных веток развития событий. Затем в этих ветках создать формы с полями для комментариев, куда сотрудник службы безопасности или руководитель отдела сможет подробно расписать причину отказа, а затем бот сообщением уведомит HR-а о том, что анкета кандидата была отклонена. После данного шага автоматически отправляем заявку в архив.
От хаоса до порядка - один “клик”
Вы помните, какой прорыв в свое время совершила телефонная связь? Масса вопросов по коммуникациям и связи сразу была снята. Отпала нужда посылать или ждать письма или телеграммы, чтобы получить ответ или сообщить о важном событии. Потом последовали радио- и сотовая связи… Каждому из нас невозможно представить жизнь без этих спутников.
Мы живем в динамичном времени, в эпоху цифровизации и автоматизации. Всё это создано для улучшения качества жизни, работы, а также с целью экономии драгоценного времени. Развитие компании немыслимо без внедрения новых программ, на которые можно переложить часть рутинных задач. Если задуматься, то старые схемы длительного процесса найма сотрудника напоминает «дотелефонную эру». Сейчас отправляя запрос в службу безопасности, вы ждёте «почтового голубя».
Но есть новый путь - это путь автоматизации, когда в мгновение ока вы получаете отчёт о том, что в бухгалтерии приступили к оформлению документов и не нужно больше постоянно напоминать Розе Степановне, чтобы она не затягивала с документами, а ваш босс не сможет отложить назначенное интервью на неопределённый срок. Все этапы отображены у вас в смартфоне. Теперь достаточно кликнуть на одну кнопку, чтобы запустить процесс, и вместо потраченных нервов насладиться чашечкой ароматного кофе.
Наркомания уж извините. Если раньше боты - были в новинку и ими пользовались активно, сейчас такие "помощники" в наеме персонала на уровне спама. Когда человек ищет работу, он не готов ждать днями, когда Саша соблаговолит обратить на него внимание.
И про выбор "лучших"? Лучших по мнению кого? Саши? Хочется спросить, какого хера вообще Саша решает, кто лучше для компании? Он вообще наемный сотрудник.
Какого хрена сначала проводится собеседование и не предъявляются для начала требования по мед.книжке, псих.состоянию.
Почему в принципе проверка наиболее важных характеристик проводится лишь после нашего Саши?) Вывод: Саша просто долбоеб и фантазер и который спамит и упрямо игнорирует реальность.
Почему вы подумали, что в описанном процессе кандидат будет "ждать днями"? Автоматизация процессов компании как раз-таки служит для упрощения процессов, их ускорения и минимизации влияния на них человеческого фактора типа "забыл", "перепутал" и так далее.
Касательно "какого хера вообще Саша решает, кто лучше для компании? Он вообще наемный сотрудник" - в компаниях, где штат состоит из 50-ти и более человек, владелец компании уже вряд ли может лично собеседовать и отбирать каждого сотрудника. Для этого как раз и нанимаются рекрутеры, квалифицированные специалисты по подбору персонала. А после HR-а кандидатов обычно собеседуют также руководители отделов, которые глубже понимают специфику работы на должности, на которую ищут сотрудника.
По поводу же "Почему в принципе проверка наиболее важных характеристик проводится лишь после нашего Саши?" - проведение проверки службой безопасности после первичного собеседования - это обычная практика в российских компаниях. Прежде чем обрабатывать сведения о кандидате, необходимо взять у соискателя письменное согласие на обработку персональных данных. В противном случае на организацию вправе наложить штраф в соответствии с ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. Именно поэтому такая проверка возможна только после собеседования. Во-первых, кандидат может оказаться совсем неподходящим нам или это мы ему не подойдём как работодатель - неразумно тратить время сотрудников СБ на проверку каждого соискателя, откликнувшегося на вакансию. Во-вторых, вряд ли кандидат даст согласие на обработку своих персональных данных и вообще их предоставит, пока для начала не придёт на собеседование, не задаст интересующие его вопросы и не поймёт, что данная вакансия ему действительно интересна.
1. Для начала автоматизация должна быть на пользу компании. Боты уже давно воспринимаются людьми как спам, если это не бот действительно известной компании.
2. Учитывая характер hr-персонала, который слишком часто неадекватен, вряд ли он воспримет автоматизацию как оптимизацию своей работы.
3. Hr очень часто не понимают сферы деятельности компании и кто там нужен. Сегодня только узнал, как Hr не допустил до собеседования со мной кандидата в отдел лишь потому что у него непрофильное образование, несмотря на отличные рекомендации и опыт работы. Хотя четко прописал, что в отдел нужен человек с опытом работы и хотя бы одной рекомендацией.
4. Собеседование - очень длительный процесс, если должность серьезная. Надо оптимизировать процесс так, чтобы сотрудник смог довериться компании. Уж анкету можно попросить заполнить и в электронном виде заранее а не проводить кучу ненужных работодателю тестов, и получить его согласие. Не валите на закон, если не можете оптимизировать процесс наема сотрудника.
В моем отделе в компании отказались от Hr, потому что он растягивает процесс на долгое время. Один нанятый человек за 2 месяца, как вам? Притом, что нужно было 10 человек. А в результате, оказывается что он все это время занимался рассылкой спама и просмотром анкет на наличие женат/не женат а отказывался тем, что сами позвонят соискатели. И это не единственный случай, за 12 лет моего опыта.
6.. Не забывайте, что человек ищет работу, и ваша компания не единственная в его списке. Отсрачивая живое общение, вы можете потерять потенциально полезного сотрудника.
1) Боты, о которых идёт речь в статье, вряд ли могут быть восприняты, как спам, так как это не боты для общения с клиентами - это алгоритмы для внутренних процессов компании. Не думаю, что сотрудники компании могут воспринимать собственное корпоративное ПО как спам :)
2, 3) Касательно второго и третьего пункта могу сказать, что, к сожалению, некомпетентные сотрудники встречаются в любой сфере. А вот подкованный и профессиональный рекрутер очень помогает компании в процессе набора персонала.
4) Именно рассказ о возможных решениях для оптимизация процесса - главная цель этой статьи. Однако, отчасти не соглашусь с Вами - "живое" общение с кандидатом не менее важно, чем анкетные данные, поэтому я всё же за вариант одновременного собеседования и анкетирования.
5) К сожалению, видимо, на должность HR в вашей компании был нанят некомпетентный сотрудник, если он неразумно растягивал процесс найма либо фильтровал кандидатов по неоговоренным с начальством факторам. Однако, это не доказывает того, что на рынке нет действительно достойных рекрутеров или того, что работа HR бесполезна.
6) Здесь могут быть разные мнения и разные кейсы, но я с Вами согласна - именно поэтому в предложенном мной варианте процесса найма первое собеседование с кандидатом не откладывается.
Комментарий недоступен
Я больше имела в виду обработку персональных данных, которые не указаны кандидатом в резюме. Например, служба безопасности проверяет данные о судимости человека, его психических заболеваниях, предыдущих местах работы, кредитной истории и так далее.
Комментарий недоступен
"Так пусть проверяет, что ей мешает? Но после собеседования, и только в случае оффера" - в статье как раз и описывается кейс, когда проверка происходит после собеседования :) И в этом случае, опять же, требуется согласие кандидата на обработку его данных.
Касательно же проверки после оффера - не считаю это логичным, ибо, если после оффера кандидат вдруг не пройдёт проверку СБ, отзывать оффер будет непрезентабельно со стороны компании-работодателя. Поэтому проверку, если таковая требуется, необходимо проводить как раз до приглашения кандидата на работу.
"Почему я могу доверять какой-то службе безопасности, которая вообще никак не обеспокоена моей безопасностью? ... Более того я не согласен на обработку этих данных" - выше с Вами как раз обсуждали, что кандидат сам решает, давать ему или не давать согласие на обработку его данных.
Комментарий недоступен
Не очень понимаю, почему внутренние црм и емейлы вы называете хаусом, все давно используют автоматизацию и без ботов в крупных компания, а банки только этим и занимаются, если пример был про банк. Там настолько обычно большой зоопарк которые все что только могут автоматизируют. Не понимаю почему тут чатботы как какое то ноухау выставляется. Чисто ради маректингого приема?
Дело в том, что сейчас на рынке нет простого ПО для систематизации подобных рутинных заявок. Внедрять специальный отдельный софт для таких “мелких” согласований - это тяжело, ведь надо учиться работать в нём, привыкать к отдельному новому интерфейсу, зачастую настраивать его с помощью разработчиков. Да и, наверное, странно - если к вам приходят посетители раз в месяц, зачем для этого ставить специальную программу, обучаться работе в ней. Пожалуй, это того не стоит.
В amo | корпоративный мессенджер же есть встроенный конструктор ботов. Мессенджер - это ПО, знакомое всем, используемое ежедневно, и с его освоением справится и ребёнок, и пенсионер. И, что важно, для сборки алгоритма в amo не нужно обладать навыками программирования, достаточно собрать бот как конструктор лего и сразу включить в работу.
Зря вы так. Боты в найме весьма полезны ибо являются маркером хреновой компании, относящейся к людям как к сами знаете чему.
Неадекватный хр зачастую наследуется от общей неадекватности руководства, тоже маркер.
У вас в отделе хр растягивает процесс надолго, потому что денег ему на зп пожалели и наняли непойми кого, судя по описанию его деятельности.